Selon les dispositions générales du code du patrimoine (L211-1), on désigne par archives « l’ensemble des documents, quel que soit leur ancienneté et leur support physique, produits ou reçus par les entreprises privées ou organismes publics dans l’exercice de leur activité ».
Qu’entend-on par archives ?
Il faut noter que le mot « archives » est couramment employé dans le sens restrictif de documents faisant l’objet d’un archivage définitif, par opposition aux archives courantes.
Différences entre archives « courantes », « intermédiaires » et « définitives »
Sur site, Arcalys sera souvent amené à prendre en charge les archives définitives, mais peut également intervenir directement sur les archives courantes encore présentes dans chaque service d’une entreprise, à la fin d’un exercice annuel, par exemple.
Trois grands groupes d’archives
On peut différencier les catégories d’archives existantes au sein des entreprises privées en 3 grands groupes distincts :
- Les archives de type comptable (journaux, grand livres, extraits bancaires, factures…
- Les archives à caractère sociales et juridiques (bulletins de salaire, registres légaux, dossiers du personnel, dossiers contentieux …)
- Et les autre types d’archives qui font intervenir des critères de conservations spécifiques (dossiers chantiers avec garanties, dossiers médicaux, dossiers notariés, autres…)
Archives « physiques » et « archives numériques »
En ce qui concerne la forme que peut prendre ces archives, Arcalys intervient bien sûr le plus souvent pour l’externalisation des archives sur support papier, en raison du volume important que celui-ci génère. Mais les archives existent également sous forme numérique. On les trouve alors sur supports informatiques tels que CD, DVD, disques durs, bandes numériques, etc…
Les « archives », terme pouvant désigner le lieu de conservation des archives définitives
Enfin, le terme archives peut designer de manière commune le lieu ou sont conservés les archives définitives.
Pourquoi conserver vos archives ?
Vous devez veiller à ce que les archives de votre entreprise soient bien conservées. C’est dans votre intérêt. Grâce à cette conservation, vous pourrez notamment préserver vos droits. En effet, la présentation de certains documents peut être faite afin de vous sortir d’affaire dans plusieurs contextes. Par exemple en conservant vos archives, vous aurez la possibilité de prouver que vous avez bien rempli vos obligations vis-à-vis des caisses sociales ou de l’administration fiscale. Vous pourrez également vous servir de vos archives pour apporter la preuve du règlement d’une dette à une certaine date ou présenter un commencement de preuve par écrit en cas de différend. Sachez à ce propos que tout document écrit peut être un commencement de preuve par écrit au cas où il rendrait évident le fait qu’on souhaite prouver. Avec par exemple un relevé de banque sur lequel figure le versement d’une somme, on a un commencement de preuve par écrit d’une dette qui n’a pas été formulé par écrit. En cas d’absence d’écrits clairs pour des dossiers pouvant être sources de différends, il est bon de penser à garder des télécopies ou des e-mails, des documents pouvant être des commencements de preuve par écrit.
Durée légale de conservation des archives
En général, la durée légale de conservation des documents pour les entreprises varie de 3 à 10 ans. En fait, le délai dépend de la nature des documents ainsi que de leurs usages.
On distingue plusieurs types de document qu’une entreprise doit obligatoirement conserver. Il y a, entre autres, les documents civils et commerciaux, des documents fiscaux, les pièces comptables, les documents relatifs à la gestion du personnel et les documents sociaux.
Selon le code de commerce, les documents conclus dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale doivent être conservés pendant une période de 5 ans. Quant aux pièces justificatives, telles que les bons de commande, les bons de livraison ou de réception et les factures clients et fournisseurs, la durée de leur conservation légale est de 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice. En ce qui concerne les documents fiscaux, ils sont indispensables à l’entreprise, car ils permettent de surveiller sa santé financière et fiscale. La durée légale de leur conservation est de 6 ans minimum. Sont notamment concernés les relevés d’imposition sur le revenu et les sociétés, les impôts directs locaux et cotisations foncières et les taxes diverses et variées, comme la TVA. L’entreprise doit s’arranger pour présenter rapidement l’ensemble des documents obligatoires en cas de contrôle effectué par l’inspection des impôts. Pour cela, il est nécessaire d’assurer de façon intelligente la gestion documentaire, ce qui évitera une perte d’information pouvant avoir de fâcheuses conséquences sur la santé de l’entreprise.
La durée de conservation des documents est encadrée par la loi, ainsi que le type d’informations à archiver. Toutefois, ce n’est pas une obligation d’utiliser un dispositif particulier. Chaque entreprise a la liberté de définir sa propre politique en termes d’archivage. Le plus important est d’opter pour la solution la plus adaptée. Comme choix possible, on peut citer les salles d’archives physiques, les SAE, GEIDE et autres coffre-électroniques. Ce qui est par contre obligé est d’être à mesure de pouvoir fournir la pièce originale d’un document numérisé réclamé lors d’un contrôle.
Aujourd’hui, les entreprises dans leur majorité ont bien compris les enjeux liés à la gestion parfaite des archives pour la pérennité de leur business. On constate toutefois qu’à cause d’un manque de temps et d’informations, il y en a peu qui disposent de solutions d’archivage performant et ayant une bonne connaissance de tous les aspects légaux de conservation des documents de leur entreprise.
Voir aussi :
- Définition archivage
- Définition archives courantes
- Définition archives intermédiaires
- Définition archives définitives