Emmanuelle Olivié-Paul, Directrice Associée de MARKESS International (cabinet d’études chargé de l’analyse des projets numériques des organisations) estime que les entreprises éprouvent des difficultés à maîtriser l’important flux d’information numérique actuel.
De ce fait, ces dernières sont de plus en plus nombreuses à faire appel à des professionnels de l’archivage électronique.
Le numérique peut fragiliser les entreprises
La quantité exponentielle de documents numériques produits fait courir un nouveau risque aux entreprises. Ce danger est bien souvent ignoré par des professionnels pas toujours au fait des conséquences possibles de l’utilisation de ces nouvelles technologies. Le numérique possède évidemment des avantages certains comme le fait d’entrer en contact direct avec un interlocuteur sans obligatoirement passer par la structure hiérarchique comme c’était autrefois le cas. Les collaborateurs peuvent également partager des ressources entre eux où qu’ils se trouvent et ont la possibilité d’accéder rapidement à d’innombrables informations. Le revers de la médaille est toutefois lui aussi présent. La messagerie électronique multiplie les chances d’envoyer à l’extérieur des informations erronées ou à risque au nom de l’entreprise. Le volume croissant des données est aussi un réel problème rendant difficile tout classement ou tri. L’entreprise a tendance à subir le flux d’information plus que le contrôler.
Marc Chédru, spécialiste de l’accompagnement des tiers archiveurs, soutien qu’il est primordial de prendre conscience de l’archivage dès la création du document. Prendre une décision orale, c’est aussi enregistrer une trace écrite présentable à un auditeur contenant les informations essentielles.
Le papier encore très présent malgré la dématérialisation
Le classique archivage papier n’est aujourd’hui plus la seule option pour conserver ses documents d’entreprise. Leur numérisation s’est largement développée, en particulier depuis que la loi reconnait ces écrits électroniques. L’archivage numérique est aujourd’hui fiable, sécurisé et permet aux professionnels d’aborder sereinement la question de la pérennité des informations. Cette tendance ne signifie pas pour autant que le « zéro papier » est une réalité, loin de là. Les archives physiques ont même tendance à augmenter du fait de l’impression systématique des documents numériques. Les originaux papiers des documents numériques sont également conservés « par précaution »…
Le cloud une solution de stockage mais pas d’archivage
Le cloud computing est une technologie déjà très implantée dans les entreprises françaises. On observe toutefois une méconnaissance globale des professionnels sur la localisation physique des serveurs ou le type de données stocké. Pour une entreprise, les données les plus importantes doivent être conservées sur le long terme tandis que certaines autres sont destinées à être détruites relativement rapidement. Ce n’est pas toujours le cas avec les data centers. Les données peut-être difficilement gérables sur le long terme et il n’est pas rare que certaines informations non souhaitées ressurgissent à terme.
Qu’est-ce que l’archivage papier ?
Selon la loi, les archives sont des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organise public ou privé dans l’exercice de son activité. Ces documents sont des archives, quels que soient leur forme, leur date et leur support matériel. Quand on laisse les archives sur papier, et non sur des supports électroniques, on fait de l’archivage physique. On distingue trois catégories d’archives physiques :
- Les archives courantes qui sont les documents les plus consultés. On s’en sert pour gérer les affaires en cours.
- Les archives intermédiaires qui sont consultées de façon ponctuelle. C’est une obligation de les garder en tenant compte des durées légales de conservation.
- Les archives définitives qui sont conservées sans limitation de durée. Elles préservent le patrimoine et l’histoire de la vie économique de l’entreprise.
Quel est l’intérêt de l’archivage en général ?
En archivant, vous pourrez produire des documents en cas de contrôle administratif, d’audit, ou de redémarrage de votre activité dans de bonnes conditions suite à un sinistre. Il est ainsi nécessaire de sécuriser vos documents pour éviter leur perte, leur vol ou leur destruction par incendie ou inondation. Aussi, il est indispensable que vous soyez à même de prouver que vos documents n’ont pas été falsifiés involontairement ou non.
Pour archiver convenablement, vous devez utiliser des moyens adaptés à vos documents qui peuvent être au format papier ou au format numérique. En outre, il est important que cet archivage tienne compte de vos besoins en termes de consultation et de confidentialité.
Notez qu’il est bon de vous concentrer exclusivement sur les documents qui sont utiles à votre activité ou pouvant servir de preuve. Il n’y a aucun intérêt à conserver des documents qui ne servent à rien. Pour les mettre de côté, il est nécessaire que vous fassiez un tri de vos dossiers afin de ne conserver que les documents indispensables.
Quand on archive, on respecte ses obligations, car on conserve ses documents durant toute la durée d’archivage légale. Aussi, on protège ses droits en étant capable de produire des documents à valeur probatoire. Cette démarche permet également la maitrise de ses risques et la préservation de la pérennité de son activité.
Comment bien faire de l’archivage papier ?
Pour faire de l’archivage papier, il est bon de mettre en place un plan qui passe par plusieurs étapes.
- Identification et authentification des archives : à chaque fois que vous produisez un document au sein de votre entreprise, celui-ci doit être archivé lorsque sa fonction première est remplie. À cet effet, il est nécessaire de l’identifier afin d’en déterminer l’authenticité et les conditions de bonne conservation.
- Stockage : la plupart du temps, les archives stockées au sein des entreprises sont entreposées dans des conditions qui laissent à désirer. Ce qui est recommandé est de mettre en place une organisation stricte permettant de retrouver rapidement un document recherché. Pour le conditionnement de vos archives, vous pouvez utiliser une diversité d’outils, comme armoires de stockage, bacs, racks, palettes et containers. La structuration de ces éléments favorise le stockage des documents dans de bonnes conditions en termes de luminosité et de protection contre l’incendie, la poussière et les nuisibles.
- Conservation et consultation des archives : des dispositions doivent être prises pour éviter la perte des documents conservés. Il faut aussi que la consultation de ces éléments archivés se fasse aisément. En faisant appel à une société d’archivage, un système de droits et d’autorisations pourrait être mis en place. À partir de celui-ci, lorsqu’une personne souhaite consulter des archives, elle doit d’abord être autorisée et s’inscrire sur un registre. Des droits partiels existent et limitent l’accès à certains types de documents.
- Destruction des documents archivés ou classement final : la conservation des documents doit se faire pendant un certain nombre de temps. Ce délai est fixé par la loi et dépend du type de document et de son importance. Après, lorsque la durée de conservation est atteinte, les archives peuvent être détruites ou faire l’objet d’un classement final. Concernant la destruction, c’est une opération à mener en prenant des dispositions pour éviter la fuite de vos données.
N’est-il pas mieux d’externaliser vos archives ?
Il peut être plus intéressant d’externaliser vos archives, qu’elles soient physiques ou numériques. Cela impose le recours à un prestataire externe. Ce dernier prendra toutes les dispositions utiles pour que vos archives soient conservées dans les règles de l’art. Il fera en sorte que vous puissiez accéder rapidement à une information dont vous avez besoin en urgence. L’externalisation est une option qui vous permet d’économiser de la place dans vos locaux. Et vos salariés pourront mieux se concentrer sur leur activité principale. Ils n’auront pas à prendre en charge la gestion de l’information.
Les archives ayant tendance à augmenter en permanence et face au manque de temps et de personnel pour les gérer, le recours à l’externalisation se présente comme la solution la plus indiquée.
Lire aussi :