Il est important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Combien de temps faut-il les conserver ?
Les factures sont des pièces comptables volumineuses et les plus consultées lors des contrôles. Le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22).
Il est dans l’intérêt des entreprises de la faire pour certains types de factures comme :
- Celles spécifiques aux investissements
- Celles prouvant la valeur des équipements auprès des assureurs, en cas de sinistre
Peut-on détruire les factures papier, une fois scannées ou photocopiées ?
Il est toujours possible de reproduire les factures papiers dès lors qu’elles sont photocopiées ou numérisées à l’aide d’un scanner. Toutefois, leurs destructions une fois copiées demande de la prudence. En effet, la qualité de reproduction doit être telle que le juge puisse aisément constater que chaque copie soit:
- fidèle à l’originale
- durable
Peut-on les externaliser ?
Oui, l’archivage des factures peut être externalisé. Il convient pour cela de signer un contrat d’externalisation auprès d’une société de tiers-archivage.