Le guide de conservation à long terme de documents

Les stratégies de conservation à long terme de documents revêtent une grande importance pour les entreprises et les organisations soucieuses de la préservation de leurs archives et de leur conformité réglementaire. Quelles sont les stratégies essentielles pour assurer une conservation efficace des documents sur le long terme.

DEVIS ARCHIVAGE

Qu’est-ce qu’on entend par archivage à long terme de documents ?

La conservation à long terme de documents englobe toutes les opérations liées au stockage et à la préservation efficace de données et d’informations sur des périodes très étendues, laissant évoquer le principe de conserver des documents de façon définitive, sans limite de temps. Cela signifie que l’entreprise en question préserve ses différents documents sur plusieurs décennies voire siècles, et ce en fonction de la nature de ces données.

L’archivage à longue durée concerne alors une diversité de documents, notamment les dossiers administratifs, juridiques, financiers et autres paperasse revêtant une importance historique. Ces derniers peuvent même être conservés de façon définitive. Pour cela, les entreprises ont le choix entre l’archivage physique ou numérique pour assurer la meilleure conservation à longue durée de leurs données.

Les piliers de la conservation longue durée de documents

Pour qu’une entreprise puisse stocker efficacement, et sans subir des coûts inutiles, ses documents sur une longue période, elle se doit de respecter les bonnes procédures qui résident dans les trois piliers fondamentaux de ce processus à savoir :

Les conditions de conservation : un document archivé doit demeurer complètement intègre, lisible et exploitable à n’importe quel moment. Il faut alors faire attention à s’octroyer les moyens nécessaires pour le stockage des documents papier et prendre en compte la question de l’obsolescence des formats d’archives dans le cadre d’un archivage numérique.
La confidentialité : par souci de sécurité, l’accès aux archives doit être strictement limité aux personnes autorisées afin de préserver la confidentialité des données sensibles.
La facilité d’accès : le processus de conservation à long terme de documents rend impératif le fait de s’assurer que les archives restent facilement accessibles aux personnes habilitées tout au long de la durée de vie de ces documents. Ce principe suppose la mise en place d’une classification efficace pour la gestion globale des archives.

Quelle stratégie de conservation à long terme de documents ?

Face aux différents enjeux de l’archivage longue durée de documents, il est impératif d’adopter une stratégie claire pour éviter la perte et l’usure des archives. Voici les points clés à respecter pour avoir la stratégie gagnante.

Évaluation des documents

La première étape consiste à évaluer quels documents doivent être conservés à long terme. Cela passe par répondre à la question : quels documents ont une valeur historique, légale, ou opérationnelle significative ?

Identification des exigences légales

Il est crucial de comprendre les exigences légales en matière de conservation à long terme de documents du secteur d’activité de l’entreprise concernée par cette pratique. Les réglementations varient d’un domaine à l’autre, et la non-conformité peut entraîner des sanctions.

Choix du support de conservation durable

Une fois les questions légales répondues, il faut passer à la sélection des supports de stockage qui garantissent une préservation durable des documents choisis. Les options couramment utilisées incluent les disques durs externes, les serveurs cloud, les disques optiques, et même les archives papier si nécessaire. Il est, toutefois, impératif de s’assurer que le support choisi est compatible avec les technologies actuelles et futures.

Les détails de classification des documents

Lors d’un archivage électronique, il est conseillé d’opter pour les formats de fichier ouverts et non propriétaires. Cela garantit que les documents archivés restent lisibles même si les logiciels évoluent.

Il est impératif également d’ajouter des métadonnées pertinentes au moment de l’indexation des documents. Cela permettra de retrouver facilement des informations spécifiques, en cas de besoin, parmi une grande quantité de documents.

Gestion des accès

L’on ne doit pas également occulter l’importance de définir des politiques de gestion des accès pour contrôler qui peut consulter, modifier, ou supprimer des documents. Cela renforce la sécurité des archives.

Mécanisme de sauvegardes régulières

La conservation à long terme de documents stipule la nécessité d’effectuer des sauvegardes régulières des archives à travers une procédure automatisée pour garantir leur sécurité en cas de catastrophe.

Contrôle de l’environnement

Il est important de s’assurer que l’environnement de stockage est contrôlé pour prévenir les dommages dus à l’humidité, à la chaleur, aux incendies, ou aux inondations. Ceci concerne également les supports de stockage numériques, en l’occurrence les salles de serveurs si l’entreprise est propriétaire des siennes.

Révision et mise à jour

Périodiquement, il faut réviser les politiques de conservation longue durée pour s’ assurer qu’elles restent conformes aux réglementations en évolution. Mettre à jour les technologies de stockage est aussi fondamental comme procédé de révision des archives.

Formation des différents intervenants

Chaque entreprise se doit de former ses équipes, en particulier celles qui interviennent directement avec les archives, sur les politiques de conservation à long terme de documents et sur la manière d’accéder aux archives. Cela garantit une utilisation efficace de tout le système.

Mise en place d’un plan de récupération d’urgence

Il faut avoir un plan de récupération d’urgence pour faire face à d’éventuels incidents, tels que la perte de données ou les catastrophes naturelles. Ceci passe entre autres par la réalisation d’audits réguliers afin de vérifier que les documents sont conservés conformément aux politiques établies.

En suivant ces stratégies de conservation à long terme de documents, on garantit la préservation des archives tout en respectant les exigences légales et en facilitant l’accès aux données essentielles.

DEVIS ARCHIVAGE

Pour continuer, vous pouvez consulter nos FAQ sur les sujets de l’archivage :

FAQ sur la législation de l’archivage des entreprises en France

FAQ : tout savoir sur la conservation des factures pour une entreprise

FAQ de l’archivage en entreprise : Tout ce que vous devez savoir