Top 10 des logiciels d'archivage en entreprise

Lorsqu’une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s’agit donc d’un document d’archive électronique créé sur un support informatique. Passer d’une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation. Les archives électroniques ont leurs spécificités et respectent les mêmes règles de gestion des archives physiques.

DEVIS ARCHIVAGE

À quoi sert un logiciel d’archivage pour une entreprise ?

Un logiciel d’archivage en entreprise joue un rôle essentiel dans la gestion des documents, offrant une solution efficace pour traiter, stocker et gérer les informations.Il contribue principalement à la dématérialisation des processus et au passage du tout numérique tout en assurant la conservation pérenne et sécurisée des documents de l’entité en question.

L’avantage de la dématérialisation des documents

Par définition, la dématérialisation dans l’univers professionnel consiste à transformer les documents papier en fichiers numériques, ce qui facilite leur gestion, leur classement et leur sauvegarde en sécurité pendant de longues années. Utiliser un logiciel d’archivage, permet l’archivage électronique des documents, en l’occurrence les factures, les contrats, les courriers administratifs et tout type de documents considérés comme essentiels à la gestion d’une entreprise.

Les documents électroniques offrent de nombreux avantages par rapport aux documents papier, notamment en termes de gain de temps, de coûts réduits et de traçabilité. La dématérialisation permet de minimiser le cycle de vie des documents, en automatisant les processus métiers et en facilitant l’accès aux informations. Grâce à la gestion électronique des documents (GED) et à l’archivage électronique, les documents peuvent être rapidement indexés, rendant leur recherche et leur consultation aisées.

De plus, les métadonnées associées aux documents permettent d’enregistrer des informations supplémentaires pour une meilleure gestion et traçabilité.

Le droit d’accès aux documents

Un logiciel d’archivage en entreprise offre également la possibilité d’appliquer des droits d’accès aux documents, garantissant ainsi leur sécurité et leur intégrité. Les solutions de gestion des documents offrent un accès sécurisé aux documents numériques, permettant aux utilisateurs autorisés de consulter, modifier ou supprimer les documents en fonction de leurs droits. La signature électronique peut également être utilisée pour renforcer la sécurité des documents.

La conservation des documents à travers un logiciel d’archivage en entreprise

La principale fonction d’un logiciel d’archivage est de conserver vos documents pendant toute leur durée de vie. Il permet de définir des politiques de stockage, de spécifier les durées de conservation et de disposer de documents conformément aux réglementations en vigueur. La valeur probante des documents est préservée grâce à des techniques avancées de stockage électronique, assurant ainsi l’intégrité et la pérennité des fichiers en question.

Logiciel d’archivage de documents d’entreprise

Notre sélection de 10 de logiciels d’archivage en entreprise

Voici quelques-uns des logiciels de stockage de documents les plus populaires et appréciés par les entreprise.

Tableau des points forts et des entreprises cibles des applications d’archivage

Logiciel	Points Forts	Public Cible	Caractéristiques Supplémentaires
M-Files	Gestion intelligente de l’information par métadonnées. Facilité d’utilisation et flexibilité. Recherche et organisation de fichiers efficaces.	Entreprises de toutes tailles.	Automatisation des flux de travail. Intégration avec d’autres systèmes.
DocuWare	Automatisation des processus métier. Numérisation de documents et gestion des flux de travail. Augmentation de la productivité.	PME, ETI, grandes entreprises, collectivités.	Sécurité des documents. Conformité réglementaire.
OpenText Content Suite	Robustesse et évolutivité. Gestion de contenu d’entreprise complète. Outils d’archivage puissants.	Grandes entreprises.	Gestion des dossiers. Collaboration et partage de documents.
ELO Digital Office	Convivialité et intégration de solutions tierces. LAD/RAD (lecture et reconnaissance automatique de documents). Adapté à divers secteurs d’activité.	Professionnels de tous secteurs.	Gestion des e-mails. Signature électronique.
Everteam.Archive	Plateforme complète de gestion des archives numériques. Gouvernance du capital informationnel. Conformité et sécurisation des documents.	Entreprises soumises à des réglementations strictes.	Gestion du cycle de vie des documents. Audit et reporting.
IBM FileNet	Gestion des processus métier complexes. Archivage de documents pour grandes organisations. Adapté aux besoins complexes.	Grandes organisations.	Capture de documents avancée. Gestion de cas.
Alfresco Content Services	Plateforme open source flexible et personnalisable. Fonctionnalités d’archivage complètes. Collaboration et partage de contenu.	Entreprises recherchant une solution adaptable.	Gestion des enregistrements. Intégration avec des applications tierces.
SharePoint	Intégration avec les produits Microsoft. Collaboration avancée et sécurisation des données. Gestion des workflows.	Entreprises utilisant l’écosystème Microsoft.	Gestion des sites et des portails. Automatisation des processus.
Dokmee	Simplicité d’utilisation. Adapté aux petites et moyennes entreprises. Capture, stockage, recherche et partage de fichiers.	PME.	Gestion des utilisateurs et des permissions. Indexation de documents.
PaperSave	Spécialisé pour les utilisateurs de Microsoft Dynamics ERP. Archivage et recherche de documents financiers simplifiés.	Entreprises utilisant Microsoft Dynamics ERP.	Automatisation des processus financiers. Conformité aux normes comptables.

Quelques détails supplémentaires :

M-Files : c’est un GED qui permet la gestion intelligente de l’information. M-Files est connu pour sa facilité d’utilisation et sa flexibilité. Il permet de collecter, traiter et gérer divers types de données en se basant sur une gestion de documents basée sur les métadonnées, ce qui facilite la recherche et l’organisation des fichiers.
DocuWare : une solution d’archivage en entreprise à destination des PME, des ETI, des grandes sociétés et des collectivités. Cet outil de gestion électronique de documents est réputé pour sa capacité à automatiser les processus métier. Il se base sur sa capacité à numériser les documents et à automatiser les flux de travail pour accroître la productivité de l’entreprise tout en offrant des fonctionnalités de flux de travail avancées.
OpenText Content Suite : OpenText est une suite de logiciels de gestion de contenu d’entreprise qui comprend des outils d’archivage. Il est robuste et évaluable pour les grandes entreprises.
ELO Digital Office : ELO est une suite de solutions adaptées aux besoins des professionnels de tous les secteurs d’activités à travers un logiciel d’archivage en entreprise, la lecture automatique et à la reconnaissance automatique de documents (LAD/RAD). En définitif, c’est un logiciel de conservation de documents qui se distingue par sa convivialité et sa capacité à intégrer des solutions tierces.
Everteam.Archive : Everteam.Archive vous offre une plateforme complète pour la gestion des archives numériques. Cette solution constitue un véritable instrument de gouvernance pour le capital informationnel des entreprises, répondant aux exigences de préservation, de conformité et de sécurisation des documents pour aider les entreprises à respecter les réglementations en matière de conservation des documents.
IBM FileNet : FileNet, une solution d’IBM, est axée sur la gestion des processus métier et l’archivage de documents. Il est adapté aux grandes organisations avec des besoins complexes.
Alfresco Content Services : Alfresco est une plateforme de gestion de contenu open source qui offre des fonctionnalités d’archivage. Elle est prisée pour sa flexibilité et sa personnalisation.
SharePoint : Microsoft SharePoint est une solution intranet qui a pour but d’améliorer la communication dans l’entreprise à travers diverses solutions dont le logiciel de stockage de documents. en particulier pour les entreprises qui utilisent déjà les produits Microsoft. Il offre des fonctionnalités de collaboration avancées pour la sécurisation des données, la gestion des workflows et l’intégration du logiciel à différents autres outils.
Dokmee : Dokmee est un logiciel d’archivage en entreprise simple à utiliser, adapté aux petites et moyennes entreprises. Il est conçu pour simplifier un éventail de tâches telles que la capture et le stockage de documents, la recherche, la récupération et le partage de fichiers.
PaperSave : c’est un système de gestion de documents conçu spécialement pour les utilisateurs de Microsoft Dynamics ERP. Il facilite l’archivage et la recherche de documents financiers.

Ce qu’il faut retenir du logiciel de stockage de documents

Avant de choisir un logiciel d’archivage en entreprise, il est essentiel d’évaluer vos besoins spécifiques en matière de gestion de documents, de conformité réglementaire et de flux de travail. Vous devriez également tenir compte de la taille de votre entreprise, de votre budget et de la facilité d’intégration avec d’autres systèmes que vous utilisez déjà. Il peut être utile de consulter un expert en gestion de documents ou un consultant en informatique pour vous aider à prendre la meilleure décision en fonction de votre situation particulière.