La mise en place du plan d'archivage

Mettre en place un plan d’archivage efficace est essentiel pour toute organisation, que ce soit pour gérer des documents physiques ou numériques, il est fondamental de bien organiser et conserver ses archives. Voici pourquoi il est important de le mettre en place, les erreurs à éviter, comment le définir et la possibilité d’externaliser cette activité.

DEVIS ARCHIVAGE

Les 9 bonnes raisons d’un plan d’archivage

La pratique de l’archivage découle de 9 raisons logiques et pratiques.

Gestion optimisée de l’information : Un plan d’archivage bien conçu permet une gestion plus efficace de l’information au sein de l’entreprise. Il garantit que les documents sont classés, accessibles et organisés de manière à ce que les employés puissent les retrouver rapidement et facilement lorsque nécessaire.
Conformité légale : L’archivage approprié des documents est souvent requis par la loi. Un plan d’archivage garantit que l’entreprise se conforme aux réglementations en matière de conservation des documents, réduisant ainsi les risques juridiques.
Sécurité des données : Les données sensibles et confidentielles doivent être archivées de manière sécurisée pour éviter tout accès non autorisé. Un plan d’archivage contribue à la protection des informations essentielles de l’entreprise.
Gain de temps et d’efficacité : En ayant un système d’archivage en place, les employés ne perdent pas de temps à chercher des documents éparpillés. Cela augmente la productivité et permet de consacrer davantage de temps aux tâches essentielles.
Historique et mémoire de l’entreprise : Les archives servent de mémoire à long terme de l’entreprise. Elles permettent de suivre l’évolution de l’entreprise au fil du temps et de documenter ses réalisations, ses décisions et son histoire.
Préparation aux situations d’urgence : Un plan d’archivage garantit que les documents vitaux de l’entreprise sont sauvegardés et protégés en cas de catastrophe naturelle, d’incendie ou de tout autre événement imprévu.
Amélioration de la communication interne : Une organisation bien archivée facilite la communication entre les départements et les équipes. Les informations sont accessibles à tous ceux qui en ont besoin.
Économies de coûts : Une gestion inadéquate des documents peut entraîner des coûts inutiles liés à la recherche de documents perdus ou à la re fabrication de documents manquants. Un plan d’archivage réduit ces coûts.
Maintien de la réputation : Une gestion responsable des documents renforce la réputation de l’entreprise en montrant aux clients, aux partenaires commerciaux et aux investisseurs qu’elle est professionnelle et fiable.

Les 4 erreurs du plan d’archivage à éviter

Confusion avec la sauvegarde : Ne pas confondre archivage et sauvegarde. L’archivage implique une organisation documentaire précise, tandis que la sauvegarde consiste simplement à conserver des documents sans tri.
Trop de catégories de documents : Évitez de créer trop de catégories, car cela peut complexifier la recherche de documents. Une sur-catégorisation peut être contre-productive.
Pas assez de catégorisation : À l’inverse, regrouper trop de documents au même endroit rend la recherche difficile.
Négliger l’informatique : Même si vous privilégiez l’archivage papier, ne négligez pas l’informatique pour faciliter la gestion et la recherche de documents.

Ce qu’il faut retenir du plan d’archivage

Tout d’abord, il est essentiel de clarifier la distinction fondamentale entre l’archivage et la sauvegarde. Le plan d’archivage suit une méthodologie rigoureuse et implique une structuration documentaire préétablie, tandis que la sauvegarde se limite à conserver des documents sans effectuer de tri significatif. L’archivage permet ainsi une classification minutieuse des divers documents (plan de classement), tandis que la sauvegarde représente une mesure de sécurité temporaire visant à éviter toute perte accidentelle.

Les catégories du plan d’archivage

Pour élaborer un plan d’archivage efficace, il convient de ne pas créer un nombre excessif de catégories de documents. L’objectif premier est de garantir une gestion de l’information efficace, et une prolifération de catégories compliquerait inutilement la recherche de documents spécifiques, entraînant une perte de temps inutile. Une sur-catégorisation pourrait ainsi avoir un effet contre-productif, engendrant davantage de complexité que de clarté.

À l’inverse, une sous-catégorisation, c’est-à-dire le regroupement excessif de documents au même endroit, rend la recherche encore plus ardue. Bien que cette approche puisse sembler rapide, elle entrave l’accès facile aux documents spécifiques lorsque cela s’avère nécessaire.

En fin de compte, même si l’archivage papier est privilégié, il ne faut pas sous-estimer l’importance de l’informatique. L’absence d’outils adaptés contraindrait à une classification manuelle, une tâche chronophage comportant un risque accru d’erreurs. De plus, des solutions d’archivage informatique de qualité sont essentielles pour établir une liste précise des documents et déterminer leur emplacement. Cela garantit qu’ils seront retrouvés correctement, que ce soit en vue de leur conservation ou de leur destruction.

Pour éviter ces erreurs, il est judicieux de consulter un expert en archivage. Cette personne pourra vous orienter vers les outils et les stratégies appropriés pour mettre en place une politique d’archivage efficace, vous permettant ainsi de définir clairement votre plan d’archivage.

Comment définir son plan d’archivage ?

Identification des documents : Commencez par identifier les documents avant de les entreposer.
Conformité aux normes : Assurez-vous de respecter les normes et règles d’archivage en vigueur, comme la norme NF ou du Code du patrimoine.
Collaboration interne : Travaillez en collaboration avec les responsables documentaires et juridiques de votre organisation pour définir le plan d’archivage.
Inventaire des documents : Réalisez un inventaire de tous les documents à archiver en les classant par types et par cycle de vie.
Définition des règles : Définissez des règles claires dans votre plan d’archivage et sensibilisez les utilisateurs aux bonnes pratiques.
Révision régulière : Assurez-vous que votre plan d’archivage soit évolutif et révisez-le régulièrement pour répondre aux nouveaux besoins et aux évolutions des pratiques et réglementations.

Quelques secrets d’un bon plan d’archivage

Pour élaborer un plan d’archivage judicieux, il est crucial de ne pas s’éparpiller en créant une multitude de catégories documentaires. L’objectif premier réside dans la garantie d’une gouvernance de l’information. Une prolifération de catégories compliquerait inutilement la recherche de documents, engendrant une perte de temps. En réalité, une sur-catégorisation pourrait s’avérer contre-productive, engendrant plus de confusion qu’elle n’en résout.

À l’inverse, il est tout aussi néfaste de sous-catégoriser les documents en les regroupant tous au même endroit. Cette pratique entrave grandement la recherche des documents lorsque la nécessité se fait sentir. Bien qu’il puisse sembler plus rapide de regrouper sans discernement, cela peut s’avérer problématique lorsqu’on souhaite accéder rapidement à un document spécifique.

Pensez à l’externalisation de vos archives

L’externalisation de l’archivage peut être une option intéressante pour certaines organisations. Vous pouvez choisir de le faire via un service dédié ou un tiers archiveur. Cette approche présente plusieurs avantages, notamment la gestion professionnelle de vos archives, la conformité aux réglementations, la sécurité des documents et la libération de ressources internes pour se concentrer sur d’autres activités.

Un plan d’archivage efficace est essentiel pour la gestion à long terme des documents et des données de votre organisation. Il garantit la conformité, la sécurité et la facilité d’accès aux documents tout en évitant les erreurs courantes. Vous pouvez choisir de le gérer en interne ou de l’externaliser en fonction des besoins et des ressources de votre organisation.

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