Le projet d’archivage (ou Records Management Project) désigne une méthode de gestion d’archivage efficace et sûre. Elle repose sur des normes et des outils méthodologiques pour construire une politique d’archivage pérenne, répondre aux problématiques d’archivage et de conservation d’un fonds d’archive (ses flux, son espace de stockage à gérer…), identifier ses principaux acteurs, réduire les coûts, favoriser l’externalisation des archives pour davantage de sécurité et gagner en efficacité comme en productivité
Un système d’archivage global
La gestion des archives au sein d’une entreprise est capitale pour sa survie. Chaque document archivé est un témoignage de l’activité de l’entreprise. La mise en place d’un système d’archivage sur l’ensemble des documents archivé fait du Records Management Project un outil de gestion des plus efficaces pour prendre conscience de la globalité de l’activité de l’entreprise.
Un projet, étape par étape
La norme ISO 15489 sur le records management fait état d’une méthode de projet d’archivage comportant 8 étapes. Cette méthode est australienne. Elle fut créée au début des années 1990 et porte le nom de DIRKS (Designing and Implementing Record Keeping System ou Système de Conception et de Mise en œuvre de l’archivage).
Ces 8 étapes sont :
- 1. Enquête préliminaire
- 2. Analyse des activités
- 3. Identification des exigences archivistiques
- 4. Évaluation des systèmes existants
- 5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques
- 6. Conception d’un système d’archivage
- 7. Mise en œuvre d’un système d’archivage
- 8. Contrôle a posteriori
Ces normes ISO ou NF sont transmises à titre indicatif, elles n’ont aucun caractère obligatoire et ne sont pas toujours gage du plus grand professionnalisme. On ne le répétera jamais assez, ne vous laissez pas abuser par les normes. C’est dans l’échange avec le tiers-archiveur, dans son expérience et sa compréhension de vos besoins réels que vous trouverez l’interlocuteur qu’il vous faut !
A noter que les trois premières étapes concernent tout particulièrement :
- L’analyse des activités de l’entreprise
- L’étude de l’environnement métier définissant la valeur des documents produits, devant être conservés dans le respect des durées légales de conservation et pour répondre à tout besoin d’accessibilité et de consultation
L’identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques, point 5 de la méthode, c’est l’étape la plus importante à ne surtout pas négliger, car :
- L’archivage ne se réduit pas à une simple technique de stockage, mais doit répondre aux exigences d’une politique d’archivage spécifique pour être efficace et bénéfique
- Elle permet de bien définir les règles de conservation à partir de l’étude des processus métiers et l’analyse des risques