La collecte des archives consiste à recueillir les documents publics ou privés auprès des administrations et des détenteurs d’archives privées. Cette opération fait partie des missions fondamentales d’un service des archives et permet de ne négliger aucun document dans le processus d’archivage.
La collecte des archives consiste à recueillir les documents publics ou privés auprès des administrations et des détenteurs d’archives privées. Cette opération fait partie des missions fondamentales d’un service des archives et permet de ne négliger aucun document dans le processus d’archivage.
Documents concernés par la collecte des archives
Tous les documents produits par l’entreprise ou le particulier ne sont pas forcément concernés par la collecte des archives. L’opération tient compte seulement des papiers qui présentent un intérêt historique réel. Les autres pourront être simplement détruits.
Pour collecter les archives, il est indispensable de tenir compte des textes réglementaires et des connaissances historiques. L’archiviste juge de l’intérêt des documents qu’il traite afin qu’à partir de ceux-ci, les citoyens de demain aient une vision plus complète et fidèle de notre temps. Il s’agit donc d’une mission à partir de laquelle la mémoire de notre société est constituée petit-à-petit.
Un classement nécessaire après la collecte
Pour que la collecte des archives ait véritablement du sens, il est nécessaire de faire un classement. C’est un impératif avant l’entrée des documents aux Archives départementales. Le classement rassemble l’ensemble des opérations matérielles et intellectuelles permettant de mettre en ordre des documents. Il est indispensable par exemple de réaliser l’inventaire et la description des documents afin d’obtenir une vision fiable et exhaustive des documents versés.
Aussi, un plan de classement doit être établi. Celui-ci reflète le fonctionnement et les activités de l’organisme qui produit les archives et dans lequel chacun des documents trouve sa place logique. Il est également bon de penser au conditionnement et à la cotation des documents. En outre, il est recommandé de rédiger un instrument de recherche récapitulant synthétiquement l’ensemble des informations historiques et archivistiques sur les documents. Cet instrument sera mis à la disposition des lecteurs lorsque ces derniers se retrouvent en salle de lecture.