L’externalisation des archives est en plein essor en France. Cela s’explique par différents facteurs comme la volonté de rationaliser les coûts (et de se recentrer sur son cœur de métier), de gagner de l’espace ou de s’assurer d’être en conformité avec la législation en vigueur.
Cette démarche ne concerne pas seulement les archives papier, la gestion des versions électroniques est aujourd’hui aussi confiée à des tiers archiveurs se portant garant de la sécurité et de la pérennité des documents. Zoom sur 5 points importants à l’heure du choix de l’externalisation.
1/ Un frein psychologique comme cause de refus de l’externalisation ?
Difficile de changer les mentalités des dirigeants d’entreprise qui ont toujours conservé l’intégralité de leurs archives en interne. Confier des documents sensibles à un tiers peut entraîner de la crainte à différents niveaux. La sécurisation des données bien évidemment, mais également le simple fait de changer d’organisation. Un service interne de l’entreprise (et au final ses employés) peut également pâtir de cette décision. L’incapacité à évaluer les gains potentiels résultant de cette pratique est également une résistance d’ordre psychologique.
2/ Quel périmètre pour les documents d’archive ?
Les idées reçues définissent les archives comme des documents anciens. Ce n’est en réalité pas le cas, un document devenant une archive dès sa création. La problématique de l’archivage nécessite en ce sens de gérer les archives du passé mais aussi d’anticiper toute création de document qui constitueront les documents d’archives du présent et du futur. Il existe au sein des structures différents types d’archives. Des documents à valeur historique aux bulletins de salaires en passant par les bilans comptables, tous n’ont pas la même valeur et la même durée légale de conservation. Les archives « vivantes » sont également plus importantes que les archives « dormantes » car consultées très régulièrement (impliquant un tarif plus élevé). Au-delà de cette classification des documents, il importe de définir le métrage des archives à externaliser mais aussi les personnes habilitées à les consulter.
3/ Quels sont les acteurs de l’archivage en France ?
Malgré les nombreuses sociétés d’archivage implantées en France, rares sont celles à proposer une prestation globale regroupant les archives physiques et numériques. Ce marché est toutefois en évolution et les spécialistes de l’archivage papier tentent progressivement d’évoluer vers la numérisation afin de maîtriser toutes les composantes de leur activité. Évoluer est une nécessite car les tiers-archiveurs sont aujourd’hui en concurrence avec les professionnels de l’éditique. Ces derniers complètent leur offre de gestion industrielle des documents par une gestion des flux électroniques.
4/ Que faut-il savoir à l’heure de rédiger un contrat avec le prestataire ?
Le contrat d’externalisation doit être établi avec soin. Il est fortement conseillé de procéder à un certain nombre de vérifications avant de passer à cette étape. Une visite des locaux du prestataire est recommandée pour s’assurer de son sérieux, de ses compétences et du respect des critères propices à un archivage de qualité (taux d’hydrométrie, système anti-incendie, etc). Il peut être intéressant de vérifier la solidité financière du futur prestataire comme le partenariat portera sur plusieurs années. Le contrat lui-même doit stipuler les obligations du fournisseur et les éventuelles pénalités si ces dernières ne sont pas respectées. Autres points à spécifier : un accès restreint aux documents, la signature de clauses de confidentialité et la souscription d’une assurance sur le transport et les dommages.
5/ Quel coût ?
Les archiveurs papier facturent généralement leur client par unité physique de stockage, les archiveurs numériques par licence ou quantité présente sur le serveur (mesurée en giga ou téra-octets).
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Pour aller plus loin, lire notre article :
Comment choisir une entreprise d’archivage ?
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Pourquoi externaliser les archives ?
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