Quels sont les enjeux de l'archivage ?

Toute entreprise doit accorder de l’importance à l’archivage de ses documents. C’est une obligation légale de conserver les papiers qui circulent au jour le jour dans le cadre des activités de son entreprise. Il est surtout bon d’y penser afin de se démarquer et évoluer dans un environnement concurrentiel, les enjeux de l’archivage des documents étant nombreux.

DEVIS ARCHIVAGE

Les enjeux financiers

Une entreprise doit accorder de l’importance à l’archivage professionnel de ses documents car les enjeux financiers d’une telle démarche sont bien réels. Le temps mis par les collaborateurs à rechercher des archives stockées en interne peut être long, ce qui peut engendrer des coûts élevés. Alors qu’en faisant appel à un prestataire, on s’affranchit des tâches chronophages issues de l’archivage et de la recherche des documents.

Lorsqu’un professionnel est à la baguette, l’archivage induit un gain de temps considérable. A chaque fois que l’entreprise a besoin en urgence d’un document, elle pourra le trouver sans avoir à fournir de gros efforts. Les collaborateurs n’ayant plus besoin de s’impliquer dans l’archivage des documents se concentreront plus sur leur métier. La conséquence est évidemment un gain de productivité, et donc un retour financier conséquent. En outre, si l’archivage est confié à une société spécialisée, il n’est plus nécessaire d’aménager de l’espace dans ses locaux, ce qui favorise aussi une optimisation des coûts.

Les enjeux de sécurité

Le volet sécurité est hautement important quand on parle d’archivage. Si vous décidez d’archiver vos documents en interne, vous les exposerez à toute sorte de risque. Il y a d’abord le risque de vol. Puisque n’importe quel collaborateur peut accéder aux documents archivés, celui qui a une mauvaise intention a la possibilité d’en dérober à d’autres fins. En plus de cela, aucune organisation n’est à l’abri d’un incendie ou d’une inondation.

N’étant pas sûr de mettre en place un archivage interne sans compromettre la sécurité de vos archives, surtout celles qui contiennent des informations sensibles, il est plus sage de faire appel à une société spécialisée. Celle-ci prendra toutes les dispositions de sécurité nécessaire pour que les lieux de stockage de vos archives soient sécurisés. Vos fonds documentaires seront conservés sur des sites protégés contre les intrusions et les sinistres. Le personnel chargé du traitement des archives est forcément au parfum des bonnes pratiques en matière d’archivage. En outre, il accorde particulièrement une importance à la confidentialité

Les enjeux juridiques

L’archivage des documents ne doit pas être négligé en entreprise du fait de ses enjeux juridiques. Il est en effet bon de savoir que c’est la loi qui oblige les entreprises et les pouvoirs publics à conserver leurs archives pendant une durée minimale. Le délai de conservation à considérer varie en fonction de la nature des documents. Certains doivent même être gardés à vie. L’archivage des documents permet la protection des droits en cas de contentieux et garantit la justification de son activité en cas de contrôle. En outre, en faisant de l’archivage, l’entreprise se plie aux exigences légales en matière de conservation, de tri et de communication des documents.

Il est bon de noter que depuis 2009, le tiers archivage des archives publiques est encadré par des textes réglementaires et requiert un agrément. Cela est mis en avant dans le code du patrimoine ainsi que l’arrêté ministériel du 4 décembre 2009 qui précise les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée. Sachez aussi que le processus a été modernisé, simplifié et déconcentré. On s’en rend compte en parcourant le décret n° 2020-733 du 15 juin 2020 relatif à la déconcentration des décisions administratives individuelles dans le domaine de la culture. Ce décret est applicable depuis le 1er janvier 2021 pour les agréments qui autorisent le tiers archivage d’archives publiques.

Les enjeux historiques

On ne peut ignorer le poids et l’importance de l’histoire dans une démarche qui consiste à archiver les documents. Il est bon de savoir que la mémoire d’une entreprise a une grande valeur. Elle constitue même sa richesse. Quelle que soit la valeur d’une marque, elle ne doit pas reléguer au second plan son histoire. Car on considère qu’une marque sans histoire, sans passé valorisé et valorisable n’est rien d’autre qu’une pure coquille vide. Il est bon de garder les premières traces d’existence de la marque afin que le point de départ de son parcours soit bien perçu par tous.

Aussi, une entreprise soucieuse d’avoir une bonne croissance doit poser des actes en se fiant à un business plan. Et celui-ci doit être basé sur l’expérience déjà acquise et sur une mémoire conservée. Une entreprise est tenue de prendre soin de sa mémoire si elle ne veut pas disparaître. Cela commence par la mise en place d’un archivage performant.

D’un point de vue patrimonial, certaines archives ont une très grande valeur. Dans un plan d’archivage, ces archives sont conservées définitivement. Cela veut dire qu’elles ne seront jamais détruites. Certaines de ces archives peuvent être valorisées à des fins d’expositions dans des musées. Elles seront ainsi consultées par les historiens, les chercheurs ou encore les biographes.

Les enjeux technologiques

Les enjeux technologiques de l’archivage sont également à considérer. On sait que lorsque le processus est mis en place, il est nécessaire de prendre des dispositions pour ne pas compromettre la sécurité des archives. A cet effet, le recours à des solutions technologiques s’avère important pour cette sécurisation. Elles permettent notamment d’avoir une bonne visibilité sur le contenu des fonds documentaires. Aussi, les solutions technologiques sont utilisables pour assurer la pérennité des données, l’interopérabilité entre les différents systèmes ainsi que la réversibilité des formats. Il s’agit d’ailleurs des problématiques auxquelles la plupart des entreprises sont confrontées.

Les bonnes pratiques pour profiter des enjeux de l’archivage

Pour tirer le meilleur des différents enjeux de l’archivage, l’entreprise doit adopter les bonnes pratiques liées à cette démarche. Dans le cadre de la conservation des documents au format papier, il est nécessaire d’être bien organisé afin de ne pas perdre de temps à chaque fois qu’un dossier est recherché. Le préalable est donc de déterminer un système de classement puis d’archivage qui donne la possibilité d’ajouter de nouveaux documents en quelques minutes. Aussi, ce système doit permettre de se débarrasser des papiers dont les délais de conservation sont dépassés et de consulter ceux qu’on recherche à un moment précis. A cet effet, le respect des étapes suivantes est nécessaire :

Détermination des documents à conserver et les durées légales à considérer.
Rassemblement de l’ensemble des papiers et réalisation d’un tri par thème. Par exemple, les thèmes banque, assurance, impôts, santé, emploi, famille ou maison peuvent être créés
Classement des documents pour chaque thème, en partant du plus récent au plus ancien. Cela peut aussi se faire par type de papier, comme les relevés, les factures ou les attestations. En faisant ce travail, il est recommandé de mettre de côté les papiers pouvant être détruits.
Préparations des classeurs ou des pochettes qui indiquent le thème et les années concernées afin de faciliter le rangement.
Archivage et réalisation de tris périodiques réguliers afin d’éliminer les documents qui ne sont plus d’actualité.

Il apparaît clairement la nécessité de réaliser plusieurs actions pour archiver efficacement les documents. Une entreprise soucieuse de bien piloter son business n’a pas forcément le temps de considérer toutes les bonnes pratiques en matière d’archivage papier. Le recours à un prestataire est ainsi recommandé pour ne rien perdre de vue.

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