Le versement des archives est une procédure de gestion des archives qui répond à des règles et s’inscrit dans une démarche de politique d’archivage efficace.
Une procédure d’archivage en trois étapes
Cette opération de transfert d’archives s’articule autour de trois étapes :
- La préparation des documents à verser, c’est-à-dire sélectionner les documents faisant l’objet d’un versement et en respectant les règles et les normes prescrites par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF). La préparation nécessite pour cela une classification et une identification rigoureuses des documents d’archives. Le conditionnement répond également à des règles comme le stockage des documents d’archives dans des boîtes à archive et réalisé selon un ordre logique. Chaque boîte devant être numérotée avant de recenser l’ensemble de leur contenu dans le bordereau de versement
- La rédaction du bordereau de versement : afin que le versement soit valide et pris en compte, un bordereau de versement doit être dument et correctement renseigné et rédigé. Le format tableau est le plus préconisé. Constitué de colonne à remplir, il indique : la cotation ou numérotation de l’article, l’intitulé des documents, les dates extrêmes et la durée d’utilité administrative (D.U.A.), les délais et la date de communication, les observations. Enfin, le bordereau entièrement rempli doit être signé par le responsable du service d’archivage
- Le versement des documents : lorsque les archives sont versées, un exemplaire du bordereau rempli et signé est délivré à l’organisme versant. Ce document ayant une valeur de prise en charge doit être conservé. Une fois versées, les archives sont toujours accessibles pour l’organisme versant
La rédaction du bordereau de versement est une étape cruciale. De la qualité des indications inscrites dans le tableau dépendra la facilité de recherche des documents d’archives.
Édité en trois exemplaires :
- Le premier doit être conservé par le service versant ; il permet l’accès rapide aux documents archivés
- Le second accompagne le versement et doit être déposé dans la première boîte archives de ce dernier
- Le troisième est confié au service des archives qui reçoit le versement
Comment se passe l’enlèvement ou le versement des archives de mon entreprise ?
L’enlèvement des archives n’est pas une pratique anodine et cette étape demande une attention toute particulière. Surtout, si les documents d’entreprise à enlever ou à verser contiennent des informations hautement confidentielles. Voici les démarches à suivre pour réaliser cette procédure d’archivage en toute sérénité.
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Comment se déroule un versement d’archives ?
Selon les règles d’usage, l’enlèvement de documents archivés est accompagné d’un bordereau de versement. Ce dernier dresse la liste des dossiers versés. C’est un document réglementé qui a une valeur contractuelle. La conservation des archives versées est ainsi organisée.
Une procédure d’enlèvement efficace et pratique
Afin d’assurer un transfert en toute sécurité des archives, leur enlèvement répond à une procédure dont la première étape consiste précisément à identifier les besoins des clients. De cet audit, un plan d’archivage et un plan de classement s’élaborent tout en tenant compte de l’organisation, des outils de gestion et du type d’archives à enlever. Cette procédure doit prendre en compte, selon la typologie des archives, la durée légale de conservation et les différentes conditions d’accès à tous les documents sensibles et confidentiels.
Un versement, ça se prépare
Pour garantir un transfert des archives optimal, il est capital de bien préparer leur versement et établir pour cela le bordereau de versement. Ce dernier est un document réglementaire : c’est un contrat de prise en charge des archives par un service receveur. Correctement rempli, il devient un instrument de recherche très utile. Constitué en deux parties, il comprend :
- Une page d’en-tête : comprenant le numéro de versement, présentation des services d’archivage versant, le sommaire, les signatures des responsables des services versants
- Une page détaillée : contenant la liste du contenu de chaque boîte d’archives
À ce stade, il s’avère donc nécessaire et indispensable de bien préparer tous les documents à verser ainsi que toutes les boîtes d’archives correspondantes.
Le cadre législatif et réglementaire du versement des archives
Le versement des archives est une procédure d’archivage réglementée ; voici les principaux décrets et lois qui légifèrent et encadrent sa mise en application :
- Code du patrimoine, article L. 212-8 fixant la procédure réglementaire
- Décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009 (modifiant le décret n°79-1037 du 3 décembre 1979) concernant la compétence des services d’archives publics et la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques
- Circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994 relatif au « Traitement des archives contemporaines. Indexation. Instruments de recherche » qui reconnaît l’état des versements comme un instrument de recherche au même titre qu’un inventaire
- Circulaire AD 93-3 du 10 mars 1993 ayant étendu l’utilisation du bordereau de versement aux archives communales