C’est la date effective d’élimination d’un document ou groupe de document. Celle-ci est toujours suggérée dans un Plan de destruction établi par audit auprès du client.
En effet, elle tient compte de la durée de conservation administrative connue de chaque type de document, mais aussi de prérogatives du client vis-à-vis de son activité et de sa stratégie comptable interne. Un avocat n’aura pas les mêmes contraintes qu’une clinique médicalisée bien sûr, mais les deux structures, aussi différentes soient elles, devront définir précisément les durées de conservation de leurs documents, d’autant plus quand celles-ci font l’objet d’un flou juridique. Enfin, même arrivé au terme de la durée de conservation prévue dans le plan de destruction, la destruction ne sera jamais effective sans l’accord définitif du client. Encore une fois, celui-ci garde la maîtrise totale de ses archives et peut revenir sur toute décision prise au préalable.