Il important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Bonnes pratiques de l’archivage
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il est important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.
Archivage en entreprise, pourquoi faut-il mettre en place une politique d’archivage ?
Une bonne gestion des archives est nécessaire et vitale pour la survie économique des entreprises. C’est pourquoi, celles-ci doivent mettre en place une politique de gestion des archives adaptée à leurs besoins, sachant qu’il existe autant de techniques d’archivage qu’il y a de modes d’organisation propre à chaque entreprise. Hormis les obligations légales à respecter, les entreprises ont tout intérêt de privilégier une procédure d’archivage permettant une restitution de documents optimale
Comment bien gérer les archives courantes et intermédiaires ?
L’archivage des documents est une nécessité vitale pour les entreprises. Il répond à des règles : une politique d’archivage structurée l’organise et le rend ainsi efficace. Le but de tout archivage étant de retrouver facilement et rapidement n’importe quel document archivé. La logique d’archivage s’articule autour de la durée de vie des archives ainsi que de leur nature.
Pourquoi l’utilisation d’un référentiel d’archivage est-il un préalable indispensable ?
Un référentiel d’archivage ou référentiel de conservation est en quelque sorte un guide des bonnes pratiques pour les entreprises souhaitant archiver leur document sans que cela devienne contre productif pour elles. Outil indispensable pour conserver et détruire sereinement tous les documents d’archives, le référentiel d’archivage assiste les entreprises non pas à faire le tri des documents à archiver, mais à les classer au bon endroit avec les bons attributs de gestion. Voyons donc ce qui caractérise et différencie le référentiel d’archivage d’un tableau de gestion d’archives.
Archivage des documents sensibles et/ou confidentiels, comment s’y prendre ?
Les documents d’archives d’une entreprise constituent sa mémoire et son patrimoine économique à préserver précieusement. Certaines données conservées revêtent même une importance vitale pour l’entreprise, car elles ont une valeur économique et stratégique. Ce sont des données sensibles qu’il serait fort dommageable de perdre ou laisser divulguer. Avec l’augmentation du volume d’archives à conserver, de plus en plus d’entreprises sont confrontées à des menaces de divulgation, d’usages non autorisés, de perte ou de dégradation accidentelle. Ces risques ne sont pas à prendre à la légère, surtout s’ils ont une incidence grave sur l’activité de l’entreprise et s’ils ne sont pas toujours couverts par les assurances. Voici donc quelques conseils pour mieux protéger les données sensibles et/ou confidentielles.
Archivage de documents : archiver n’est pas stocker !
Une entreprise, quelle qu’elle soit, doit être en mesure d’accéder rapidement à toute information indispensable à son activité. Elle doit aussi être en mesure de prouver son bon droit lors d’un éventuel conflit juridique. Plus qu’un besoin, c’est une obligation légale. Se pose alors la question : comment créer un système d’archivage performant ? Les meilleurs résultats ont lieu lorsque les responsables s’interrogent sur les besoins de leur entreprise en arrivant à faire la distinction entre stockage et archivage.
Cycle de vie d’une archive papier, de l’entreprise à sa destruction
Le concept de cycle de vie d’un document (ou Records life-cycle en anglais) analyse toutes les étapes de la création d’un document à sa destruction ou classement mémoriel. Le cycle de vie comprend 3 grandes étapes : la production du document, son utilisation et sa conservation / mise à disposition. Il n’existe pas de consensus sur le Record life-cycle, les étapes proposées étant quelque peu différentes selon le point de vue.
Questions à se poser pour choisir une entreprise d’archivage
Vous souhaitez externaliser vos archives ? Sachez que tous les prestataires ne se valent pas et qu’il est important de ne pas se précipiter lors de cette décision.
Arcalys vous propose de découvrir les principaux facteurs à prendre en compte à l’heure de faire votre choix, en prenant soin de ne pas se focaliser uniquement sur l’aspect financier …