La numérisation des archives est une opération qui consiste à convertir les archives papier en données numériques. Elle s’inscrit dans le processus de dématérialisation des archives. La numérisation des archives facilite l’accès à ces archives et évite leur dégradation ou leur perte accidentelle.
Définition des objectifs : le préalable avant la numérisation
Avant de procéder à la numérisation de vos documents, vous devez pendre le temps de définir vos objectifs. A cet effet, posez-vous les questions suivantes :
- Pourquoi numériser vos documents
- Quelle utilisation future est prévue ?
- Voulez-vous numériser vos documents afin de les protéger ?
- Souhaitez-vous numériser vos documents dans le but de gagner de la place dans vos locaux ?
- Les documents que vous voulez numériser ont-ils une valeur légale particulière ?
En définissant parfaitement les objectifs de la numérisation de vos documents, vous pourrez bien déterminer le type de projet à mettre en place ainsi que le choix parfait du format. Cela vous permettra également de retenir la résolution qui sied aux documents numériques obtenus. En outre, vous saurez si vous devez opter pour une numérisation classique ou une numérisation fidèle qui vous permettra de garder la valeur probante de vos documents. La finalité de tout ceci est de vous permettre d’avoir des indications claires pour estimer de façon réaliste les coûts du projet, les ressources nécessaires à sa réalisation et sa durée.
Choix des documents à numériser
Il est important de sélectionner les documents que vous comptez numériser. Dans votre entreprise, vous produisez plusieurs types de documents, c’est une certitude. Et il est fort probable que ce ne soient pas toutes vos données sur papier qui sont concernées par votre projet de numérisation. Vous devez donc réunir tous les documents à numériser afin de ne pas perdre du temps à traiter de la paperasse non impliquée dans le processus. D’ailleurs, il est rarement utile de dématérialiser l’ensemble d’un fonds documentaire.
En principe, les documents à dématérialiser doivent être choisis en fonction de leur fréquence d’utilisation et de consultation. Il est aussi nécessaire de considérer leurs durées de conservation, leur éventuel état de dégradation, leur valeur légale ainsi que leur confidentialité. Pour cette tâche, vous pouvez vous faire aider par des spécialistes.
Votre entreprise a forcément ses priorités et des objectifs clairs à atteindre. En faisant appel à un prestataire pour la numérisation de vos documents, celui-ci vous accompagnera pas à pas dans cette démarche. Un cahier des charges sera notamment mis en place afin de bien définir le projet. En outre, la société sollicitée pour le boulot tiendra compte de vos ressources pour bien agir, comme l’espace de stockage dont vous disposez ainsi que vos ressources humaines et financières. Dans tous les cas, le prestataire s’adaptera à vos besoins. Il peut même vous recommander les documents à numériser. Après, il établira un planning de réalisation. Il est possible par exemple que votre projet de numérisation débute avec la prise en charge des documents que vous considérez comme prioritaires. Plus tard, dans le temps, des numérisations à la demande peuvent être effectuées par le prestataire au fur et à mesure de vos besoins.
Ressources utilisées pour numériser les documents
Si vous faites appel à un spécialiste pour la numérisation de vos documents, ce dernier commencera par analyser les ressources dont vous disposez. On distingue ainsi les ressources matérielles, telles que les ordinateurs, les scanners, les logiciels, les réseaux et serveurs et les locaux nécessaires. Il y a aussi les ressources humaines et financières disponibles pour la réalisation du projet. En considérant tous ces éléments, le prestataire pourra déterminer avec précision le coût de la numérisation de vos documents ainsi que la durée de celui-ci.