Société d’archivage physique à Paris / ÎLE-DE-FRANCE

Qu’est-ce que l’archivage physique ?

Arcalys est une société d’archivage physique intervenant à Paris et dans la région Île de France, mais aussi dans le Grand Est et en région Bourgogne Franche-Comté. Elle assure la gestion et la conservation des archives d’entreprises et d’administrations de tout type de secteurs d’activité. Elle a pour mission de collecter, conserver et communiquer les documents archivés et d’en assurer la destruction en fin de vie selon la réglementation en vigueur.

Définition des archives à connaître

l’article L211-1 du Code du patrimoine définit les archives comme :
« L’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

En tant que tiers-archiveur, Arcalys accompagne les entreprises parisiennes dans la gestion de leurs archives physiques, de la création à la destruction des documents. Pour gérer chaque étape-clé de la vie d’un document (théorie des trois âges) Arcalys propose à ses clients une offre globale d’archivage. La mise en place d’une politique d’archivage adaptée à leur besoin permet une gestion documentaire en toute sécurité et sérénité.

L’archivage des documents et leur gestion procèdent d’un processus comprenant 4 étapes essentielles :

• L’audit et le conseil en archivage
• L’intervention d’archivage sur site
• Le stockage, la gestion et la conservation sécurisée des archives
• La consultation et la destruction des archives

Arcalys met en place des solutions adaptées à chaque type d’activité et selon les besoins en archivage spécifiques à chaque client.

La prise en charge des archives est globale elle comprend :

1. L’audit d’évaluation : les archivistes qualifiés et expérimentés procèdent à un audit permettant d’évaluer les besoins de chaque service d’archivage, d’établir un plan d’archivage spécifique et d’évaluer les coûts. La synthèse de ces éléments permettra aux experts de l’archivage d’établir un devis personnalisé
2. Les opérations menées sur le site d’archivage : les interventions d’Arcalys chez le client consistent à analyser, trier, classer, indexer, conditionner et transférer les archives ainsi constituées par les gestionnaires d’archives
3. L’externalisation des archives : cette solution repose sur le transfert et le stockage des archives vers un centre répondant aux normes de sécurité contre les risques de perte, de vol par intrusion ou de dégradation par incendie ou inondation
4. L’exploitation optimale des archives grâce une gestion d’archives physiques efficace : Arcalys propose une offre de gestion globale efficace pour retrouver et mettre facilement à disposition des clients les archives constituées, classées et conservées
5. La destruction des archives : Arcalys garantit un traitement des archives confiées réalisé de manière confidentielle et en toute sécurité. Un certificat de destruction ainsi qu’un inventaire des archives détruites sont produits par Arcalys

L’archivage, une question de place, souvent critique en Île-de-France

L’archivage permet aux entreprises (Paris et Île de France) de gagner de la place. C’est pourquoi, elles n’hésitent plus à confier la gestion de leurs archives à une société tierce, spécialisée dans l’archivage externalisé et sécurisé. Surtout, lorsque la gestion des documents d’entreprise devient trop contraignante et coûteuse. L’externalisation des archives est une alternative idéale pour libérer au sein des locaux de l’entreprise, un espace de bureaux supplémentaire et consacré essentiellement à la production.

Les enjeux de l’externalisation

Confier ses archives à un prestataire tel que la société d’archivage Arcalys offre aux clients un panel d’avantages qu’il serait dommage de négliger. L’archivage des documents d’entreprise est une obligation à remplir par les sociétés qui les produisent. Les confier à un tiers-archiveur leur permet de respecter les obligations légales de conservation et par conséquent conserver leur authenticité, leur intégrité et leur pérennité.

Grâce à l’externalisation de vos archives, l’utilisation des locaux peut ainsi être optimisée, avec l’agrandissement de l’espace de travail. Les locaux sont ainsi rentabilisés. La place libérée permet d’intégrer du personnel supplémentaire pour produire davantage. Les mètres carrés occupés inutilement sont récupérés et permettent de réduire les charges.

Une question à vous poser : combien vous couterait l’archivage en interne pour le même niveau de sécurité et de respect des obligations d’archivage ?

Le calcul des coûts de l’archivage en interne est un enjeu voire un défi pour les entreprises qui souhaitent gérer en interne la conservation de leurs archives physiques. Son estimation va dépendre de nombreux critères à prendre en compte et dont voici les principaux :

• Les charges de matériels et locaux (surface occupée des archives, le coût mensuel du m², coût du matériel et agencement, coût du matériel de destruction)
• Les charges de personnel (le nombre de recherches mensuelles, coût horaire des employés, nombre d’employés…)

Aussi, les risques liés à la conservation des archives sont aussi à prendre en compte. Ce sont les risques de perte ou de destruction liés à des incidents (incendie, inondation, humidité) mais aussi à dégradations liées à des déménagements ou à toute autre action malveillante. D’autres risques concernent la mauvaise gestion ou l’absence de gestion des archives. Ils représentent également un coût : le coût de non-archivage ou d’erreur d’archivage.

Pourquoi demander un devis d’archivage de vos documents à Paris ou en région Ile-de-France ?

Afin de vous libérer de vos contraintes d’archivage, confiez cette tâche à Arcalys. Demandez un devis pour une gestion rapide et efficace de vos archives physiques. Nos experts en archivage vous conseilleront et vous accompagneront dans votre stratégie d’archivage.

Devis archivage Paris Île-de-France

Arcalys, une société d’archivage à Paris, en région parisienne et en région Ile-de-France

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