Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?

Malgré les idées reçues, l’archivage des documents physiques n’est pas révolu. Si la dématérialisation des archives fait bon train, l’objectif zéro papier n’est pas encore vraiment réalisable. Le passage à une dématérialisation massive peut comporter quelques inconvénients si elle est mal menée :

• Coût de gestion élevé dû à un manque de maîtrise de l’informatique ou de matériel performant,
• Nécessité de former et d’informer le personnel du service de gestion des archives
• Consommation accrue d’énergie
• Risque de perte de donnée

L’archivage physique reste d’actualité… et encore pour longtemps.

Externalisation des archives, tendance ou évolution irréversible ?

Les entreprises ont recours massivement à l’externalisation de leurs archives car elles y voient un véritable intérêt sur la durée. La réduction des coûts, l’allégement des ressources humaines, les gains en productivité, l’optimisation des espaces de bureau sont autant d’arguments à mettre dans la balance face à une gestion interne qui n’apporte souvent rien de plus que l’impression de maitrise de ses archives. Sans compter qu’il est toujours possible (et même souhaitable) de comparer les différents prestataires externes. Chacun propose ses propres solutions selon ses offres. Quoiqu’il en soit, il importe que l’offre d’externalisation partielle ou totale soit personnalisée pour qu’elle convienne parfaitement à votre organisation actuelle, ou, mieux encore, concoure à la faire évoluer.

Externalisation des archives, tendance ou évolution irréversible ?

Pourquoi les entreprises ont-elles intérêt à externaliser leurs archives ?

Il est dans l’intérêt des entreprises d’externaliser leurs archives lorsqu’elles n’ont pas la taille suffisante pour organiser en interne un véritable service d’archives. Mais certaines entreprises ayant les moyens de concevoir un service dédié ont malgré tout fait le choix d’externaliser leurs archives pour les nombreux avantages que ce apporte.  Rappelons que l’archivage en interne nécessite de nombreuses ressources (en matériel et en personnel). L’archivage en interne pour des entreprises de taille intermédiaire accroît considérablement les risques de perte ou de dégradation des documents. Si l’externalisation reste la solution idéale pour solutionner les problèmes d’espace et de stockage des documents, c’est certainement la mise en conformité réglementaire des archives qui intéressera les décideurs avisés.

Externaliser vos archives, c’est économique et plus sûr !

Si la décision d’externaliser une partie ou la totalité de vos archives est parfois difficile à prendre, cette solution malgré tout, reste avantageuse sur le plan économique. La réticence vient souvent de la crainte de perdre la maîtrise de ses archives. Or c’est tout le contraire. En appliquant de bonnes pratiques de l’archivage et en confiant ses archives à un expert, une entreprise se prémunie du risque de perdre ou de voir détériorer ses documents sensibles et confidentiels. Lorsque l’externalisation est réalisée par une société experte dans ce domaine, cette dernière garantie une gestion confidentielle et sécurisée des archives. Chaque document étant conservé dans des locaux spécialement conçus à cet effet.

Voir aussi les 5 questions essentielles à se poser pour réaliser une externalisation pertinente

Profitez d’un déménagement pour externaliser ses archives physiques

Lorsqu’une entreprise entreprend son déménagement, temporaire ou définitif, l’externalisation des archives devient alors une solution économique et pratique. C’est le moment de confier ses archives. Tout d’abord parce que le prestataire va les prendre en charge, ce qui va soulager le déménagement des archives en lui-même !

Face à la flambée des prix de l’immobilier, les entreprises veulent gagner de la place

L’une des raisons majeures qu’ont les entreprises à souhaiter externaliser leurs archives, ce sont les frais de stockage liés aux tarifs de l’immobilier, surtout à Paris et en Île de France. Le prix du mètre carré ne cesse d’augmenter dans la capitale et dans les villes de la région parisienne. Les entreprises cherchent à tout prix à gagner de l’espace pour en faire des bureaux et accroître davantage la rentabilité et la productivité.

Archives hospitalières, une externalisation délicate mais possible depuis 2009

Depuis 2009, les archives médicales peuvent être externalisées sous certaines conditions bien précises. Ces documents d’archives concernent toutes les informations relatives au fonctionnement de l’établissement, en particulier la prise en charge administrative des patients. Elles sont donc particulièrement sensibles et confidentielles !

L’externalisation des archives publiques, c’est désormais possible

Jusqu’en 2008, il n’existait pas de cadre légal ni réglementaire pour l’externalisation des archives publiques (art. 5 de la loi du 15 juillet 2008 ; décret d’application du 17 septembre 2009, repris dans le Code du patrimoine : art. L212-4 et R212-19 à 31). Les producteurs d’archives publiques peuvent désormais gérer leurs archives publiques, courantes et intermédiaires, auprès des personnes physiques ou morales agréées à cet effet, sous le contrôle scientifique et technique des Archives de France. L’agrément et la déclaration préalable sont les formalités administratives qui conditionnent cette opération

Commencez par faire établir un devis d’archivage de vos documents

Suite à toutes ces raisons, il importe avant tout, pour les entreprises souhaitant bénéficier d’une offre de gestion d’archives adaptée à leurs besoins, de demander un devis personnalisé.

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