L’objectif de la procédure d’archivage des documents est la mise sous contrôle de ses documents à partir d’un système de conservation bien établi. Sont principalement concernés par cette démarche les documents permettant de couvrir un risque ou présentant une valeur ajoutée pouvant permettre de défendre les intérêts de l’entreprise. La procédure d’archivage se décompose en diverses phases.
Élaborer une politique d’archivage, un préalable
En vous fiant à ce qui est mentionné dans un guide de procédure d’archivage, vous verrez qu’il est impératif de mettre en place toute une politique pour archiver convenablement vos documents. Grâce à cette politique, vous disposerez des informations adéquates pour réaliser un archivage présentant des garanties suffisantes aussi bien au niveau de la conservation que de la préservation de l’intégrité de vos dossiers.
Vous devez vous poser un certain nombre de questions pour définir une bonne politique d’archivage. Ces questions sont relatives, entre autres, au périmètre d’archivage, à la volumétrie des données à archives, à la durée de conservation, aux supports à utiliser pour assurer une conservation pérenne des données, à la valeur probante à donner à l’archivage, à la forme sous laquelle les données seront restituées, à la gestion des autorisations d’accès, à la façon de classer les archives pour une identification ultérieure et à la politique de destruction à adopter.
En définissant votre politique d’archivage, vous devez tenir compte des critères fiscaux et comptables. D’autres considérations sont également à prendre en compte, notamment les délais de prescription civile et commerciale, les besoins de conservation liés à la préservation de la continuité d’activité, les possibles contentieux et les réalités patrimoniales et historiques.
À partir de votre politique d’archivage, vous déciderez d’externaliser ou pas votre archivage. À ce propos, sachez que cette externalisation peut se faire auprès de spécialistes, et ce, de façon partielle ou totale. La prise en compte de divers paramètres est nécessaire pour savoir si vous devez faire de l’archivage en interne ou s’il est mieux de l’externaliser. La disponibilité de compétences internes, le coût total de l’archivage, la qualité de service et le rôle de certification joué par le prestataire choisi sont quelques éléments à considérer pour prendre la décision la plus intéressante.
Rédiger un plan d’archivage
La rédaction d’un plan d’archivage est la bienvenue pour suivre une procédure dynamique. C’est un document qui mettra en évidence les différentes étapes du système d’archivage de documents papier ou électroniques de l’entreprise. Ce plan doit situer sur la responsabilité de chaque participant aux travaux d’archivage. Il permet également de savoir comment la gestion des demandes de rechargement est effectuée et la façon, dont les archives est détruites lorsque la prescription est acquise.
Pour l’archivage des documents dans une entreprise, le plan d’archivage est préparé par l’équipe projet avant d’être validé par le comité de pilotage. Dans le cadre de l’élaboration de ce plan, il est impératif de consulter différentes fonctions, comme la fonction juridique, la direction de systèmes d’information, les équipes métiers et le responsable documentaire.
Phase de conservation des documents archivés
Dans un plan d’archivage de documents pdf, on se concentre particulièrement sur la phase qui concerne la maintenance de la qualité des données stockées et l’accès à celles-ci. C’est une étape assez lourde, ce qui se comprend puisque la durée de conservation est longue.
Diverses facettes sont à prendre en compte pour le stockage parfait des documents. On peut citer la maintenance de l’intégrité des documents, la mise à disposition des archives quand cela s’impose et le contrôle et la mise à jour des règles de vie. Notez que ces différentes opérations doivent être réalisées régulièrement à partir d’un programme de conservation et aussi de façon ponctuelle selon les demandes ou les éventuels incidents.
Étape de pérennisation
Il est bon de savoir que la conservation des données numériques ne se fait pas de façon autonome après un certain nombre d’années. Dans un manuel de procédure de gestion des archives, il apparait que l’étape de pérennisation doit intervenir pour prolonger la qualité des données dans le temps. Cela passe par une migration technologique des données. Il faudra alors trouver un autre format d’enregistrement ou un autre support de stockage. Dans le cadre de la pérennisation de l’archivage, il y a trois exigences successives à distinguer :
- La première exigence est la nécessité de créer le document dans le meilleur format de fichier qui existe afin que la maintenance dans le temps soit excellente. Les choses sont plus simples avec les documents bureautiques qu’il est possible d’archiver au format PDF. Sachez qu’il n’y a pas de règles particulières à respecter pour une procédure d’archivage des documents pdf.
- La deuxième exigence est le besoin de procéder fréquemment à des contrôles sur le stock dans le but de repérer d’éventuelles détériorations de formats ou de supports
- La troisième exigence veut que soit établi le cahier des charges des documents et fichiers à migrer. Il est nécessaire à ce niveau d’indiquer les volumes à traiter et les priorités pour budgétiser et mieux organiser cette migration. Les entreprises ne sont généralement pas bien équipées pour réaliser cette opération. C’est pourquoi il est recommandé de confier toutes les opérations technologiques qui en découlent à des tiers spécialisés. En plus d’avoir l’expertise nécessaire, ces archivistes professionnels opèrent en respectant les normes.