L’archivage électronique est de plus en plus mis en pratique dans les administrations. Mais il doit répondre à diverses exigences afin que l’accès aux archives soit facilité et la sauvegarde des documents parfaits. Il existe différents types de systèmes d’archivage électronique.
Tableau récapitulatif des différents types d’archivage électronique
| Type d’Archivage Électronique | Description |
|---|---|
| Archivage sur Serveur Local | – Stockage des données sur des serveurs physiques localisés dans les locaux de l’entreprise. |
| – Gestion interne complète, mais nécessite des ressources matérielles et humaines. | |
| Archivage dans le Cloud | – Stockage des données sur des serveurs distants accessibles via Internet. |
| – Évite la nécessité d’infrastructures physiques, offre une scalabilité et une accessibilité accrues. | |
| Archivage de Documents | – Stockage de fichiers électroniques tels que des documents Word, PDF, Excel, etc. |
| – Organisation structurée avec des méta-données pour faciliter la recherche. | |
| Archivage de Courriels | – Conservation et gestion des emails et pièces jointes à des fins de conformité et d’accessibilité. |
| – Souvent intégré aux systèmes de gestion des courriels. | |
| Archivage d’Images | – Conservation d’images numérisées de documents physiques. |
| – Utile pour la préservation d’archives historiques. | |
| Archivage de Bases de Données | – Stockage sécurisé et organisé de grandes quantités de données structurées. |
| – Gestion des données structurées pour la récupération d’informations spécifiques. | |
| Archivage d’Applications | – Conservation d’applications logicielles spécifiques, y compris leur configuration et données associées. |
| – Permet de préserver l’intégrité des anciennes versions d’applications critiques. | |
| Archivage d’États Systèmes | – Sauvegarde des configurations et états des systèmes informatiques. |
| – Utile pour la reprise après sinistre et la préservation de l’historique des configurations. |
Il est important de noter que ces types d’archivage électronique peuvent être utilisés individuellement ou combinés en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Comment mettre en œuvre un archivage électronique efficace ?
La mise en place d’un système d’archivage électronique performant nécessite une approche structurée et une compréhension approfondie des outils et des normes en vigueur.
Définition des termes employés
La GED (Gestion Électronique de Documents) est un outil informatique conçu pour faciliter la gestion quotidienne des documents, incluant le téléchargement, le partage, la modification et la suppression. Son rôle principal est d’optimiser les flux de travail et l’accès à l’information.
Le SAE (Système d’Archivage Électronique), quant à lui, est un système plus complexe qui intègre les règles de record management définies par l’entreprise, telles que la durée de conservation, la typologie des documents et le niveau de confidentialité.
Vous pouvez en savoir plus sur l’archivage électronique en visionnant cette vidéo :
Enfin, le coffre-fort électronique est un espace sécurisé destiné à protéger les documents et à leur conférer une valeur probante, en assurant la traçabilité et l’authenticité des archives.
Le mode opératoire en exemple pratique
Prenons l’exemple d’une entreprise de construction qui gère de nombreux plans, contrats et factures électroniques.
- La GED permet de centraliser ces documents, de les classer par projet et de faciliter leur partage entre les différents intervenants.
- Le SAE garantit que les plans de construction sont conservés pendant la durée légale, avec des niveaux de confidentialité adaptés à chaque type de document.
- Le coffre-fort électronique assure la protection des contrats importants, en leur conférant une valeur probante en cas de litige.
La traçabilité et l’authenticité sont les fondements de la confiance numérique.
Normes, textes légaux, etc…
La mise en place d’un SAE doit se conformer à la norme NF Z42-013 (Iso 14641), qui définit les exigences relatives à la conception et à l’exploitation des systèmes d’archivage électronique. Le coffre-fort électronique, quant à lui, est régi par la norme NF Z 42-020, qui spécifie les exigences relatives aux composants de coffre-fort électronique (CCFN). Il est fortement recommandé de faire appel à des juristes et à des archivistes pour garantir la conformité légale et la pérennité du système d’archivage.
Comment choisir la solution d’archivage la plus adaptée à ses besoins ?
Le choix entre un SAE interne, une solution externalisée ou l’utilisation d’un coffre-fort électronique dépend des besoins spécifiques de chaque organisation.
Étude d’opportunité et environnement juridique
Avant de déployer un SAE, il est essentiel de réaliser une étude d’opportunité et d’environnement juridique. Cette étude permet de déterminer les types de documents électroniques à archiver, de définir le périmètre du système d’archivage et d’identifier les obligations légales et réglementaires applicables. Il est crucial de mener cette étude en interne et en externe, en impliquant les différents services de l’entreprise et en consultant des experts juridiques.
« La conformité réglementaire est un avantage concurrentiel. »
Étude de faisabilité et environnement financier et technique
La mise en place d’un SAE nécessite également une étude de faisabilité et une évaluation des aspects financiers et techniques. Il convient de déterminer les besoins en espace de stockage, en sécurité informatique et en ressources humaines. Le choix entre un archivage en ligne ou sur supports amovibles doit être mûrement réfléchi, en tenant compte des coûts, des risques et des contraintes opérationnelles. Il est également essentiel de mettre en place des procédures de suivi des incidents et de duplication des documents archivés, afin de garantir la continuité de service et la sécurité des données. La direction financière, la direction informatique, la direction juridique et les représentants des métiers concernés doivent être impliqués dans cette étape cruciale.
Recours au coffre-fort électronique
Le coffre-fort électronique, complémentaire au SAE, offre une sécurité renforcée pour les documents à valeur probante. Il garantit la traçabilité, l’authenticité et le contrôle des accès, ce qui est essentiel pour les documents sensibles tels que les contrats, les brevets et les données personnelles. Cependant, il est important de noter que le coffre-fort électronique ne remplace pas la GED pour la gestion courante des documents.
L’exemple d’une entreprise de gestion de données
L’entreprise DataSecure, spécialisée dans la gestion de données sensibles, était confrontée à des défis croissants en matière de sécurité et de conformité. Les audits réglementaires devenaient de plus en plus exigeants, et la gestion des documents électroniques était devenue un casse-tête. Après avoir réalisé une étude approfondie, DataSecure a décidé de mettre en place un SAE combiné à un coffre-fort électronique. Cette solution a permis de centraliser et de sécuriser l’ensemble des documents sensibles, de garantir leur intégrité et leur pérennité, et de faciliter les audits réglementaires. Les clients de DataSecure ont ainsi pu bénéficier d’un niveau de sécurité et de confiance renforcées.
« La sécurité des données est un investissement, pas une dépense. »
Ce qu’il faut retenir
L’archivage électronique est un enjeu majeur pour les entreprises, qui doivent garantir la pérennité, l’intégrité et la valeur probante de leurs documents électroniques. La GED, le SAE et le coffre-fort électronique sont des outils complémentaires qui permettent de répondre aux différents besoins en matière de gestion et de conservation des documents. Une étude approfondie des besoins, des contraintes et des obligations légales est essentielle avant de mettre en place un système d’archivage électronique. La conformité aux normes en vigueur et l’implication des différents services de l’entreprise sont des facteurs clés de succès.
Lire aussi :
- L’archivage papier face au numérique
- Quels sont les 10 meilleurs logiciels d’archivage en entreprise
- Guide de l’archivage électronique : vos clés pour une gestion efficace des données
- Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?