C’est un ensemble de données logiquement organisé pour être exploité au moyen d’un logiciel appelé système de gestion de base de donnée. En informatique documentaire, c’est un fichier ou un ensemble de fichiers informatiques muni(s) d’index permettant l’accès aux informations recherchées.
Au moment de traiter les archives, donc quand celles-ci sont encore dans leur état ‘brut’, un inventaire manuscrit est toujours réalisé par des archivistes de métier, d’après le plan établit au préalable.
Chaque document, trié et regroupé par catégorie, est alors répertorié et indexé à un numéro de container. Ce container, sécurisé et anonyme, est ensuite positionné dans nos bâtiments de manière aléatoire et confidentielle.
Cet inventaires sera alors informatisé et concaténé au sein d’une base de données. L’inventaire informatisé et l’outil de gestion de base de donnée nous permetent ensuite de localiser rapidement n’importe quel document de manière précise d’après son adresse présente dans la base de donnée.
Ainsi, l’inventaire sous forme informatique facilite les sorties et réintégration de documents. La base de donnée d’un client peut également être mis exceptionnellement à sa disposition, dans des cas de figure bien précis.
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