Différentes étapes constituent le cycle de vie d’un document papier non archivé présent dans les locaux d’une structure. Ce processus se nomme également en anglais : Records Life-cycle. C’est un outil de gestion des archives fort utile puisqu’il permet d’analyser les différentes étapes de la vie du document, depuis sa création jusqu’à sa destruction définitive. Les différentes étapes qui le constituent diffèrent selon que l’on se place du point de vue du Records Management ou bien celui de l’archivage.
De la création d’une archive à son externalisation
Le cycle de vie d’une archive du point de vue de la théorie des trois âges
Au sein d’une entreprise et pour garantir le bon déroulement de son activité, il importe d’adopter une gestion des documents d’entreprise optimale. C’est pourquoi, il s’avère capital de bien maîtriser le cycle de vie des archives d’entreprise, afin de limiter les coûts en archivage, mais aussi et surtout être en mesure de prouver l’authenticité et la véracité des documents comptables, juridiques et sociaux, en cas de contrôle ou de litige.
Bon à savoir : Théodore Schellenberg et Yves Pérontin sont les concepteurs de la théorie archivistique du cycle de vie d’un document d’archive.
Trois grandes périodes constituent ce cycle :
- Les archives courantes : les archives créées et utilisées fréquemment au sein de l’organisation
- Les archives intermédiaires : les archives utilisées couramment puis conservées temporairement à des fins légales ou fonctionnelles
- Les archives définitives : les archives en fin de vie qui seront détruites ou conservées définitivement
La gestion des archives est donc capitale pour la pérennité de l’entreprise. Tout commence lorsque l’entreprise éprouve le besoin d’organiser ses archives. S’ensuit alors un audit puis la création d’un plan d’archivage. Les documents en question font l’objet d’un conditionnement spécifique et sont organisés et préparés pour leur transfert. Les archives sont ensuite indexées et rangées dans un entrepôt dédié et offrant toutes les garanties en termes de sécurité.
Le cycle de vie d’une archive du point de vue du Records Management
Le Records Management est un processus de gestion des archives visant à bien définir quels documents doivent être créés, archivés et conservés pour chaque type et d’activités. La norme ISO 15489 en fait un procédé réglementé pour gérer et contrôler efficacement les archives dites courantes et intermédiaires, de leur création à leur sort final (conservation ou destruction définitive). De manière générale, il convient de réaliser une enquête préliminaire afin de bien délimiter le rôle et les objectifs de l’entreprise. Ainsi, son environnement et son cadre de fonctionnement, qu’il soit réglementaire, économique ou politique, pourront être clairement définis. Le Records Management recense donc les documents selon leur type, c’est pourquoi il met en évidence les archives à conserver ou à éliminer. Ainsi, il établit la valeur du document d’archives.
Cet outil de gestion permet de :
- préserver la mémoire de l’entreprise
- gérer et organiser les archives efficacement et au meilleur coût
- répondre aux besoins légaux et aux contrôles
- faciliter la transparence
Grâce au Records Management, l’entreprise peut ainsi définir sa politique de conservation ciblée sur la gestion des archives selon leur typologie (originaux, copies, documents de synthèses). Il convient également d’ajouter que l’intérêt d’opter pour ce procédé de gestion réside dans son utilité juridique rapportée aux documents d’archives en cas de litige ou pour prévenir les contentieux.
Voir la présentation du cycle de vie de l’information et du document par le CR2PA. Nous recommandons les Moocs produit pas ce Club des porteurs de projet d’archivage.
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Numérisation de la nomenclature d’archivage
La nomenclature d’archivage est numérisée et scannée en partie. La numérisation concerne également des archives que le client a besoin de consulter dans de très brefs délais (envoi sécurisé par email). Si le délai est plus important, ces dernières peuvent être transférées par voie postale. Il est également possible de demander à consulter les archives. Une salle de consultation est mise à disposition pour cela.
Enfin, les archives sont détruites à l’issue de la durée légale de conservation (en accord avec le client). A noter que quelques documents peuvent être numérisés avant cette étape par mesure de précaution.
Fin de vie des archives : leur destruction
Quant à la destruction des documents d’archives, des règles sont à respecter. Un bordereau de destruction doit être rempli. En revanche, pour les entreprises cédant leur fonds d’archives à un tiers-archiveur, la procédure d’élimination est généralement incluse dans le contrat d’externalisation et de gestion des archives.
Crédit photo : By Marie-Anne Chabin [CC-BY-SA-3.0], via Wikimedia Commons
