Action de classer. Pour le documentaliste, c’est l’opération qui consiste à ranger des documents d’archives en respectant un ordre intellectuel et physique prédéfini (on parle ici de fonds d’archives) c’est-à-dire en respectant la provenance, l’intégrité et l’ordre originel .
Pour l’archiviste en entreprise, il s’agira, de manière plus conventionnelle et en cas d’impossibilité d’application du principe précédent, d’effectuer un classement selon des critères chronologiques, numériques, alphabétiques, etc…
Le classement aboutit à la constitution des unités d’archivage, à leur indexation et à leur rangement dans les containers ou sur des rayonnages. Il conditionne, enfin la rédaction de l’inventaire permettant de les retrouver.
Pourquoi classer ses archives ?
L’archivage est avant tout une obligation légale. Toutefois, cette tâche ne se réduit pas à son caractère obligatoire, bien au contraire elle peut être perçue comme une opportunité pour mettre de l’ordre dans les archives, sachant qu’un document est plus facilement retrouvable et accessible dès lors qu’il est archivé. Quant à l’obligation légale proprement dite, la loi est claire à ce sujet : tout organisme ou entreprise produisant ou recevant des documents doivent non seulement les conserver, mais les conserver “en bon état, ordonnées et accessibles” (cf. article 1, §1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par la Loi du 6 mai 2009) Cette réglementation constitue la base même de l’archivage à réaliser dans le respect de la réglementation. Quelle que soit la forme ou le support des archives, ces dernières doivent être traitées, classées et conservées comme telles. C’est une obligation légale à respecter.
Aussi, le classement des archives est une nécessité vitale, surtout en cas de besoin de consulter un document ou bien en cas de litige ou de contrôle de la part de l’administration fiscale par exemple. À tout moment les documents probants et attestant de l’activité de l’entreprise doivent être accessibles.
Enfin, il existe de nombreux avantages à classer le fonds des archives. Le classement des archives apporte une certaine transparence et favorise ainsi l’accès aux documents. En outre, la gestion et la conservation des documents s’en trouvent grandement améliorés. Enfin, le fait de classer les documents selon leur nature et dans le respect des durées légales de conservation contribue non seulement à assurer la protection des informations sensibles, mais aussi à faciliter en définitive la prise de décision.
Comment classer ses documents ?
Le classement des archives revient à attribuer une place précise pour chaque document. Que ce soit des factures, des fiches de paie, des relevés de banque ou tout autre document administratif, comptable ou fiscal, les documents d’archives doivent être rangés selon 3 niveaux hiérarchiques qui sont :
- Le bureau pour les archives courantes et autres documents en cours d’utilisation
- Un local ou pièce de conservation dédié à l’archivage des documents de références et sensibles
- Un endroit davantage éloigné réservé aux archives
Il est également vivement conseillé de référencer chaque document archivé. Il s’agit ici de bien nommer ou donner un intitulé pour chaque document et selon leur nature. Le classement permet ainsi de conserver dans les meilleures conditions les documents, aussi bien les documents papier que les archives électronique.
Quant aux moyens techniques et équipements, ils sont tous aussi indispensables pour assurer la réussite d’un bon classement. Sachant que le mobilier et les accessoires de classement représentent un investissement nécessaire et incontournable, ils s’avèrent assez souvent peux coûteux et surtout, ils sont durables.
Qu’est-ce qu’un plan de classement ?
Le plan de classement permet d’organiser de structurer et de classer les documents d’archives. Ce procédé de classification sert à gérer efficacement les archives, en les organisant de manière systématique et durablement. Il existe différents types de classement dont voici les principaux :
- Le plan de classement alphabétique
- Le plan de classement numérique
- Le plan de classement thématique
Les critères d’efficacité d’un plan de classement sont les suivants :
- L’accessibilité
- La mise à jour
- L’épuration
- La fiabilité
Voir aussi :
- Comment réaliser un plan de classement ?
- Comment réaliser un plan de classement efficace ?
- Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?
- Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?
- Quels sont les différents types de classement des archives ?