Qu’est-ce qu’un audit des archives ?

L’archivage des documents d’entreprise ne se réduit pas à une simple tâche administrative et obligatoire à remplir. La gestion des archives demande au préalable de bien comprendre l’ensemble des besoins en archivage, spécifiquement liés à l’activité de l’entreprise. Il est donc capital d’établir un audit d’archivage pour être en mesure d’établir un plan d’archivage cohérent et conduire une politique d’archivage pertinente.

L’audit des archives a pour principal objectif d’étudier l’environnement ou le contexte documentaire de la société ainsi que la politique d’archivage à mettre en place.

Comment se déroule un audit des archives ?

L’audit des archives passe tout d’abord par l’étude de l’existant : type de document, état de conservation, méthode d’organisation, et ressources humaines affectées à la gestion des archives. Notre équipe se déplace afin d’effectuer un audit complet de vos processus internes. Cet audit documentaire est primordial dans le traitement de vos archives. Chaque société comporte ses spécificités d’archivage. Pour chacune d’elles, nous mettons en place une stratégie de mode de conservation des archives adaptée.

Qu’est-ce qu’un plan d’archivage ?

Cet audit d’archivage permet d’établir un plan de classement des archives. Le plan d’archivage est une procédure écrite présentant l’organisation et la mise en œuvre de l’archivage. Par la suite, il est important de choisir le bon conditionnement et de respecter ce plan de classement. La politique d’archivage ci-dessus est une méthodologie de classement d’un dossier d’archives. Elle sépare les grandes catégories de documents afin de pouvoir ensuite retrouver les archives facilement.

Un plan d’archive désigne une procédure écrite détaillant l’organisation et la gestion des documents archivés. Ses éléments constitutifs sont :

• Le calendrier et le périmètre d’archivage
• Les demandes de rechargement
• La conservation des documents selon les durées légales à respecter
• La destruction des archives lorsque leurs durées légales de conservation sont dépassées

Quel est le rôle du plan d’archivage ou plan de classement des archives ?

En résumé, le plan d’archivage assure la cohérence de la politique d’archivage de l’entreprise. Dans le cadre d’une restructuration ou d’une réorganisation, une entreprise doit s’assurer que l’ensemble des archives soient bien transmises, surtout si les changements profonds portent sur son organisation. Le plan d’archivage, dans cette situation de transition, est un outil indispensable pour garantir la conservation et la pérennité de l’intégrité physique des documents archivés.

Pourquoi établir un plan de classement des archives ?

Il convient de rappeler également que le plan de classement répond à des règles de bases à suivre, afin d’être toujours en mesure de retrouver les documents reçus et produits quand cela est nécessaire. C’est pourquoi, le classement des archives n’est plus à considérer comme une contrainte, mais bien comme un outil indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Un classement ne s’improvise pas, il doit être méthodique et rigoureux. Toute procédure d’archivage en entreprise nécessite un plan de classement se présentant sous la forme d’une arborescence à plusieurs niveaux. Cette mise en forme détaille toutes les missions du service d’archivage.

Comment obtenir un devis pour vos archives ?

A cette étape, la société d’archivage Arcalys établit un devis tout compris pour une externalisation sécurisée et fonctionnelle des archives. Vous pouvez demander un devis adapté à votre stockage et archivage. Nous évaluerons vos besoins d’archivage afin de vous proposer une solution personnalisée.