Madame Z directrice des ressources humaines d’un grand hôpital.
Suite au constat de l’absence de structures dédiées aux archives, de pertes de documents et surtout faute de ressources humaines, l’état des archives de l’hôpital laisse beaucoup à désirer.
État des lieux
Le service des archives se résume sur le terrain à des dépôts dispersés dans tout l’établissement ou sont entreposés des documents sans aucun traitement ni respect des conditions de sécurité.
Il s’agit en effet de locaux utilisés comme dépôts d’archivage qui manquent indéniablement de moyens.
Madame Z réalise :
- Le temps perdu par ses collaborateurs dans la gestion des archives
- Que les dépôts d’archivage lui coûtent cher et pourraient être utilisé à une autre fonction
- Qu’elle serait dans l’incapacité de fournir des documents en cas d’audit ou de contrôles divers
- Que la confidentialité des archives des patients et des archives propre à l’hôpital, qui sont des documents confidentiels, n’est pas assurée.
Donc dans un souci de confidentialité, de rationalité et d’économie, Madame Z décide, en accords avec les différents services, de procéder à l’externalisation des archives et fait appel à la société d’archivage Arcalys.
La gestion des archives hospitalière face à la législation
L’arrêté du 11 mars 1968 complété par des circulaires de 1993 et 1994 aide à distinguer les archives administratives et médicales. On y trouve une typologie des documents administratifs.
Cet arrêté définit les archives hospitalières de la manière suivante :
« Les archives hospitalières consistent dans l’ensemble des titres concernant les biens, droits et obligations des établissements publics hospitaliers énumérés à l’article 1er du décret n° 957 du 03 août 1959, des établissements de soins et des établissements de cure, y compris les registres et papiers émanant de l’administration et des services médicaux et chirurgicaux de ces divers établissements. »
« Les archives sont l’ensemble des documents, quelle que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
« La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt du public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».
Ainsi tout organisme de santé qui produit des archives est tenu de les conserver afin de pouvoir faire valoir des droits, mais aussi de pouvoir conserver des preuves ou des traces historiques de ses activités. Cette nécessité de conservation implique la non-destruction des documents archives destinées à la préservation du patrimoine économique et historique de l’organisme hospitalier.
Quant au principe de l’obligation de conserver les archives hospitalières, la loi est claire à ce sujet : selon l’article L. 211-2, la loi d’archive impose que « La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt du public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche »
C’est pourquoi, il est désormais obligatoire de conserver les archives hospitalières pour :
- Gérer efficacement les archives courantes produites par les établissements hospitaliers concernés
- Faire valoir leurs droits des administrations, du personnel comme des usagers pour justifier du bon fonctionnement de l’activité, en conformité avec la réglementation en vigueur
- Pouvoir ainsi garder à titre historique et par conséquent de manière définitive toute trace de production de l’administration hospitalière en activité
Quels sont les champs d’application de la gestion des archives hospitalières
La gestion des archives hospitalières ne se réduit pas au stockage ni à la sauvegarde des documents d’archives. L’archivage consiste davantage à l’organisation et la préservation d’un bien précieux dont la charge requiert des compétences et implique des responsabilités à prendre. Toutes pertes ou destructions effectuées en dehors des règles légales de tout ou partie des documents destinés à la conservation, peuvent ainsi constituer des fautes graves ou de nature à entraîner la condamnation de l’établissement.
Toute conservation doit donc répondre au principe d’obligation de conserver selon les critères de lisibilité, de durabilité ou de conformité à l’original, sans omettre le caractère de confidentialité a attribuer aux données individuelles, soumises au secret professionnel.
Confier la gestion des archives hospitalières à une société de tiers-archivage ?
Pour mener à bien toutes ses tâches et rester dans la conformité en matière de délai de conservation des archives hospitalières à respecter, il est vivement recommandé d’avoir recours à une société archivage. Cette dernière veillera à ce que toutes les dispositions soient prises pour assurer la conservation des archives dans de bonnes conditions, leurs externalisations si besoin, ou leurs éliminations en toute légalité et sécurité.