Le classement est une opération dont l’objectif est de mettre en ordre intellectuellement et physiquement les archives définitives. A l’issue de cette démarche, intervient la cotation pour identifier les documents archivés.
Critères de choix des fonds d’archives à traiter
Pour choisir les fonds d’archives à traiter dans le cadre d’un archivage définitif, les archivistes tiennent compte de divers critères. C’est le cas des attentes du public. Il est question ici de privilégier les fonds les plus sollicités, les fonds qu’on peut communiquer librement et les fonds dont l’ouverture est imminente.
Comme autre critère de haute importance, il y a les contraintes du service. Il en ressort plusieurs éléments, dont la motivation du personnel, l’aide à la collecte, l’image du service, la protection des actes de malveillance et l’achèvement des travaux en cours.
Étapes de classement et de cotation des archives définitives
Pour le classement et la cotation des archives définitives, de nombreuses étapes doivent être considérées :
- Première étape : elle consiste à identifier et à circonscrire le fonds d’archives. A cet effet, il est nécessaire de respecter sa provenance, c’est-à-dire les laisser en groupe, sans les mélanger à d’autres archives issues d’un même producteur. Le fait de circonscrire le fonds c’est de veiller simplement à l’isoler des autre fonds d’archives.
- Deuxième étape : attribution d’une place au fonds dans le cadre de classement en vigueur.
- Troisième étape : se renseigner sur le contexte de production du fonds et de la structure de celui-ci.
- Quatrième étape : élaboration du plan de classement du fonds. Pour cela, il est nécessaire d’identifier les subdivisions de celui-ci et de les mettre en ordre les unes en fonction des autres.
- Cinquième étape : cotation et rangement du fonds. Cela intervient lorsque le plan de classement établi est validé. Le but de la cotation est d’attribuer un élément d’identification numérique ou alphanumérique à chaque article correspondant.