Les archives physiques sont les documents tangibles produits ou reçus par une entreprise. Nécessaires au bon fonctionnement de son activité, les documents d’archives d’une entreprise doivent obligatoirement faire l’objet d’une conservation. Qu’ils soient utilisés couramment ou ponctuellement, les documents d’archives doivent donc être conservés pour pouvoir être consultés à tout moment. Leur archivage physique nécessite donc un espace de stockage mais aussi demande des ressources en personnel et en matériel pour être gérer efficacement. Zoom sur les différents enjeux du stockage et de sa gestion par le Records Management.
Qu’est-ce que le stockage physique des archives ?
Dès lors que les entreprises se trouvent dans l’obligation d’archiver leurs documents d’entreprise selon la réglementation en matière de durée légale de conservation, se pose le problème du stockage des archives physiques. La plupart d’entre elles, ne disposant pas de local pour entreposer et stocker leurs archives, ont recours à une société d’archivage pouvant leur proposer une solution logistique globale, comprenant généralement :
- Un inventaire avec un tri et classement des documents à archiver
- Un reconditionnement des archives si nécessaire
- Un stockage des archives dans des entrepôts sécurisés et à l’abri de tout risque de dégradation, perte ou divulgation de données sensibles et confidentielles
- Une gestion des archives selon la politique d’archivage clairement définie et mise en œuvre en toute rigueur
- Une destruction à la demande, voir même pour certain semi automatisé des documents inutiles ou ayant des dates de conservation expirées
- Une accessibilité et mise à disposition des documents constituant le fonds des archives ainsi géré par la société de tiers-archivage
On comprend aisément que l’archivage des documents ne se réduit pas au stockage des archives ni à la sauvegarde des données sensibles de l’entreprise. Bien au contraire son champ d’application s’étend au-delà de la logistique et renvoie davantage la mise en application d’une méthodologie de classement et d’archivage à définir selon chaque processus métier de l’archivage susceptible de répondre aux besoins de chaque client. L’idéal étant de proposer un stockage des archives (quels que soient leurs types et supports) dans les meilleures conditions possibles de conservation grâce en partie à :
- L’inventaire des documents débouchant sur un classement plus adapté aux exigences du client
- Le conditionnement des archives dans des conteneurs permettant un stockage optimal (température, hygrométrie, intensité lumineuse…)
- L’archivage, dans le but d’exploiter et de rendre accessibles les documents dans le temps
Quelle gestion pour quels enjeux ?
Que les documents d’entreprises soient des archives courantes, intermédiaires ou définitives, au regard de la législation en matière de conservation des archives d’entreprise comme des impératifs spécifiques d’une entreprise à remplir dans le cadre de son activité et son développement économique (rentabilité, notoriété…), l’archivage constitue de véritables enjeux à saisir.
Toute démarche globale de gestion des archives rend compte in fine d’une multiplicité d’enjeux à relever pour les entreprises qui souhaitent se démarquer et évoluer dans un environnement concurrentiel. Sachant qu’une stratégie efficace d’archivage des documents d’entreprise dépend de deux variables essentielles : le temps et l’accessibilité. Quant au choix des outils nécessaires et indispensables à cette efficacité recherchée, ils vont dépendre d’une part du temps pour chaque entreprise de se mettre en conformité vis-à-vis de la réglementation pour être très vite en mesure de maîtriser une gouvernance des données des plus optimales, et d’autre part, de pouvoir tirer profit d’une gestion des archives des plus efficaces.
Grâce à la mise en place d’une gestion des archives (records Management) dûment réfléchie et adaptée aux besoins réels en archivage, il devient possible de répondre avec fiabilité et crédibilité à la question : quelle gestion pour quels enjeux ? Que ces derniers soient juridiques, financiers, technologiques ou historiques, ils répondent tous à une même exigence : gérer les archives de la meilleure façon qui soit. En effet, un archivage réussi doit en quelque sorte permettre :
- Une justification des droits et obligations (être en mesure de produire des preuves en cas de contestation ou de défenses de ses droits et intérêts)
- Une meilleure gestion de l’information stockée et archivée afin de les préserver, de les rendre accessibles et ainsi de disposer des données utiles à l’activité de l’entreprise
- Une parfaite préservation et conservation du patrimoine de l’entreprise