Le plan de classement est un système de classification visant à organiser, structurer et classer les documents d’archives afin de mieux les connaitre et mieux les gérer.
Pour les archives courantes et intermédiaires, le plan de classement permet de les classer de manière à les retrouver facilement. Quant aux archives définitives, elles sont placées et ordonnées dans un service d’archives pour être préservées, conservées, et éviter ainsi toute détérioration accidentelle ou perte.
Organiser de manière systématique et durable les archives
Véritable tableau de bord de votre archivage de documents, le plan de classement classe et hiérarchise tous les documents reflétant l’activité de l’entreprise. Via une méthode thématique, il dresse une arborescence organisant les documents par sujets, du général au particulier. De chacune de ces thématiques se déploient des sous-thèmes selon que les documents soient d’usage courant ou considérés comme des archives intermédiaires ou définitives. Ainsi, chaque sujet répertorié est précédé d’une côte ou indice (un code chiffré ou alphabétique ou alphanumérique) afin de retrouver facilement tout document ainsi archivé. Outil de travail efficace pour les entreprises qui souhaitent gérer leurs archives, le plan de classement est personnalisable et s’adapte au fonds d’archives existant.
Les principaux types de classement possibles
Le plan de classement alphabétique
Ce type de méthode de classement vise à ranger les documents selon leurs titres. C’est un mode d’organisation parfaitement adapté au fonds documentaire.
Le plan de classement numérique
Cette méthode concerne plus particulièrement les archivistes. Car elle s’applique généralement à la gestion de documents sur de gros volumes. Le principe consiste à classer chaque document, en leur attribuant un numéro d’identification
Le plan de classement thématique
C’est le système de classement le plus couramment utilisé dans le secrétariat. La méthode est simple. Elle consiste à ranger les documents d’archives en les regroupant tout d’abord par rubriques puis par thèmes ensuite. Elle permet également de localiser les documents. Cette classification est à la fois thématique et typologique. Tout en proposant des thématiques explicites, ce plan de classement met l’accent sur le statut de chaque archive (document de travail, de référence ou archive définitive)
Toutes ces méthodes de classement ne sont pas à prendre isolément, car très souvent, elles sont utilisées de manière combinée afin de s’adapter pleinement au fonds d’archives existant.
Pourquoi faut-il établir un plan de classement des documents pour mieux gérer ses archives ?
Classer efficacement pour retrouver facilement
Le plan de classification des archives repose sur un système d’organisation et de classement des documents archivés reflétant toute l’activité de l’entreprise. Il est souvent recommandé de classer les documents en deux catégories bien distinctes :
- les documents de fonction
- les documents de gestion
Conseil pratique : le but d’un plan de classement n’est pas seulement la conservation durable et en sécurité des documents archivés. Il permet d’avoir accès facilement aux archives. Il convient, pour cela, de connaître les divers critères d’un plan de classement efficace.
Quels sont les critères d’efficacité d’un plan de classement ?
Le plan de classement est le moyen pratique par lequel il est possible de regrouper de façon logique et hiérarchique (fonctions, métiers, activités, catégories ou sujets) l’ensemble des documents d’archives. Cette méthodologie d’archivage répond à des critères d’efficacité dont les principaux sont :
- L’accessibilité : le but étant de bien identifier chaque document afin de les retrouver facilement et de les rendre ainsi accessibles
- La mise à jour : il convient de remettre à jour tous les documents conservés et archivés afin de faciliter leur partage et assurer leur traçabilité
- L’épuration : cette phase est nécessaire, elle repose sur l’élimination de documents inutiles ou n’ayant rien à faire dans le classement des archives, comme c’est le cas des documents en doubles par exemple
- La fiabilité : un plan de classement doit être le plus fiable possible afin de pouvoir retrouver n’importe quel document à n’importe quelle étape du cycle de vie
Conclusion
Le plan d’action est une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage. C’est un outil utile et efficace pour gérer un fonds d’archive et le rendre accessible aisément. Pour cela, il importe de bien savoir qui produit les documents ? Comment les archives sont-elles produites ? Quelle logique de classement et quel type de plan de classement choisir ?