L’archivage est une nécessité et une obligation légale. Quelles que soient la forme et l’activité de votre entreprise, vous devez y accorder de l’importance. Vous êtes surtout tenu de prendre les dispositions qui s’imposent pour traiter vos archives dans le strict respect des règles en la matière. Mais le préalable est d’en connaître les différents types afin de mieux les gérer.
Les archives courantes
Les archives courantes sont des documents utilisés habituellement pour l’activité des établissements, services et organismes qui les ont reçus ou produits. Leur conservation incombe à ces établissements, services et organismes, et ce, sous le contrôle de la direction des Archives de France. Tous les dossiers ouverts ou clos récemment et gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires en cours sont des archives courantes. Comme ils sont fréquemment utilisés, ces dossiers sont conservés à proximité des utilisateurs. Ils ont une valeur administrative et permettent de garantir le pilotage parfait de l’activité. C’est pourquoi des dispositions doivent être prises pour y avoir accès dans l’instant où on en a besoin.
Poser certains actes s’impose pour assurer le traitement des archives courantes. Il est notamment important de trier le contenu des dossiers concernés pour ne conserver que les documents à valeur informationnelle.
Les archives intermédiaires
Après le stade des archives courantes, on arrive au deuxième stade, là où les archives sont désignées par le terme d’intermédiaires. Il s’agit de documents semi-actifs relatifs à des affaires traitées, mais que l’organisme qui les a produites doit conserver à des fins administratives ou juridiques. La fréquence d’utilisation des dossiers en question est moindre.
Pour la gestion des archives intermédiaires, il est bon de les conserver à proximité des bureaux pendant une durée indéterminée. Avec ces documents qui ont une valeur probante ou juridique, il est possible d’assurer la justification des droits et obligations des personnes morales et des citoyens.
Les archives définitives ou historiques
Passé le stade intermédiaire, les archives finissent par présenter un intérêt historique ou patrimonial. On estime dans ce cas qu’elles sont définitives et doivent être conservées sans limitation de durée.
Les archives historiques ont une valeur de témoignage. Les conserver précieusement est nécessaire pour assurer la sauvegarde de la mémoire de l’organisme. Cependant, ce ne sont pas tous les documents qui peuvent entrer dans l’âge définitif. Dans le cadre du traitement des archives historiques, il est possible d’en éliminer un grand nombre à l’issue de l’âge intermédiaire en ayant l’accord du service des archives.
Gestion des archives courantes et intermédiaires
Pour gérer les archives courantes et intermédiaires, il est impératif de respecter les normes établies à cet effet. Le Records Management a ainsi été pensé. C’est un processus d’organisation dont l’objectif est de rendre accessible l’ensemble des archives et permettre ainsi à une entreprise de disposer des documents dont elle a besoin. L’entreprise peut donc s’en servir pour conduire ses activités, répondre aux exigences légales et réglementaires ou encore se protéger en cas de contentieux. Le Records Management l’aide à déterminer les documents archivés qui sont essentiels pour atteindre l’ensemble de ses objectifs. Il favorise également la gestion efficace et durable de chaque document d’archives pendant toute la durée de leur cycle de vie. En outre, ce processus rend les archives accessibles et garantit une transmission et une communication efficaces des archives.
Dans le cadre de la gestion des archives courantes et intermédiaires, l’élaboration d’un plan de classement est nécessaire. Celui-ci se présente sous forme de liste ou de tableau et retrace de façon logique et structurée l’ensemble des documents archivés. En réalisant un plan de classement correct, on parvient à conserver les documents d’un même thème, à faciliter la recherche d’informations et à établir des critères d’identification pour chaque document archivé. Cette démarche vise à bien affecter à chaque document un dossier identifié, ce qui favorise la mise en place d’une GED (Gestion Electronique des Documents). Il est ainsi conseillé de mettre en place le plan de classement en considérant les missions et les activités de l’entreprise. L’archiviste est ainsi tenu de bien connaître l’environnement dans lequel il travaille et évolue. Il doit donc prendre en compte les principaux acteurs du plan et la hiérarchisation des missions et des activités.
Dans un dossier d’archives, on retrouve une multitude de documents qui ne sont pas isolés les uns des autres. On distingue notamment les documents administratifs, les documents techniques, les documents judiciaires, les documents biographiques et les documents figurés. Il est préférable de faire appel à un tiers archiveur qui saura faire le tri nécessaire pour identifier chaque type de documents que vous produisez, et ainsi conserver vos documents courants et intermédiaires. Son travail évite l’entassement des documents d’archives, une situation qui n’est pas facile à gérer. Aussi, cela évite la perte de dossiers importants et facilite les choses lorsqu’on a besoin d’en retrouver rapidement.
Traitement des archives historiques
Notez que les archives historiques sont spécifiques. Du coup, leur traitement est différent de celui des archives courantes et des archives intermédiaires. Ce qu’il est essentiel de savoir est que les archives définitives peuvent être conservées sans limitation de durée et en dehors du contexte de leur utilisation directe première. La différence avec les archives courantes et les intermédiaires apparaît ainsi. Après avoir trié et classé les archives historiques, il n’est plus possible de les éliminer. Ces documents peuvent servir à des besoins de recherches ou de preuves juridiques pour les juristes ou chercheurs, et ce, bien longtemps après leur création et leur classement.
À propos de classement, il est nécessaire de respecter plusieurs étapes quand on l’applique aux archives historiques. Il est bon de commencer par la collecte, c’est-à-dire de rassembler toute la documentation qui a une valeur historique et qu’on peut archiver en tant que telle. Après, un tri doit suivre afin de ne retenir que les documents qui ont véritablement du sens d’un point de vue historique. On procède ensuite à l’évaluation de ces documents, à leur description et finalement au classement à proprement dit. L’archiveur peut procéder de plusieurs manières pour classer vos archives historiques. Une disposition par ordre alphabétique est souvent privilégiée. Il est possible aussi qu’il juge plus pratique de procéder de façon chronologique ou thématique.
Voici un tableau récapitulatif des différents types d’archives :
| Type d’Archives | Description |
|---|---|
| Archives Administratives | Documents liés aux opérations quotidiennes de l’entreprise, tels que les factures, les courriers, etc. |
| Archives Légales | Documents nécessaires pour répondre aux obligations légales et réglementaires. |
| Archives Financières | Documents liés aux transactions financières, aux états financiers, aux budgets, etc. |
| Archives RH | Documents relatifs aux ressources humaines, tels que les dossiers d’employés, les contrats, etc. |
| Archives Clients | Documents concernant les relations avec les clients, comme les contrats, les correspondances, etc. |
| Archives Projets | Documents liés à la gestion et à l’exécution des projets de l’entreprise. |
| Archives Juridiques | Documents liés aux affaires juridiques de l’entreprise, tels que les contrats, les litiges, etc. |
| Archives Techniques | Documents relatifs aux aspects techniques, tels que les plans, les spécifications, les brevets, etc. |
| Archives Marketing | Documents liés aux activités marketing, tels que les campagnes publicitaires, les études de marché, etc. |
| Archives Informatiques | Documents électroniques, fichiers et données stockés électroniquement. |
| Archives Médicales | Documents liés aux dossiers médicaux, si applicable (dans le cas des établissements de santé). |
| Archives Historiques | Documents ayant une valeur historique pour l’entreprise ou la société. |
| Archives Environnementales | Documents liés à la gestion environnementale et aux certifications. |
| Archives de Formation | Documents liés aux programmes de formation et de développement des employés. |
| Archives de Sécurité | Documents liés aux plans de sécurité, aux incidents et aux mesures de prévention. |
| Archives Multimédias | Contenu multimédia archivé, tels que des vidéos, des enregistrements audio, etc. |
| Archives de Veille | Documents issus de la veille concurrentielle et de l’analyse de marché. |
Ce tableau offre un aperçu des divers types d’archives que les entreprises peuvent rencontrer, chacun étant spécifique à une fonction ou à un domaine particulier de l’entreprise.
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