Déménagement des archives à Paris : les questions à se poser

Vous avez pris la décision de déménager vos archives à Paris. Mais avant de lancer l’opération, il est bon de vous poser les questions suivantes :

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Que faut-il déménager concrètement ?

Il est bon de prendre le temps de réfléchir sur les éléments que vous allez transférer concrètement lors du déménagement de vos archives. En effet, il est possible que vos documents ne soient pas les seuls éléments concernés par l’opération.

Le déménagement des archives peut s’accompagner également du déplacement du matériel, de l’équipement ou du mobilier qui existe dans l’ancien local. C’est pourquoi il est recommandé de réaliser un inventaire du matériel utile. Il faudra ensuite prendre les dispositions qui s’imposent pour le récupérer et le réinstaller idéalement dans le nouveau lieu dédié au stockage et à la gestion de vos archives. En procédant ainsi, vous vous mettez à l’abri des mauvaises surprises et vous pourrez mieux faire face aux contraintes, notamment la transition du fonds de vos archives dans un endroit qui est plus restreint.

En outre, vous devez vous pencher sur le fonds des archives à déménager. C’est une priorité. Il est indispensable de bien estimer ce fonds à transférer afin de déterminer idéalement le métrage des archives. Pour cela, il est nécessaire de prendre en compte divers critères. C’est le cas du type de conditionnement des archives utilisé pour faire un déménagement en toute sécurité. En plus, il est très important de considérer l’accroissement probable des nouveaux documents reçus ou émis entre le moment où le calcul a été établi et la date du déménagement.

Quel mètre d’archive linéaire calculer ?

Le calcul du mètre linéaire est un passage obligé pour estimer la surface nécessaire pour l’accueil de vos documents dans le nouvel espace. Il s’agit d’une unité de mesure qui correspond à l’ensemble des archives disposées de façon séquentielle et occupant un mètre horizontal de rayonnage. Pour vous simplifier la tâche dans cet exercice, il y a certaines considérations que vous pouvez prendre en compte. Ce sont des variables et chiffres relatifs au mètre d’archives linéaires et ses diverses modalités possibles. On sait ainsi que :

1 mètre linéaire est égal à 5 000 feuilles environ
1 m3 est égale à 8 m linéaires et aussi égal à 40 000 feuilles environ, ce qui fait au total 300 kg
000 feuilles = 1,5 à 2,5 Go s = 3 à 5 CD
1 boîte d’archives est égale à 500 feuilles A4, soit l’équivalent de 20 Mo environ
1 armoire de bureau standard est égale à 5 à 6 mètres linéaires de documents, ce qui est l’équivalent de 30 000 feuilles A4 environ.

Le recours à un spécialiste de la gestion des archives est souhaitable pour calculer correctement le mètre d’archive linéaire indispensable pour l’accueil de votre fonds documentaire.

Comment préparer les archives à déménager ?

Vous devez aussi prendre le temps de bien préparer les archives à déménager. Cette préparation a l’avantage de limiter le risque de perte et de détérioration des documents. Elle consiste principalement à vérifier et à reclasser tous les dossiers. Mais ce n’est pas la seule chose à faire. Il est important aussi de se concentrer sur le conditionnement des archives. La meilleure option est de stocker vos documents dans des boîtes afin de faciliter leur identification.

Faites particulièrement attention au conditionnement des archives. C’est en effet l’opération qui permet de limiter les risques de dégradation ou de perte de documents lors de la manutention et le déménagement d’archives. Il est ainsi recommandé de prendre des dispositions afin que tout soit parfait au niveau du conditionnement. Prenez notamment le temps de vérifier le bon état des cartons et des boîtes de rangement. Aussi, soyez regardant en ce qui concerne l’état des archives. Les éventuelles anomalies ne doivent pas vous échapper. Avant le transfert, vous devez être sûr qu’il n’y a rien à dire au niveau de l’état de conditionnement des documents.

Concernant le répertoriage, il est bon de considérer quelques bonnes pratiques. C’est le cas de la rédaction de fiches de transferts. Celui-ci est censé contenir des informations sur les côtes, les emplacements de départ et d’arrivée ainsi que le numéro d’identification. En outre, l’utilisation de marquage particulier est envisageable afin de faciliter le reclassement sur les boîtes de stockage, comme le recours au pense-bête ou à des pastilles de couleurs.

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