Quelle est la procédure de gestion de l’archivage ?

Un audit d’évaluation gratuit établi par un archiviste expert et auprès des responsables et/ou collaborateurs du service des archives permet de cibler les besoins et établir un plan d’archivage adapté et personnalisé. De la sorte, pourront être évaluées les fréquences de consultations des archives traitées et conservées. Celles qui ne sont plus à conserver feront l’objet d’une destruction

La gestion des archives physiques et leur exploitation procèdent d’une traçabilité des archives (procès-verbal d’inventaire) permettant toute recherche ou consultation avec sorties et réintégrations de documents. Il s’agit de garantir la mise à disposition des pièces avec la possibilité de les consulter sur place ou de les livrer par transport à la demande.

Transport et conservation en conteneurs des archives

Arcalys garantit la prise en charge de vos archives avec un accompagnement personnalisé durant tout le cycle de vie de vos documents. Un dispositif adapté et personnalisé est mis en place afin d’assurer :

• Une mise en conteneur des documents d’archives pour les conserver en toute sécurité sur le long terme
• Un transport sécurisé des archives jusqu’aux sites de gestion et de conservation agréés
• Le suivi et la traçabilité du fonds d’archive confié avec la réalisation d’un inventaire détaillé et exhaustif
• L’accès facile à tous les documents archivés

Quant à la destruction des archives périmées, les experts d’Arcalys traitent chaque document dans le respect de leur durée légale de conservation et proposent une destruction en fin de vie des documents.

Stockage des archives physiques dans nos entrepôts sécurisés

Avec Arcalys, vous assurez à vos supports d’informations sensibles un niveau de sécurité optimum. Arcalys sécurise vos documents contre les vols d’archives et garantit la conservation et l’intégrité physique de vos archives. Ceci en luttant contre les agents de détérioration avec des conteneurs et des locaux conçus pour les archives papier. Grâce à ces mesures, Arcalys assure l’intégrité, la pérennité et la sécurité de vos documents archivés.

Concernant les locaux de stockage, les entrepôts doivent répondre à des normes de sécurité afin de garantir une conservation hautement sécurisée des archives physiques ; voici une liste des principaux critères de sécurité à respecter :

• Les entrepôts doivent être situés en dehors des zones d’habitation
• Les bâtiments doivent être en pierre, leur charpente en métal, leur façade en bardage et leur sol en béton
• Ils doivent d’être dotés de murs et de portes coupe feu, de détecteurs de fumée, d’extincteurs suivant le code du travail (article 232-12-17) et d’alarmes anti-intrusion

Comment la confidentialité des archives est-elle garantie ?

Dans le monde des archives, la confidentialité est essentielle. C’est particulièrement le cas pour les archives juridiques ou les archives sensibles de certaines entreprises. Arcalys a mis en place une méthodologie éprouvée pour protéger chaque document conservé. Tous les conteneurs sont anonymes, sans signes distinctifs afin de garantir l’anonymat des archives. La sécurité de vos informations et de celles de votre entreprise est donc garantie.

Comment se déroule la consultation des archives ?

Lors d’une demande de consultation d’un document, Arcalys vérifie les droits de la personne en question afin de garantir la sécurité des archives. La communicabilité des archives respecte les règles établies avec l’entreprise. L’habilitation de sécurité permettra donc aux personnes désignées d’avoir accès à ces informations protégées.

Chiffres clé sur la gestion des archives

• Le stockage et la gestion de l’archivage en interne coûte 3 fois plus cher qu’en externe
• 3 documents sur 5 sont conservés en plusieurs exemplaires dans l’entreprise
• 35 % des documents d’une entreprise restent introuvables ou sont inutilisables
• 50 % des entreprises déposent le bilan dans les 5 ans après une perte totale d’information
• 40% à 70% du temps d’un employé dans le tertiaire est consacré à la gestion du document