L’archivage des documents est un processus obligatoire pour toute organisation soucieuse de préserver son patrimoine informationnel. À l’heure où la dématérialisation progresse rapidement, le papier conserve pourtant des avantages indéniables. Une étude menée par Two Sides en 2023 met en évidence des tendances qui confirment l’intérêt du papier pour l’archivage et la gestion des documents.
L’archivage papier est-il toujours pertinent ?
La transition vers le numérique a renforcé certaines idées reçues sur la place du papier dans la gestion documentaire. Pourtant, plusieurs arguments viennent plaider en faveur du maintien d’une stratégie d’archivage physique complémentaire au digital.
Paradoxe de l’emploi du numérique et avantages du papier – étude Two Sides
La perception environnementale du papier est souvent erronée.
Selon l’étude de Two Sides, seuls 15 % des personnes interrogées savent que la surface des forêts européennes augmente. De plus, le taux de recyclage du papier en Europe atteint 71 %, ce qui en fait l’un des matériaux les plus recyclés au monde (CEPI, 2021).
Un effet cognitif
Ensuite, la lecture et la consultation des documents papier offrent des avantages cognitifs notables. L’étude révèle que 65 % des consommateurs préfèrent lire des livres imprimés et que 52 % estiment que les enfants apprennent mieux avec des supports papier qu’avec des outils numériques.
Ces observations peuvent être extrapolées au monde professionnel : l’archivage papier permet une meilleure compréhension et mémorisation des informations.
Enfin, le papier offre une sécurité accrue. Contrairement aux fichiers numériques, vulnérables aux cyberattaques et à l’obsolescence technologique, un document physique correctement stocké reste accessible et inaltérable sur le long terme.
Définition des termes employés
- Archivage papier : conservation des documents physiques sous une forme matérielle.
- Dématérialisation : processus visant à convertir des documents physiques en formats numériques.
- Gestion documentaire : ensemble des processus permettant d’organiser, stocker et retrouver des documents efficacement.
- Sécurisation des données : ensemble des mesures prises pour garantir l’intégrité et la confidentialité des informations.
5 réflexes pour archivage papier respectueux de l’environnement
L’archivage papier peut s’inscrire dans une démarche écologique et durable, en accord avec les objectifs environnementaux mis en avant par l’étude Two Sides.
1. Sélection et tri responsables des documents
Avant d’archiver, il est essentiel de trier les documents afin d’éliminer les informations obsolètes et de ne conserver que celles ayant une réelle valeur juridique ou administrative.
Astuce : Optez pour des papiers certifiés FSC ou PEFC pour garantir une gestion responsable des ressources forestières.
2. Utilisation de supports d’archivage recyclables
Le choix des supports d’archivage est fondamental : boîtes en carton recyclé, chemises en papier recyclé ou biodégradables sont autant de solutions respectueuses de l’environnement.
Conseil : Privilégiez les matériaux recyclables et réutilisables pour limiter l’impact environnemental.
3. Organisation et optimisation du stockage
Un bon archivage repose sur une optimisation de l’espace de stockage pour réduire l’empreinte écologique.
Bonnes pratiques : Rationalisez l’espace en utilisant des rayonnages optimisés et en évitant l’accumulation inutile de documents.
4. Encourager le recyclage et la réutilisation
L’étude Two Sides rappelle que le papier est l’un des matériaux les plus recyclés en Europe avec un taux de 71 %. Adopter des pratiques favorisant le recyclage permet d’inscrire l’archivage dans une logique durable.
Recommandations : Mettez en place des dispositifs de collecte et de recyclage des documents en fin de vie.
5. Sensibilisation aux bénéfices du papier durable
Les perceptions du papier évoluent lentement, mais il reste un support privilégié pour de nombreux usages. L’adoption de pratiques écoresponsables dans l’archivage contribue à lutter contre les idées reçues sur son impact environnemental.
À noter : Informez et formez les équipes aux bonnes pratiques d’archivage durable pour une gestion plus efficace et respectueuse de l’environnement.
Le changement de point de vue des consommateurs sur l’emballage à usage unique – source Two Sides
Un parallèle avec l’emballage : la durabilité et le recyclage du papier
L’étude Two Sides souligne que 55 % des consommateurs préfèrent les emballages en papier/carton en raison de leur caractère écologique. Ce constat peut être transposé à l’archivage papier, qui repose sur les mêmes principes de durabilité et de recyclabilité.
Fait marquant : Le taux de recyclage du papier en Europe atteint 71 %, ce qui en fait un des matériaux les plus recyclés au monde (CEPI, 2021).
Tout comme l’emballage en papier, l’archivage papier s’inscrit dans une logique d’économie circulaire. Loin d’être un gaspillage, il repose sur une filière de recyclage bien établie et contribue à une gestion plus responsable des ressources.
Contrairement aux idées reçues, l’usage du papier ne nuit pas à la préservation des forêts : entre 2005 et 2020, la surface forestière européenne a augmenté de 58 390 km² (FAO, 2005-2020).
Etude sur l’emballage papier – source Two Sides
Ce qu’il faut retenir
L’archivage papier conserve toute sa pertinence malgré la montée en puissance du numérique. Il offre des garanties en termes de durabilité, de sécurité et de facilité d’accès. L’étude Two Sides démontre que les perceptions évoluent lentement mais que la préférence pour le papier reste forte, notamment pour la lecture et l’apprentissage. De plus, comme pour les emballages, le papier bénéficie d’un excellent taux de recyclage et d’un impact environnemental mieux maîtrisé qu’on ne le pense. Une gestion rigoureuse et organisée permet d’optimiser cet archivage tout en assurant une complémentarité efficace avec les solutions numériques.
Lire aussi :