Important outil du programme de gestion des documents, le calendrier de conservation permet de déterminer le cheminement et le traitement des documents. Il entre en jeu depuis la création des documents jusqu’à ce qu’ils deviennent des archives ou avant leur élimination ou destruction. Le calendrier de conservation est également un outil de gestion très efficace qui permet de fonctionner dans le respect de la loi sur les archives.
Objectif du calendrier de conservation
Le principal objectif du calendrier de conservation est de réduire la masse de documents à conserver. Mais cela doit être fait en préservant les dossiers qui ont une valeur légale, administrative ou historique. Lorsque le calendrier est mis en application, l’entreprise peut rendre stable et rationaliser la façon de conserver et de traiter sa masse documentaire. Elle aura aussi la possibilité de récupérer de l’espace et de l’équipement et de repérer rapidement ses documents. En outre, l’entreposage des dossiers semi-actifs se fera à moindre coût, tout en préservant les documents qui ont une valeur historique ainsi que de la valeur pour la recherche.
Un outil permettant de comprendre la théorie des 3 âges des archives
La mise en place du calendrier de conservation assure la bonne gestion des archives. Elle permet surtout de bien comprendre la théorie des 3 âges des archives et de fonctionner en fonction de celle-ci. Le premier âge des archives est le fait qu’elles soient d’abord des archives courantes, c’est-à-dire les documents qu’on utilise tous les jours dans le cadre de ses activités. Le deuxième âge intervient lorsque les documents deviennent des archives intermédiaires. Ce qu’il faut comprendre sur ce point est le fait de recourir à des archives à titre de preuve ou en cas de contrôle. Quant au troisième âge, il est effectif lorsque les documents deviennent des archives historiques, selon leur valeur patrimoniale. On les considère alors comme la mémoire de l’institution et on les conserve de manière pérenne aux AAP (Archives administratives et patrimoniales).
Le calendrier de conservation est très utile, car c’est un outil permettant de bien gérer ses dossiers. Il informe de la durée de conservation des documents institutionnels pendant leur cycle de vie, soit depuis leur création jusqu’à leur destruction.
Le calendrier de conservation pour gérer quel type de document ?
Les règles de conservation sont véhiculées par le calendrier de conservation. Par règle de conservation, entendez une norme décidant d’une période d’utilisation d’un document en se conformant à son cycle de vie. Elle rassemble le plus souvent le type de document ou de dossier, la période de son utilisation, ses supports ou infrastructures de conservation et son traitement final. Les calendriers de conservation élaborés de nos jours permettent de gérer les documents papier et les ressources de formats traditionnels, comme les photographies, les cassettes audio et les bandes vidéo. Il y en a qui prennent en compte les documents numériques. Pour ceux-ci, la conservation à long terme n’étant pas facile, les règles mises en place afin d’assurer leur bonne gestion recommandent de les détruire à l’état inactif. Quant aux documents papier, ils font l’objet d’une conservation permanente quand leur valeur le permet.
Un outil pour contrôler la masse documentaire
Grâce au calendrier de conservation, il est plus facile de contrôler la masse documentaire de votre entreprise. C’est la principale stratégie permettant de savoir clairement les différents types de documents circulant au sein de son organisation. Sa mise en place permet de réduire les coûts de stockage de ses documents et assure la protection de l’entreprise contre les risques et responsabilités découlant de la conservation de dossiers. Le calendrier de conservation est plus utile quand on sait que la masse documentaire ne cesse de grandir. Et les documents à traiter au fil du temps peuvent se retrouver sur tous les supports qui envahissent les espaces de travail, qu’ils soient physiques ou virtuels. La réalité est que les capacités de stockage des disques durs et de bien d’autres supports numériques ne permettent pas de tout conserver. Certaines données sont inutiles et peuvent être détruites. Avec le calendrier de conservation, il est plus aisé à connaître les types de documents à conserver et ceux à détruire. Ce tri est très important, car il permet de faire des économies d’espace. Aussi, cela simplifie la tâche en matière d’entretien des systèmes. Un autre avantage majeur de l’élimination des données sans importance est le fait que cela favorise un meilleur repérage des documents utiles.
Évolution du calendrier de conservation
En tant qu’outil de haute importance dans la gestion des documents, le calendrier de conservation est appelé à évoluer. À ce sujet, il est bon de faire en sorte qu’il s’adapte aux nouveaux environnements que les technologies de l’information ne cessent de créer. Pour cette adaptation, il est impératif qu’il y ait une meilleure intégration aux outils de gestion des archives courantes et intermédiaires, notamment les outils informatiques. Il est bon d’y penser pour mieux profiter de l’outil en automatisant par exemple certains mécanismes mis en exergue par les règles de conservation.