La notion de politique d’archivage reste floue pour beaucoup de responsables d’entreprises et autres organismes. Cette démarche est pourtant devenue indispensable suite à l’explosion du nombre de données (et à terme d’archives) ces dernières années. Les enjeux de la politique d’archivage sont multiples.
Respect des exigences légales
Une organisation est tenue de respecter les textes réglementaires en vigueur en termes de conservation des archives. L’objectif, plus qu’une contrainte, est de permettre aux entreprises de retrouver un document dont elle pourrait avoir besoin pendant toute la durée légale de conservation. Ce point est primordial car il permet à l’organisme de prouver sa bonne foi lors d’un litige en présentant une pièce justificative.
Le tsunami numérique auquel font face les entreprises rend impossible la totale maîtrise de l’information produite. La politique d’archivage permet toutefois de se concentrer sur les documents engageants et importants. Ces derniers protégeront les intérêts vitaux des organisations et permettront de faire face aux besoins documentaires présents et futurs.
Protection des savoirs, en particulier du patrimoine informationnel
L’information est bien souvent la source même de la valeur d’une entreprise (formule, recette, technologie, etc.). Certaines informations relatives à la gestion de la structure n’ont jamais vocation à être divulguées car particulièrement sensibles. On comprend alors pourquoi la peur des pillages et autres intrusions est présente. Une copie non désirée d’un document suffirait à mettre en péril la pérennité de l’entreprise.
C’est la raison pour laquelle la politique d’archivage doit intégrer des notions de protection du patrimoine informationnel et de gestion de la confidentialité. En pratique, les archives d’une entreprise sont accessibles à seulement une poignée de personnes possédant divers niveaux d’accréditation en fonction du degré d’importance de l’information à consulter.
Limitation des responsabilités de l’entreprise et du dirigeant
La multiplication des textes législatifs entraîne une augmentation des infractions pénales visant les dirigeants d’entreprise. Ce sont en effet les premiers responsables en cas de faute de l’entreprise. On observe deux grandes catégories d’infraction. La première est de nature volontaire, certains dirigeants souhaitant adopter une conduite illégale ou à risque en toute connaissance de cause. La seconde catégorie justifie à elle seule la présence d’une politique d’archivage : les responsables d’entreprise condamnés alors qu’ils n’avaient pas su qu’ils avaient franchi la frontière de la légalité.
Suivre une politique d’archivage permet d’appliquer des mesures de protection évitant d’éventuelles gardes à vue ou autres perquisitions pouvant être traumatisantes. L’entreprise produit simplement les documents pour se défendre (détruits à l’issue de la durée légale de conservation) et compartimente son activité afin d’éviter les remontées de responsabilité à la maison-mère.
Recensement de l’existant : quelles archives et quel mode de production ?
La mise en place d’une politique d’archivage implique de recenser le patrimoine informationnel existant. L’objectif est de connaître les archives et leur mode de production pour optimiser leur gestion et identifier les possibles améliorations à apporter. Ce recensement doit aussi permettre d’établir la stratégie de traitement la plus appropriée (tri, numérisation, etc.) en fonction du type d’archives (existantes ou intermédiaires).
Cette opération peut prendre différentes formes : audit des moyens existants, évaluation de la situation des archives par rapport aux normes légales, bilan des archives conservées, etc. Pour cette dernière action, le bilan prend bien souvent la forme d’un référentiel d’archivage.
Le traitement des archives existantes et intermédiaires fait également partie de la politique d’archivage. Cela comprend les conditions de conservation des documents, leur destruction dans le respect de la législation et la gestion de l’éventuel contrat d’externalisation. Un projet de création d’une version numérique de tout ou partie des archives peut également être envisagé.
Gestion du cycle de vie des données
Le records management considère que le cycle de vie d’un document démarre par sa création, s’en suit sa validation, son utilisation, la fin de son usage courant et son échéance légale. C’est cette dernière étape qui déterminera la destruction de l’archive. La politique d’archivage a pour objectif de gérer les documents durant leurs trois « âges ». Les archives courantes sont celles utilisées très régulièrement et conservées dans les locaux de l’entreprise ou de l’organisation. Les archives deviennent intermédiaires lorsque leur intérêt est plus ponctuel, elles sont alors déplacées dans un local où elles resteront à disposition en cas de besoin. Lorsque leur conservation n’est plus nécessaire ou à la fin de la durée légale de conservation, les archives sont dites définitives.
L’utilisation, le stockage et la consultation des archives durant leur cycle de vie est spécifié dans la politique d’archivage. Si cette composante est confiée à un prestataire extérieure, celui-ci s’y conformera par le contrat liant les deux parties.
Bien plus qu’un outil accessoire réservé aux grandes entreprises, la politique d’archivage définit la prise en charge des archives dans leur globalité et protège le savoir / savoir-faire de l’entreprise en limitant les responsabilités des dirigeants et en veillant au respect des exigences légales.