Une entreprise d’archivage est un prestataire spécialisé dans le stockage et la conservation des documents professionnels. Cette entité est dans l’obligation de proposer un certain nombre de services parmi lesquels la restitution des données confiées par son client dans les plus brefs délais.
Les services de l’entreprise d’archivage
Si l’envoi a généralement lieu par voie postale, il n’est pas rare que le tiers archiveur numérise le document afin que le client puisse le recevoir dans les plus brefs délais. Une entreprise peut en effet être tenue de présenter des pièces justificatives à un organisme durant toute la durée légale de conservation des documents. Elle peut également souhaiter diffuser des informations à un partenaire ou réutiliser des données pour un nouveau projet.
Répondre aux différents enjeux de l’archivage
Être en mesure de trouver et fournir le document recherché en cas de nécessité constitue une réelle sécurité pour l’entreprise. Ce type d’action est important du point de vue juridique, un document original faisant office de preuve devant un tribunal lors d’une éventuelle action en justice de la part d’un client, fournisseur ou partenaire. Il s’avère également indispensable dans la lutte contre les risques en matière technique (fiabilité des outils informatique), logistique (économie de temps liée à la recherche de données), sécuritaire (protection des données) et financier (amendes ou condamnations suite à l’absence de données).
Garantir la traçabilité et sécurité des données
Les documents confiés à un professionnel de l’archivage doivent être conservés en intégralité depuis leur date de création pour assurer leur parfaite restitution si besoin. La loi 2000-230 du 23 mai 2000 définit les 4 éléments à prendre en considération :
- Totalité du contenu présent
- Identification du ou des auteurs
- Clarté des données
- Durabilité des documents
Maîtriser les volumes à traiter
La question du volume des données doit rester un élément majeur dans la stratégie de stockage et de conservation des documents. Connaître ses besoins permet logiquement d’optimiser ses coûts. Il peut également être intéressant de définir des priorités en fonction de l’importance et de la réutilisation potentielle des données.
Mise en place d’un accès rapide et sécurisé aux informations
L’entreprise d’archivage doit enfin garantir à son client un droit d’accès total ou partiel à l’information. Un dirigeant pourra par exemple accéder à tous les documents tandis qu’un responsable verra son accès limité à certains documents. Des outils de recherche (informatiques ou manuels) sont également mis à disposition du client pour faciliter son accès à l’information.