Le sur-archivage en quelques chiffres

Le sur-archivage, un risque à ne pas sous-estimer !

La conservation des documents est une obligation pour les entreprises. Cette législation pousse bien souvent les professionnels au sur-archivage.

Le sur-archivage en quelques chiffres

Un tiers des entreprises européennes appliquent « le principe de précaution » en ce qui concerne la conservation des informations relatives au personnel et aux données financières. En d’autres termes, tous ces documents sont conservés sans limitation de durée. Ce taux atteint même 50 % lorsque les dirigeants d’entreprises françaises sont interrogés. Ce chiffre est le plus élevé en Europe, bien loin devant le Royaume-Uni (30 %), les Pays-Bas (28) ou l’Espagne (22 %).

Iron Mountain, spécialiste de l’archivage, a mené une enquête sur le sujet et révèle que certains secteurs sont particulièrement propices au sur-archivage de ce type d’information. C’est le cas des entreprises d’ingénierie et de la fabrication (45 %), de la finance (39 %), de produits pharmaceutiques (33 %) et de services juridiques (30 %) notamment. Les services juridiques et financiers sont également les plus nombreux à faire appel à un tiers-archiveur (plus d’une entreprise sur 4).

Cette hétérogénéité des pratiques entre les secteurs et les pays s’explique en grande partie par les directives européennes relativement complexes et en perpétuelle évolution.

Le sur-archivage motivé par « la peur de… »

Malgré l’abondance des informations sur divers supports, les entreprises conservent beaucoup, trop. Pour quelle raison et pourquoi cette tendance est-elle particulièrement marquée en France ? Les dirigeants d’entreprises tentent d’abord de répondre à des exigences de la législation qui impose de conserver les documents sur une durée définie (2, 5, 10 ans voire à vie). Le fait est que les entreprises peinent à détruire ces documents même lorsque la durée légale de conservation est dépassée. Par peur de les détruire « trop tôt », elles encombrent leur espace de stockage de documents inutiles, ce qui a bien entendu un coût, particulièrement dans les zones tendues où le mètre carré se loue extrêmement cher (Ile-de-France).

Si la tendance au sur-archivage peut s’expliquer par une méconnaissance de la durée de conservation pour tel ou tel document, c’est la crainte de faire face à une situation compliquée qui en est la véritable cause. Les décideurs prennent alors la décision de conserver les documents « au cas où ». Il est vrai que le fait de ne pas pouvoir présenter une pièce justificative dans le cas d’un audit peut être pénalisant par exemple. C’est également le cas lors d’un éventuel procès où le simple fait de présenter un document faisant valoir ses droits peut faire pencher la balance en sa faveur. Cela peut également porter un coup fatal à l’image de marque d’une entreprise médiatique, sans compter les possibles sanctions administratives.

Mais le phénomène inverse peut également se produire. Un document compromettant qui aurait pu (dû) être détruit peut refaire surface et mettre l’entreprise dans l’embarras.

Difficile de faire évoluer les mentalités des entreprises, particulièrement en France où le sur-archivage est une pratique particulièrement répandue. Elle est pourtant pénalisante sur le plan financier, de l’organisation des locaux et peut créer des problèmes à l’entreprise lorsqu’un ancien document non désiré resurgit.

 

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