Monsieur X est chef d’une entreprise privée d’expertise comptable en région parisienne et se trouve à la tête d’une centaine de collaborateurs. Aujourd’hui Mr. X est satisfait du développement de son entreprise mais s’aperçoit qu’il peut améliorer de manière significative l’organisation interne de ses services.
État des lieux
L’activité de son entreprise génère énormément d’archives, issues des expertises et rapports comptables, fiscaux et juridiques pour ses clients. Mais l’absence d’organisation, de rigueur et de traçabilité dans la gestion de ses archives entraîne de gros problèmes.
En effet, aujourd’hui Mr. X réalise :
- Que les archives de ses clients, tout comme ses propres archives, d’ailleurs, ne sont pas facilement accessible en ses propres locaux : Les documents sont bien archivés techniquement mais il est très difficile d’y accéder du fait du volume énorme généré et des moyens internes mal adaptées à leur entreposage.
- Qu’il risque de ne pas pouvoir produire les documents nécessaires pour un audit ou un contrôle des services fiscaux par exemple. Il a déjà été opposé à un tel problème par le passé et voudrait pouvoir y trouver une solution efficace.
- Que les volumes très importants nécessaires à l’entreposage de ses archives lui coutent cher, ainsi que, dans une moindre mesure mais non négligeable, le temps perdu par ses collaborateurs dans la gestion des archives.
- Que la confidentialité n’est pas assurée, avec un risque non négligeable que des informations à caractère confidentielles ou d’ordre privées soit divulguées à son insu. Il a déjà connu ce problème également.
Tels sont donc les enjeux pour l’entreprise de Mr. X, à la fois d’ordre logistiques, juridiques, financiers et sécuritaires.
Quelle est la durée de conservation des archives comptables ?
Durant combien de temps faut-il conserver ses documents comptables. Les règles de conservation des archives comptables sont complexes.
La gestion des documents d’archives comptables d’une entreprise est capitale pour assurer sa santé financière et constituer sur la durée son patrimoine économique. L’entreprise est donc tenue de classer et d’archiver ses pièces comptables. Ces dernières servant également de support pratique pour développer des stratégies améliorant à court terme sa rentabilité, mais aussi servant de preuve ou de pièces probantes en cas de contrôle par l’administration ou dans le cadre de sa vente.
Pour toutes ces raisons possibles, la loi a fixé une durée légale de conservation des archives comptables de 10 années minimum suivant la clôture d’un exercice. Les documents comptables concernés par cette mesure de conservation sont :
- Les livres et registres comptables
- Les factures clients
- Les factures fournisseurs
- Le compte annuel
Il en est de même pour toute la documentation comptable (livres, registres), et toute documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements informatiques.Afin de vous garantir une gestion de vos archives comptables optimale, dans la conformité et le respect de la durée légale de conservation des documents comptables, Arcalys vous propose des solutions d’archivage comptable adaptées à vos besoins.
En cas de non-respect de la réglementation en vigueur, des sanctions sont applicables.
Durée de conservation des archives comptables : entre obligations légales, juridiques et enjeux stratégiques
La durée de conservation des archives comptables définie par la loi ne se réduit pas à une obligation légale à respecter. Elle répond également à plusieurs enjeux pour les entreprises. Certes en cas de contrôle de l’administration fiscale ou du travail par exemple, les entreprises sont dans l’obligation de présenter les pièces justificatives demandées, dans leur version originale. Opération pouvant s’avérer délicate et périlleuse pour les entreprises devant remonter et justifier des années d’activités antérieures.
Toutefois, la conservation des documents comptables d’une entreprise est un moyen pour l’entreprise de se protéger en cas de contentieux ou de litige.
Quant aux enjeux possibles, la conservation des archives comptables permet également d’assurer la pérennité de l’entreprise, grâce à la maîtrise des risques et le maintient dans de bonnes conditions de son activité. En effet, l’archivage des pièces comptables et autres archives comptables participent au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Pourquoi demander un devis pour la gestion et le stockage de mes archives ?
La plupart des chefs d’entreprise ont bien compris les enjeux que représente la gestion des archives comptables. Pourtant, ils sont encore peu nombreux à disposer de solutions de gestion d’archives comptables efficaces et à connaître tous les aspects légaux de la conservation des archives comptables.
Dans le cadre de l’archivage des pièces comptables, il est vivement conseiller de faire appel à une société spécialisée en archivage.
Nous proposons à cet effet une offre globale de gestion est proposée, permettant à chaque entreprise de se libérer de toute contrainte d’archivage. Sans plus attendre, demandez un devis gratuit personnalisé pour l’archivage de vos documents comptables.
Voir aussi :
Durée de conservation des document comptables