Toutes les entreprises sont un jour ou l’autre confrontées au problème de l’archivage et de la destruction de documents lorsque le volume stocké devient trop important.
L’archivage par secteur d’activité
Archives hospitalières, une externalisation délicate mais possible depuis 2009 !
Les archives hospitalières sont sensibles de nature et possèdent un certain nombre de spécificités qu’il faut connaître. Il est possible depuis 2009 d’externaliser certaines archives physiques, mais sous certaines conditions bien précises.
La gestion des archives d’architectes
L’activité des cabinets d’architecture génère un grand nombre d’archives qu’il est essentiel de conserver durablement dans les meilleures conditions. Les documents peuvent revêtir un caractère privé comme public. Dans certains cas, ils doivent être consultables des années ou des décennies après archivage.
Gestion des archives d’entreprise
Monsieur R directeur du service financier d’une grande entreprise. L’entreprise spécialisée ne fait que croitre depuis 5 ans ce qui engendre un achat important de matériel et surtout l’embauche de 20 ouvriers supplémentaires. L’entreprise a du donc libérer des espaces qui servaient d’entrepôts pour les archives et à donc rapatriées ces dernières dans un préfabriqué insalubre et non chauffé.
Gestion des archives hospitalières
Madame Z directrice des ressources humaines d’un grand hôpital.
Suite au constat de l’absence de structures dédiées aux archives, de pertes de documents et surtout faute de ressources humaines, l’état des archives de l’hôpital laisse beaucoup à désirer.
Documents comptables et fiscaux à conserver
La plupart des entreprises ont aujourd’hui une assez bonne connaissance de l’archivage physique et des durées légales de conservation.
Comment les entreprises gèrent-elles leurs archives ?
Près de la moitié des sociétés françaises conservent l’intégralité de leurs archives, appliquant ainsi le « principe de précaution » sans se préoccuper des délais de conservation des documents d’entreprises (Documents civils des commerciaux, Documents juridiques des sociétés commerciales..).