Tout commence par une prise de conscience que la gestion d’archives est non seulement chronophage, mais qu’elle exige une rigueur et un professionnalisme, mieux, une méthode éprouvée, que la plupart des entreprises n’ont mis en place en interne ou n’ont pas les moyens de mettre en place.
« C’est à ce moment qu’une entreprise va rechercher un spécialiste de l’archivage » nous confirment les archivistes de la société Arcalys. On entre alors dans un process qui va se déployer en 4 temps. 4 étapes clés correspondant au cycle de vie d’une archive.
N’attendez pas d’en arriver là pour vous poser la question de l’archivage de vos documents !
Quatre étapes constituent la gestion des documents d’archive de leur émission à leur destruction :
- Identification et authentification
- Stockage
- Conservation et consultation
- Destruction ou classement final
1 – Identification et authentification des archives
Tout document produit au sein d’une entreprise est destiné à être archivé une fois sa fonction première remplie. Il est pour cela identifié pour en déterminer l’authenticité et les conditions de conservation optimales.
| Étape | Objectifs Principaux | Activités Clés |
|---|---|---|
| 1. Identification et Authentification | – Identifier les documents pertinents et importants. | – Établir un inventaire détaillé avec métadonnées (date, source). |
| – Attribuer des métadonnées pour faciliter la recherche. | – Authentifier les documents pour garantir leur intégrité. | |
| – Assurer l’authentification pour certifier l’origine des documents. | – Identifier les documents à archiver en fonction de critères définis. |
2 – Stockage des documents archivés
Les archives stockées au sein des entreprises sont la plupart du temps entreposées dans des conditions bien loin d’être optimales. Un professionnel de l’archivage optera quant à lui pour une organisation stricte afin de retrouver rapidement et simplement le document désiré. Le conditionnement des archives, les armoires de stockage, bacs, racks, palettes et autres containers sont parfaitement structurés et stockés dans des conditions optimales en termes de luminosité, de protection incendie, contre la poussière, les nuisibles, etc.
| Étape | Objectifs Principaux | Activités Clés |
|---|---|---|
| Stockage | – Assurer un stockage sécurisé et durable des documents. | – Sélectionner un support de stockage approprié (physique, serveurs, cloud, etc.). |
| – Garantir la confidentialité et l’intégrité des documents archivés. | – Mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger l’accès non autorisé. | |
| – Faciliter l’organisation physique ou virtuelle des archives. | – Organiser les documents avec une structure de classement logique pour une recherche efficace. | |
| – Documenter de manière précise les emplacements des archives. | – Établir des procédures pour assurer un accès autorisé aux archives. |
3 – Conservation et consultation des archives
Les professionnels de l’archivage sont soumis à une obligation de résultats quant à la sécurité des documents archivés. Outre la qualité des locaux évoquée précédemment, une gestion des archives de qualité est mise en place afin d’être certain de n’égarer aucun document. La consultation est également une partie essentielle de cette composante sécuritaire. Les sociétés d’archivage mettent en place (avec l’aide de leur client) un système de droits et d’autorisations. Ainsi, toute personne souhaitant consulter des archives doit y être autorisée et s’inscrire sur un registre. A noter qu’il existe des droits partiels limitant l’accès à certains types de documents.
| Étape | Objectifs Principaux | Activités Clés |
|---|---|---|
| Conservation et Consultation | – Élaborer une politique de conservation basée sur l’utilité des documents. | – Définir des périodes de conservation conformes aux réglementations et aux besoins de l’entreprise. |
| – Mettre en place des procédures pour la gestion des demandes d’accès aux archives. | – Faciliter l’accès aux documents conformément aux politiques de confidentialité et de sécurité. | |
| – Surveiller la conformité aux politiques de conservation. | – Assurer la surveillance régulière du système d’archivage pour garantir la conformité. | |
| – Garantir la préservation et l’accessibilité à long terme des archives. | – Former le personnel sur l’utilisation du système d’archivage et les procédures de consultation. |
4 – Destruction ou classement final des documents archivés
La conservation des documents n’est pas une simple option pour les entreprises. Ces dernières ont l’obligation de conserver leurs archives pour une durée déterminée (2, 5, 10 ans voire à vie) en fonction du type de document et de son importance. Plus qu’une contrainte, cette obligation tend à protéger l’entreprise en lui permettant de présenter un document faisant valoir ses droits lors d’un contrôle de l’administration ou d’un procès avec un client, un fournisseur ou sous-traitant.
Le classement final d’une archive ou sa destruction une fois cette période écoulée est gérée par le département des archives (après consultation du client).
| Étape | Objectifs Principaux | Activités Clés |
|---|---|---|
| Destruction ou Classement Final | – Évaluer régulièrement les documents pour déterminer leur pertinence continue. | – Établir des critères clairs pour évaluer la pertinence et l’utilité des documents. |
| – Mettre en place des procédures sécurisées de destruction des documents obsolètes ou périmés. | – Intégrer des méthodes sécurisées de destruction, telles que le déchiquetage ou l’effacement électronique. | |
| – Documenter les actions de destruction ou de classement final, y compris motifs et dates associées. | – Tenir un registre précis des documents détruits ou classés, avec des informations sur les raisons et les dates. |
Pourquoi ne pas étudier votre projet d’archivage pour une externalisation complète ou partielle ?
Lorsque les enjeux sont plus clairs et les méthodes parfaitement repérables, il est temps de prendre contact avec un spécialiste de l’archivage physique afin de s’interroger sur la pertinence ou non d’externaliser ses archives.
Nous encourageons fortement les entreprises qui n’ont pas franchi le pas à nous consulter. Deux questions essentielles à se poser si vous êtes le dirigeant de l’entreprise ou un décideur dans ce domaine :
- Pouvez-vous mettre un chiffre sur le coût réel de la gestion de vos archives et leur stockage dans vos locaux d’entreprise ?
- Quel est selon vous le coût de l’externalisation de l’archivage ?
Cela n’engage à rien de faire établir un devis gratuit qui va permettre une estimation des coûts. Il ne restera plus qu’à comparer les avantages et contraintes inhérentes à ces deux approches : archiver en interne ou confier ses archives à un tiers-archiveur. C’est aussi l’occasion d’analyser son propre système d’archivage.
Vous savez ce qu’il vous reste à faire !
Lire aussi :