Quel est le sentiment dominant aujourd’hui lorsque l’archivage est évoqué ? Celui d’une tâche fastidieuse où les documents prennent la poussière en occupant un espace considérable. L’explosion du nombre de données en entreprise ne facilite pas la tâche des dirigeants qui sont une majorité à ne pas saisir l’intérêt stratégie de l’archivage.
Un brin d’histoire
Archiver est loin d’être un acte spécifique à notre époque. Le mot « archives » est en effet tiré du grec ancien « arkhéïa » qui signifie « actes du pouvoir ». L’objectif de cette démarche avait été compris il y a plus de 2 500 ans : conserver les documents importants prouvant les droits et responsabilités. Le roi Philippe IV Le Bel (XIVe siècle) avait lui aussi saisi les enjeux de l’archivage et créa la fonction de garde des archives du Royaume. Il souhaitait que les lettres, chartes et autres privilèges soient « conservés sûrement » et puissent être « retrouvés rapidement ». Nulle notion ici de tri ou de stockage de tous les documents existants, problème fréquemment rencontré aujourd’hui.
Définitions officielles
Le Conseil international des archives donne une définition des archives en tant que documents :
« Les archives sont l’ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d’une utilisation éventuelle. »
Chaque pays propose toutefois une variante qui reste très proche de cette définition. Selon la France.
« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. »
La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».
Les différents sens et utilisations incorrectes du mot « archives »
Dans le langage courant, les archives ne désignent pas seulement les documents conservés mais également les services et institutions qui en sont responsables (les archives de la société X) et les bâtiments dans lesquels elles sont stockées (bâtiments d’archives).
Le terme « archives » est souvent utilisé à tort, dans le sens anglais du mot. Pour les anglo-saxons, « archives » concerne les archives définitives destinées à une conservation à long terme, les archives courantes (venant d’être créées) étant désignées par le mot « records« .
De nombreuses fausses idées sont véhiculées au sujet des archives, en particulier dans les médias où elles symbolisent les vieux manuscrits, les banques de données et autres documents inutiles. Qui n’a jamais entendu l’adjectif « poussiéreuses » après le mot archives ? Cette vision est bien loin de correspondre à la réalité des professionnels des archives, et ces a priori, s’ils restent tenaces, tendent à s’estomper. Certains reportages comme celui de la revue Historia (France) mettent en avant un reporter qui verra sa vision des archives évoluer. Ce qui devait se résumer à de vieux cartons dans des locaux vétustes aux Archives départementales de l’Oise s’est transformé en une visite d’un bâtiment neuf et spacieux équipé de matériel informatique. Ces endroits ne sont pas fréquentés par quelques élites mais bien par des lecteurs très divers dont des enfants.
Le terme « archives » évolue
Le terme archives évolue avec la langue française et est utilisé dans de nouvelles situations qui ne s’éloignent pas du sens premier du mot établi par les professionnels. C’est le cas dans le domaine informatique où « archiver » correspond à stocker des données destinées à être conservées à moyen et long terme (les archives d’emails dans les logiciels de messagerie par exemple). Dans le monde littéraire, archive est davantage utilisé dans le sens de « mémoire ». Le terme peut aussi être utilisé au singulier et désigner tous les documents d’archives en provenance d’une seule personne.
Plusieurs « types » d’archives à envisager
- Les archives peuvent être physiques ou numériques
- Elles sont classées comme courantes, intermédiaires ou définitives selon leur utilisation présente et future
- Les archives peuvent concerner l’organisation de l’entreprise (RH, fournisseurs, clients, comptabilité, etc.), la mémoire historique ou être destinées aux organismes sociaux, fisc et audit
- Une politique de conservation des archives et un plan de classement sont indispensables
- En cas de gestion des archives par un tiers, la norme ISO 15489 est parfois utilisée
Ces normes ISO ou NF sont transmises à titre indicatif, elles n’ont aucun caractère obligatoire et ne sont pas toujours gage du plus grand professionnalisme. On ne le répétera jamais assez, ne vous laissez pas abuser par les normes. C’est dans l’échange avec le tiers-archiveur, dans son expérience et sa compréhension de vos besoins réels que vous trouverez l’interlocuteur qu’il vous faut !
Si le terme « archives » est toujours galvaudé par le grand public, les mentalités évoluent peu à peu pour reconnaitre cette composante indispensable à toute structure professionnelle aujourd’hui.
En savoir plus ici :
http://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6116/Supports_de_cours_files/2-Archives.ppt.pdf