Dans notre monde numérique, l’archivage papier semble parfois obsolète. Pourtant, il reste une solution indispensable pour de nombreuses entreprises et particuliers. Certaines idées reçues persistent et peuvent mener à des erreurs de gestion des archives physiques. Voici dix mythes sur l’archivage papier et la vérité qui les dément.
Pourquoi externaliser les archives
Obtenir un devis d’archivage électronique pour ses documents
L’archivage physique est une solution essentielle pour assurer la sécurité des archives et la conformité RGPD archivage. Entre les obligations légales, la gestion des documents sensibles et la protection contre les risques, il est important de choisir un prestataire fiable et de comprendre les critères qui influencent le coût archivage papier entreprise. Mais comment obtenir un devis d’archivage ? Quels sont les éléments à prendre en compte pour un devis transparent et adapté ?
Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.
À quels risques les archives peuvent-elles être exposées lors d’un déménagement ?
Selon la nature et le type d’archives physiques, un certain nombre de risques sont à prendre en compte surtout s’ils menacent la bonne conservation des documents.
Déménagement de l’entreprise : profitez-en pour faire le ménage dans vos archives !
Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.
Stockage d’archives physiques : vous cherchez un local pour stocker vos archives ?
Vos bureaux sont encombrés par vos documents d’entreprise, vous avez donc « dédié » un espace pour les entreposer, voir « bricolé » un local d’archives en interne. Mais vous commencez à comprendre que ce ne sera pas suffisant et qu’il est en rien adapté à vos besoins réels. Il existe d’autres solutions pour cela. Mais en fin de compte, et si la bonne question à se poser n’était pas : comment gérer l’ensemble de mes archives plutôt que de les stocker passivement ? Voici quelques conseils pour bien choisir une solution de stockage… et plus, si affinités.
Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.
Externalisation des archives, tendance ou évolution irréversible ?
Les entreprises font de plus en plus appel à tiers-archiveur pour gérer l’ensemble ou une partie de leurs archives. L’externalisation leur permet de gagner de la place, du temps et de l’argent.
Pourquoi certaines entreprises ont-elles intérêt à externaliser leurs archives ?
L’externalisation des archives est aujourd’hui une tendance qui se développe nettement au sein des entreprises tant privées que publiques.
Faire des économies en confiant vos archives !
Confier la gestion de ses archives à un prestataire extérieur est-il réellement intéressant du point de vue financier ? Voici quelques éléments de réponse.