L’efficacité d’une gestion des archives physiques d’une entreprise dépend de la mise en place d’outils et de méthodes spécifiques.
L’archivage par secteur d’activité
Quels sont les papiers à conserver, par ordre alphabétique ?
Il est nécessaire de conserver vos papiers personnels car vous pouvez en avoir besoin à tout moment. Voici par ordre alphabétique les documents concernés par cette conservation et les délais d’archivage.
Avocat ou notaires : comment archivez-vous nos documents ?
L’archivage est une obligation professionnelle qui s’impose aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises, mais revêt un caractère impérieux pour les avocats et notaires. Dans leur fonctionnement, ils prennent des dispositions pour archiver les documents de leurs clients afin d’y avoir accès en cas de besoin. Une base de données est mise en place à cet effet. Les avocats ou notaires sont censés établir une liste claire de tous les dossiers bouclés qu’ils ont eus à traiter pour ensuite les stocker là où il faut afin de les retrouver en bon état lorsque cela s’impose. Découvrez comment ces hommes du droit s’y prennent pour réussir l’archivage de nos documents.
Archivage en entreprise, pourquoi faut-il mettre en place une politique d’archivage ?
Une bonne gestion des archives est nécessaire et vitale pour la survie économique des entreprises. C’est pourquoi, celles-ci doivent mettre en place une politique de gestion des archives adaptée à leurs besoins, sachant qu’il existe autant de techniques d’archivage qu’il y a de modes d’organisation propre à chaque entreprise. Hormis les obligations légales à respecter, les entreprises ont tout intérêt de privilégier une procédure d’archivage permettant une restitution de documents optimale
Quelle est la durée de conservation de documents comptables ?
Vous envisagez de désencombrer vos locaux en faisant du tri dans vos archives comptables ?
N’oubliez pas que la durée de conservation de ce type de document est règlementée et que le fait de ne pas pouvoir présenter une pièce pendant cette période peut entraîner des sanctions. Explications.
Gestion des archives juridiques – Étude de cas
Maître M, avocat, reprend le cabinet de son père qui compte une dizaine de collaborateurs. Ses locaux sont situés dans un immeuble de 4 étages sans ascenseur en plein centre ville. Il souhaite s’associer avec 2 autres confrères pour former une SCP ce qui engendre l’embauche d’autres collaborateurs.
Gestion des archives comptables
Monsieur X est chef d’une entreprise privée d’expertise comptable en région parisienne et se trouve à la tête d’une centaine de collaborateurs. Aujourd’hui Mr. X est satisfait du développement de son entreprise mais s’aperçoit qu’il peut améliorer de manière significative l’organisation interne de ses services.
Commerçants et archivage administratif, mode d’emploi
Tout comme n’importe quel autre contribuable, le commerçant est tenu par les différentes administrations et par la réglementation en vigueur de conserver un certain nombre de documents comptables, fiscaux, juridiques, sociaux et commerciaux à disposition. Afin de pouvoir fournir les pièces demandées et de ne pas risquer de s’exposer à des sanctions, un seul mot d’ordre s’impose : archiver !
Durée conservation archives hospitalières
Les archives hospitalières comprennent logiquement des documents et dossiers médicaux des malades, des registres de naissances, de décès et d’enfants trouvés mais pas seulement. Sont également stockés un certain nombre de documents administratifs relatifs à la comptabilité, aux actes de fondation et à la gestion du patrimoine des établissements en général.
Durée de conservation des archives juridiques
Toutes les entreprises sont un jour ou l’autre confrontées au problème de l’archivage et de la destruction de documents lorsque le volume stocké devient trop important.