Un inventaire d’archive est un outil qui permet de décrire les archives afin de les communiquer idéalement au public. Son exploitation aide également les chercheurs à trouver rapidement les documents dont ils ont besoin.
Utilité des inventaires
Généralement, un inventaire, également désigné répertoire, est utilisé comme instrument de recherche. C’est un outil qui favorise la description des archives afin de les communiquer au public et permettre ainsi aux chercheurs de trouver les documents dont il a besoin.
De façon concrète, les archives sont rassemblées par fonds qui correspond à l’ensemble des documents provenant du même producteur. Il peut s’agir d’un même service administratif, d’une même entreprise, d’une même association, d’une même famille ou encore d’une même personne.
L’inventaire donne des informations sur l’ensemble des documents d’un même fonds. On peut ainsi savoir qui est le producteur du fonds, quelle est son histoire, la quantité des archives, les dates des documents, la qualité des archives et comment elles ont été classées. Dans un fonds, les archives sont rassemblées par dossiers ou par boites. Chacun porte une cote différente. Il s’agit d’un identifiant qui est composé de symboles.
Un inventaire peut prendre plusieurs formes. Il est possible par exemple de le concevoir sous forme de fichier PDF, de livre imprimé, de fiches classées dans un fichier ou de base de données informatique.
Caractéristiques des inventaires
Il existe des inventaires dits méthodiques, ou thématiques, par opposition aux répertoires numériques. Ils sont souvent mis au point dans les services d’archives publiques et sont toujours structurés de la même façon. Leur organisation se fait en unités documentaires appelées « objets », lesquels peuvent être des « pièces personnelles », des projets réalisés ou non d’urbanisme, d’architecture, d’aménagement d’intérieur ou d’ingénieur. Pour que la lecture d’ensemble soit facilitée, on regroupe ces unités en chapitres qui sont d’ailleurs le premier axe de chaque inventaire.