Les partisans de la dématérialisation des archives papiers diront que le remplacement des archives physiques en archives électronique ou numérique ne présente d’une part que des avantages et d’autre part que cette transition au tout numérique contribue in fine à la protection de l’environnement. Que ce soit pour la gestion électronique des documents (GED) ou l’archivage numérique, les avantages sont nombreux. Le gain de productivité, la limite des risques d’erreur ou bien encore le développement diversifié de nouveaux services en témoignent. Pour autant que les sociétés n’ont pas une idée très claire de ce nouveau procédé de gestion des archives, ni ne cernent les réelles potentialités du « zéro papier », il importe encore de savoir si ce dernier n’est pas un vœu pieu, comme de voir si les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont en définitive, aussi vertes qu’elles le prétendent.
Stockage et dématérialisation : optez pour une solution de gestion d’archives aux multiples avantages
Certes, la dématérialisation des archives n’est pas obligatoire. Toutefois, elle présente une véritable opportunité pour les entreprises souhaitant bénéficier d’une gestion des archives plus avantageuse, moins coûteuse et donc plus rentable. Surtout, s’ils peuvent tirer profit des solutions de dématérialisation en matière de stockage comme de la gestion des documents numérisés puis archivés sur les supports numériques.
La démarche semble a priori si simple qu’elle en séduit plus d’un. En effet, la dématérialisation consiste précisément à remplacer les archives physiques (le plus souvent les documents papiers) par des fichiers dits électroniques ou numériques. Ce procédé moderne, fruit de la révolution numérique œuvrant au sein des entreprises et sociétés, permet donc de gérer efficacement et entièrement l’ensemble des documents produits ou reçus et émanant des partenaires économiques (clients, fournisseurs…)
Aujourd’hui, quelle que soit l’activité de votre entreprise, il vous est possible et conseillé de dématérialiser vos documents d’archives, à condition de respecter la réglementation en vigueur (règles juridiques applicables à l’archivage électronique, mise en œuvre de procédures d’authentification, respect de la protection des données…)
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux. La réduction des capacités de stockage papier en fait partie. L’optimisation des mètres carré de bureau ainsi libérés permet non seulement de réduire les coûts de gestion des archives physiques, mais aussi et surtout contribue fortement au développement de l’activité et de sa productivité.
Quant à la gestion dématérialisée des documents d’archives, elle n’est pas en reste. À vrai dire, il est davantage question ici de la dématérialisation des processus qui renvoie à la réorganisation des processus de traitement de l’information ou d’un flux de document à archiver. Dans ce domaine, les avantages sont tout aussi multiples que diversifiés. Ils concernent aussi bien le traitement informatique (numérisation, classement des documents, traçabilité) que l’optimisation de l’archivage. Le but étant d’optimiser la gestion de l’archivage par des procédés électroniques source de fiabilité, réactivité et efficacité. En améliorant l’accès et le traitement de ses données ainsi archivées, toute entreprise s’inscrit alors d’en une démarche d’optimisation des performances, réalise des gains de temps et réduit notablement ses coûts internes de gestion d’archives.
Les idées reçues sur le « zéro papier » qui en masquent sa vrai nature.
Pour savoir si la dématérialisation est une réalité plutôt qu’un vœu pieu, rappelons à cet effet les principales idées reçues portées tant à l’égard du papier que du numérique.
Réflexion somme toute neutre qui ne manquera pas, à l’égard de la dématérialisation, de démystifier ses prétentions à respecter l’environnement.
Face à l’augmentation exponentielle du volume des documents papiers d’entreprise d’année en année, la dématérialisation de ces derniers reste une alternative de premier choix pour palier aux problèmes de stockage volumineux et de gestion de grande quantité d’archives. À tel point qu’il semble aisé d’établir une relation de cause à effet bénéfique et écologique entre le bureau désormais sans papier et la protection de l’environnement. Autrement dit, avec la dématérialisation, il n’y a plus besoin de dévaster les forêts pour produire en grand nombre les documents d’archives papiers.
Si d’un point de vue théorique, cet argument en faveur du respect de l’environnement et de la nature se tient, il en va tout autrement de la réalité des faits qu’il convient donc de nuancer. Certes, le volume de production de papier n’a cessé d’augmenter ses dernières années, toutefois cette progression à la hausse n’a pas entraîné une dévastation des forêts.
Bien au contraire, leurs surfaces ont aussi progressé de 2/3 en 200 ans. De plus, le papier est une matière recyclable. Aujourd’hui, sa fabrication est en grande partie faite à partir de vieux papiers recyclés. Enfin, les nouvelles technologies de l’information ne sont pas aussi vertes qu’elles le prétendent. Pour preuve, le nombre d’internautes s’accroissant sans cesse occasionne, lors de leurs utilisations répétées d’internet, une forte augmentation d’émission de gaz à effet de serre. Sans compter leurs besoins en électricité pouvant atteindre une consommation de près de 10 % de l’électricité nationale.