La charte d’archivage est un document qui permet la détermination des modalités de traitement des différents types de documents ou gérés par un service. Ce document est mis au point conjointement avec les archives départementales et fixe la durée de conservation et le traitement de chaque dossier.
Présentation de la charte d’archivage
La charte d’archivage se présente sous la forme d’un tableau. Celui-ci donne une diversité d’informations, notamment la typologie du document, la durée d’utilité administrative (DUA) et le sort final des archives au terme de la DUA.
Sachez que par définition, la DUA est la durée légale ou pratique durant laquelle un document peut être utilisé par le service producteur ou son successeur. A la fin de cette durée, la décision relative au sort final est appliquée, à savoir détruire, trier ou conserver les archives.
La charte d’archivage est pensée dans le but de combler l’absence de circulaire dans un domaine d’activité. Il est possible toutefois qu’elle reprenne les dispositions d’une circulaire qui existe en les précisant ou en les aménageant selon les besoins particuliers d’un service.
Élaboration d’une charte d’archivage
La mise en place d’une charte d’archivage est un travail qui se fait étroitement en collaboration avec les Archives départementales qui doit fournir un formulaire de grille d’enquête. A propos de grille d’enquête, il s’agit du document préparatoire à l’élaboration de la charte d’archivage. On y voit les différents types de documents produits ou reçus lors d’une certaine d’activité. Pour bien faire ce recensement, il est mieux de se baser sur un plan de classement, sur les compétences ou procédures du service et sur une déclinaison des missions.
Il est bon de noter que l’analyse de la grille d’enquête dûment complétée doit se faire de façon conjointe avec les Archives départementales. Cette collaboration aide le service à réaliser une organisation logique des données afin d’en décliner une charte d’archivage.