Il est légitime de se demander quelle est l’utilité de l’activité archivistique en dehors de la conservation des documents. Un spécialiste des archives ne rend pas seulement service à son organisation et son personnel, il rejoint également des besoins de la société.
Un outil de gestion et de gouvernance
Les archives sont créées à des fins de mémoire, pour « garder une trace » immédiate (vérification de faits), cumulative (transfert d’expertise) ou à long terme (informations authentiques). D’où l’intérêt d’offrir aux documents un traitement efficace.
Les archives concernent tout d’abord les personnes physiques. Au cours de sa vie, un individu fera des études, exercera un métier, acquerra des biens, paiera ses impôts et sera suivi médicalement. Les organismes gérant toutes ces activités créeront des documents d’importance variable. Quand certains n’auront qu’une utilité relative, d’autres devront être conservés quelques années voire toute la vie (titre de propriété, bulletins de salaire, etc.) car ils font office de preuve. Les experts comptables vous diront d’ailleurs combien de temps archiver vos bulletins de paye ainsi que tous les documents officiels au cours de votre vie en tant que salarié mais également pour les entreprises.
Voir les articles :
- Durée légale de conservation des documents d’entreprise
- Délais de conservation des documents de l’entreprise
Les entreprises mènent différentes actions durant leur existence et doivent être en mesure de justifier qu’elles ont été menées. Le nombre de documents étant bien plus important que pour un particulier, une entreprise doit assurer une disponibilité et une traçabilité de l’information. C’est la raison pour laquelle la conservation des archives de l’entreprise est absolument indispensable selon les normes des lois qui encadrent ces aspects.
Les enjeux des administrations publiques sont relativement différents. Archiver, c’est offrir aux citoyens un accès aux informations régissant l’État et ses services, assurant ainsi une relation saine entre les deux parties.
Un outil de mémoire et de culture
Les archives définitives jouent un rôle majeur dans l’étude du passé, font partie de l’héritage de tous et forment le patrimoine et l’identité d’un pays et ses habitants. Elles permettent également de documenter les témoins de nos civilisations (œuvres d’art, culturelles ou architecturales).
Les archives sont avant tout, et quelles que soient leurs formes, des sources historiques. Elles restent aujourd’hui encore un support de choix pour les historiens mais pas seulement. D’autres spécialistes (géographes, sociologues ou économistes) ont trouvé dans les archives le moyen d’approfondir leurs connaissances dans leurs disciplines respectives.
Les archives constituent un fondement identitaire, une base permettant d’affirmer l’identité d’un individu ou d’un organisme. Elles sont également un héritage et un patrimoine. François Mitterrand déclarait en 1988 que « Les archives, (…) celles de demain, ne seront plus ce qui reste quand le temps a passé, mais ce que les hommes auront prévu de mettre à la disposition de ceux qui les suivront, d’une génération à l’autre ».
Les archives permettent enfin de lutter pour les droits de l’homme. Elles constituent une trace matérielle qui permettra aux générations futures de ne rien oublier des atrocités passées via les différents témoignages et preuves écrites.
Loin des clichés les désignant comme de vieux manuscrits poussiéreux destinés à quelques élus, les archives prouvent leur utilité à la fois pour les personnes morales et physiques. Ces outils de gestion, de gouvernance, de mémoire et de cultures doivent être conservés avec le plus grand soin.