Moins d’un quart des archives produites par les organisations ont intérêt à être conservées à portée des utilisateurs. En effet, après les 18 premiers mois d’existence, une très grande majorité des documents ne sera plus jamais consultée. Tous ces documents ne peuvent toutefois pas être détruits car la législation impose des durées de conservation minimum. Ces documents semi-actifs, ou archives intermédiaires, requièrent un traitement particulier.
Objectifs et avantages d’une bonne gestion des archives intermédiaires
La gestion des documents semi-actifs a pour but d’assurer une conservation appropriée de l’information qu’ils contiennent. Ces archives doivent pouvoir être identifiées et repérées facilement mais aussi être consultées par les personnes autorisées. Les responsables doivent également veiller à l’application des règles légales de conservation de ces documents.
La gestion des archives intermédiaire a un coût temporel et financier mais présente également un certain nombre d’avantages. Les premiers sont d’ordre économique, probablement les plus simples à quantifier et ceux qui auront le plus d’impact à l’heure de convaincre les décideurs :
- Réduction des coûts d’entreposage : stockage dans un lieu moins coûteux
- Réduction des coûts en équipement : ces derniers sont moins esthétiques dans les entrepôts que dans les bureaux et donc moins chers
- Réduction des coûts en personnel : moins de documents dans les bureaux donc moins de classement
On retrouve également des avantages du point de vue administratif qui constituent la priorité des utilisateurs et producteurs :
- Une sécurité matérielle et physique des documents
- La mise en place d’un référencement rapide et efficace
- Une facilité de consultation des informations
Du point de vue patrimonial, cette pratique permet de préserver l’intégrité des fonds et faciliter la planification des travaux archivistiques.
Le système de traitement des documents semi-actifs
La mise en place d’un système de traitement des archives intermédiaires suppose :
- le maintien du droit de propriété: une organisation qui dépose ses documents dans un entrepôt n’en perd pas la propriété
- la préservation de l’intégrité des documents semi-actifs: aucune modification autorisée sans l’accord du producteur
- un accès rapide aux documents, d’où l’intérêt de choisir un entrepôt non loin des locaux de l’entreprise
- la connaissance du sort ultime des documents: l’entrepôt ne doit accepter que les documents dont la date de sortie (élimination ou versement aux archives définitives) est connue
Infrastructure nécessaire au système
La création d’un système de gestion des documents semi-actifs dans un entrepôt exige une très bonne connaissance des besoins de l’entreprise et des principes qui régissent la mise en œuvre et le fonctionnement de ce type d’organisation. Au chapitre de l’infrastructure, les responsables devront considérer la politique de gestion des documents, les espaces d’entreposage, les outils de gestion, le personnel ainsi que les équipements et autres ressources matérielles.
Aménagement et fonctionnement d’un entrepôt pour l’archivage
L’aménagement d’un entrepôt destiné à accueillir les archives intermédiaires est un travail de planification conséquent. L’espace doit être optimisé en prenant en considération la répartition des zones entre les différents besoins, la meilleure utilisation possible de l’espace (hauteur, capacité de rayonnage et allées de circulation) et la localisation et codification des contenants (adresse de conservation, topographie de l’entrepôt, outil de repérage, etc.).
Il existe 3 grandes catégories d’activités dans un entrepôt accueillant les documents semi-actifs :
- le dépôt, l’enregistrement et le rangement des documents : identification, description, transport, réception, etc.
- la communication des documents: recherche et demande de communication temporaire essentiellement
- la mise en application du calendrier de conservation