Réussir l’archivage de documents SAE en 7 étapes

À l’ère numérique, où l’information est principalement stockée électroniquement, l’art de l’archivage physique de documents peut sembler être dépassé. Cependant, pour de nombreuses entreprises et organisations, maintenir une archive papier bien organisée est non seulement une nécessité, mais aussi une exigence légale dans certains cas.

DEVIS ARCHIVAGE

Dans l’ère numérique actuelle, la gestion et l’archivage de documents sont essentiels pour les entreprises. Les systèmes d’archivage électronique ont révolutionné la façon dont nous stockons, organisons et accédons à nos informations. Dans cet article, nous allons explorer les 7 règles d’or de l’archivage de document avec un système d’archivage électronique, afin de vous aider à optimiser cette pratique cruciale pour votre entreprise.

Qu’est-ce que l’archivage de documents SAE ?

L’archivage électronique est une méthode de stockage de documents qui remplace les classeurs physiques et les boîtes d’archives. Il implique la numérisation des documents papier et leur stockage dans un système informatisé. On parle, alors, de système d’archivage électronique (SAE). C’est bien plus qu’un simple dispositif de stockage. Il assure la conservation, la consultation et la restitution des documents électroniques, tout en garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur pérennité.

Pour ce faire, les documents papier sont convertis en formats numériques tels que PDF, JPEG ou d’autres formats d’image ou de texte. Ils seront, ensuite, stockés sur différents supports numériques : disques durs, PC, serveurs, cloud, etc.

Quelles sont les règles à suivre pour un bon archivage électronique ?

Pour réussir cette démarche, voici les 7 règles d’or à respecter.

1. Classez vos documents de manière logique

L’une des premières règles d’or de l’archivage de documents SAE est de les classer de manière logique. Utilisez des catégories et des sous-catégories claires pour organiser vos fichiers. Par exemple, si vous êtes dans le secteur de la santé, vous pourriez avoir des catégories telles que « Dossiers médicaux » – avec des sous catégories comme “Analyse par patients” – « Factures » et « Contrats ».

Quand vous sauvegardez vos documents de la sorte, vous pouvez les retrouver facilement et de manière plus rapide, en cas de besoin.

2. Utilisez des descripteurs pertinents

Lorsque vous nommez vos fichiers, utilisez des termes pertinents et explicites. Évitez, ainsi, les noms de fichiers génériques comme « Document 1 » ou « Scan 123« . Au lieu de cela, soyez précis en nommant chaque document par sa désignation principale. Par exemple, nommez un fichier « Contrat_de_Location_2023.pdf » plutôt que « Contrat.pdf ». Les descripteurs pertinents facilitent la recherche et la récupération des documents.

3. Sécurisez vos documents

La sécurité des données est une préoccupation majeure lors d’une procédure d’archivage de documents SAE. Veillez à ce que votre système soit sécurisé en utilisant des mots de passe forts et en activant le chiffrement si possible. Limitez également l’accès aux personnes autorisées uniquement pour garantir la confidentialité des informations sensibles.

4. Automatisez le processus

L’automatisation est l’une des clés de l’efficacité de l’archivage électronique. Utilisez des outils et des logiciels qui vous permettent d’automatiser la capture, la classification et la gestion des documents. Cela réduit les erreurs humaines et vous fait gagner un temps précieux.

5. Prévoyez des sauvegardes régulières

Les pannes de matériel (disques durs, flash disques, etc.) ou les erreurs humaines peuvent entraîner la perte de données essentielles. Un bon système d’archivage de documents SAE se base nécessairement sur un processus de sauvegarde régulière qui vous permet d’éviter la perte de données. Alors, ne négligez jamais cette mesure et pensez à vous doter des outils nécessaires pour que cela marche.

Gardez une piste d’audit

Une piste d’audit complète est essentielle pour suivre les modifications apportées aux documents au fil du temps. Elle permet de savoir qui a consulté ou modifié un fichier, et quand cela s’est produit. Cela peut être particulièrement utile pour des raisons de conformité et de responsabilité.

7. Restez conforme aux règlements

Enfin, il est essentiel de rester conforme aux règlements en vigueur concernant l’archivage de documents SAE. Les lois et réglementations varient d’un secteur à l’autre, il est donc crucial de vous tenir informé des exigences spécifiques à votre domaine d’activité.

Quand procéder à l’archivage de documents SAE ?

La mise en œuvre d’un système d’archivage électronique (SAE) en entreprise est décidée selon ses propres besoins . Si certaines entitées préfèrent lancer cette procédure dès leur création pour garantir la sauvegarde électronique automatique de leurs documents, d’autres préfèrent agir suite à des événements comme :

Un audit interne qui signale des manquements au niveau de la gestion des flux d’information.
La perte de données, notamment des fichiers anciens, qui nuit au fonctionnement de l’entreprise.
Le déménagement des locaux qui amènent à réfléchir sur les documents à stocker.
Le besoin de dématérialiser les différents actifs et ressources de l’entreprise dans une politique de réduction de coût, d’optimisation d’espace, de gain de temps ou tout simplement par souci écologique.

Ce qu’il faut retenir de l’archivage électronique de documents

Un système d’archivage de documents SAE est un moyen qui vous permet de gagner en efficacité, en réduction de l’encombrement et en autonomie, notamment pour vous aider dans votre processus de transformation digitale, le cas échéant.

En suivant ces sept règles d’or, vous pouvez tirer le meilleur parti de cette pratique essentielle pour votre entreprise et garantir une organisation efficace, une sécurité des données accrue et une conformité totale avec les réglementations en vigueur.

DEVIS ARCHIVAGE

Pour continuer, vous pouvez consulter nos FAQ sur les sujets de l’archivage :

FAQ sur la législation de l’archivage des entreprises en France

FAQ : tout savoir sur la conservation des factures pour une entreprise

FAQ de l’archivage en entreprise : Tout ce que vous devez savoir