Pourquoi faut-il détruire vos archives ?

L’archivage est une obligation légale : les entreprises sont tenues de conserver leurs archives (factures, commandes, documents juridiques et sociales, fiches de paie…) selon leur durée légale de conservation. Au-delà de leur durée de vie ainsi légalement définie, les documents d’entreprises peuvent être détruits. Aussi par souci de confidentialité et pour se prémunir de tout vol de documents sensibles ou contenant des données personnelles à ne pas dévoiler, les documents qui ne feront pas l’objet d’une conservation définitive peuvent être détruits.

Quand vos archives sont-elles détruites ?

En conformité avec les délais de conservation prévus dans le plan d’archivage, Arcalys procède à la destruction de vos archives confidentielles. Elles sont détruites suivant leurs délais de conservation. Arcalys offre la garantie sécurité et la discrétion à ses clients, c’est pourquoi de nombreuses entreprises lui font confiance.

 Comment se déroule la destruction de vos archives ?

La destruction des archives est une procédure visant à éliminer tout document dont la date de conservation est dépassée et dont la nature n’a aucune valeur patrimoniale impliquant une conservation définitive.

Le sort final des archives est déterminé par la politique d’archivage qui se charge d’évaluer les archives à détruire car obsolètes ou périmées. Toute destruction nécessite un suivi assuré par l’établissement d’un bordereau d’élimination contractant une entreprise de destruction. Cette dernière délivrera un certificat de destruction à conserver de manière définitive.

Qu’est-ce qu’un certificat de destruction des archives ?

L’élimination des archives confidentielles donne lieu à un certificat de destruction. Ce document de tracer l’activité et de justifier que la destruction à bien été effectuée. Remis systématiquement à l’entreprise après chaque opération de destruction, ce document certifié prouve que les documents ont bien été détruits par une société compétente en la matière. De nombreuses informations figurent sur ce certificat, telles que la date de destruction, le type de documents traités, le volume d’archives à détruire, le nom de l’entreprise qualifiée à le faire etc.

Vos archives sont-elles recyclées ?

Arcalys offre une prestation écologique. Toutes les archives détruites sont en effet recyclées afin de contribuer à la rationalisation des documents papier dans un écosystème durable. Les sociétés, en confiant leurs archives à Arcalys, participent ainsi au développement durable. Arcalys répond donc à deux problématiques : la destruction sécurisée de vos documents et le recyclage.

Pourquoi ne pas détruire mes archives en interne ?

Certaines entreprises sont tentées par la destruction de leurs archives en interne. Les plus prudentes font même l’acquisition d’une « déchiqueteuse », supposée fiable pour garantir la destruction définitive de leurs documents. Cette solution est limitée à de très petits volumes.

Sachez-le, il y a bien des raisons faire appel à un professionnel pour cette tâche délicate.

La destruction des archives en interne occasionne des coûts cachés

Détruire soi-même ses documents d’entreprise n’est pas la meilleure des solutions à adopter, surtout lorsque cette destruction entraîne des coûts cachés. Cette tâche occupe en effet inutilement vos salariés qui ont autre chose à faire que de détruire des documents selon un process plus ou moins sérieux.

L’élimination en interne des documents peut favoriser la fraude, souvent au sein même de vos collaborateurs !

Il faut savoir que 90 % des entreprises ont subi des pertes ou des vols durant les douze derniers mois. Plus de la moitié de ces fuites d’informations confidentielles de données sensibles sont commises en interne par les employés de l’entreprise. La destruction de ces documents peut ainsi éviter la fraude perpétrée au sein même de l’entreprise.

La violation de données peut valoir très cher

À noter également qu’une violation de données confidentielles peut coûter cher. L’étude de Ponemon Institute menée en 2015 a révélé l’augmentation de 23 % du coût moyen d’une fuite de données au cours de ces deux dernières années. Une augmentation atteignant les 3.79 millions de dollars.

Pour toutes ces raisons, il est capital et vital pour en entreprise de se prémunir de toute fraude et de faire appel à une société de tiers-archivage pour gérer en toute sécurité et confidentialité ses archives. Une société experte dans la gestion des archives s’assurera de ne détruire que les documents en fin de vie. Elle délivrera un certificat de destruction.

Pourquoi demander un devis pour la destruction de vos archives ?

Que ce soit pour une recherche, pour une consultation ou une destruction d’archives, il s’avère capital pour une entreprise de faire appel à une société experte en archivage. Surtout, si cette dernière propose une offre globale de gestion, comme le fait Arcalys. En confiant vos archives à une société spécialisée en gestion des archives, vous vous libérez de l’ensemble de vos contraintes d’archivage. Demandez un devis personnalisé pour l’archivage physique de vos documents.

DEVIS ARCHIVAGE