L’archivage est l’action d’archiver. C’est l’ensemble des techniques et moyens employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu’à leur destruction éventuelle.
Ces moyens varient selon la catégorie des documents (archives courantes, intermédiaires ou définitives) et donc selon la durée de conservation préconisée (court, moyen ou long terme).
Selon l’article L211-2 du code du patrimoine : « la conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. »
Chez Arcalys, toute intervention a pour origine un projet visant à mettre en place les conditions d’obtention d’un archivage efficace et sécurisé.
Arcalys intervient donc en suivant une charte qualité précise, que ce soit lors de l’intervention sur site, de l’analyse, du tri, de l’inventaire ou de la mise en container normalisé et codifié de manière anonyme.
En définitive, la réalisation de ce projet permet au client :
- d’optimiser la qualité et la confidentialité de l’archivage
- de bénéficier d’accès rapides aux archives externalisées.
- de réaliser un gain de place substantifique.
- de préserver la mémoire de l’entreprise
- de réduire les coûts de l’archivage
Aujourd’hui, une gestion seine et rigoureuse des archives représente un défis important pour chaque entreprise. Les contraintes techniques et les couts élevés que l’archivage peut nécessiter sont autant de frein au développement économique de l’entreprise. Arcalys s’efforce de relever ce défis de manière transparente, anonyme et confidentielle, afin que l’archivage ne soit plus une contrainte mais un atout.
Pourquoi garder des archives ?
La conservation des archives permet à une entreprise d’avoir en permanence des informations qui sont utiles à son activité. Les documents gardés peuvent être présentés en vue de justifier les droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées. En cas de contestation, il y a des preuves pour clarifier les choses et situer les responsabilités. Aussi, le stockage des archives garantit la sauvegarde de la mémoire de l’entreprise.
En gardant vos archives, vous améliorerez l’efficacité de votre administration et participerez à sa modernisation. Vous garantirez également la traçabilité des décisions prises et réduirez le risque juridique.
Quels sont les différents types d’archives ?
Il existe trois types d’archives, à savoir les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives ou historiques.
Quand on parle d’archives courantes, on fait référence à tous les documents exploités au quotidien dans la gestion des affaires courantes de l’entreprise. Ce sont les documents nécessaires à l’activité des services les ayant élaborées.
Si le statut d’archives courantes n’est plus justifié, les documents prennent le statut d’archives intermédiaires ou archives semi-actives. À la fin d’une année comptable par exemple, on peut faire le point des documents qui sont passés du statut d’archives courantes à celui des archives intermédiaires.
Le troisième type d’archives concerne les archives dites définitives ou historiques. Il est bon de comprendre qu’il ne s’agit pas de la mort des archives. Ce qu’il faut savoir est que les archives définitives ne servent plus au fonctionnement direct de l’entreprise, mais peut être consulté pour se souvenir de certaines affaires. Il est aussi possible de les détruire en fonction d’un plan de destruction qui tient compte des durées légales de conservation.
Comment classer et archiver les documents ?
Vous pouvez conserver vos documents au format papier. Dans ce cas, il va falloir que vous fassiez preuve d’organisation. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à chaque fois que vous rechercherez un document pour entreprendre une démarche administrative ou pour justifier vos droits. Un système de classement doit être mis en place, ainsi qu’un plan d’archivage vous permettant d’ajouter de nouveaux documents en quelques minutes et de vous débarrasser des papiers dont la durée de classement est passée.
En cas de manque de place dans vos locaux, vous pouvez opter pour l’archivage numérique. Vous digitaliserez donc vos documents. Les papiers déjà créés peuvent être numérisés et stockés sur des supports électroniques. Mais cette opération est assez délicate, car vous devez prendre des dispositions pour une reproduction authentique et éviter la perte de vos données.
Quand doit-on archiver ?
L’archivage commence dès la création des documents. Si votre organisation est parfaite, vous devez savoir où ranger un document que vous venez de créer et un autre qui existe depuis un bon moment. Au niveau de l’archivage électronique, le processus à suivre fait appel à plusieurs domaines de la gouvernance de l’information. C’est le cas de la gestion électronique des documents, de la sécurité des systèmes, du stockage sur les infrastructures matérielles et logicielles et des outils de conservation à long terme du numérique. Pour une question d’efficacité, l’archivage doit être fait au jour le jour.
Quels sont les documents à conserver et combien de temps ?
Tous les documents produits par l’entreprise dans le cadre de son fonctionnement doivent être conservés. Et le délai de conservation dépend de la nature de chaque document. Par exemple, les relevés de compte doivent être gardés pendant 5 ans, de même que les talons de chèque. Concernant les contrats d’assurance, c’est une obligation de les conserver pendant deux ans après la date d’échéance du contrat. Ce délai s’applique aussi aux primes d’assurance et aux documents de résiliation. Par contre, l’archivage des dossiers de sinistre dure 10 ans. En ce qui concerne les documents relatifs aux impôts locaux, comme la taxe foncière, leur conservation se fait pendant un an. Le délai monte jusqu’à 3 ans quand il s’agit de déclarations d’impôts et avis d’imposition sur le revenu. Mais pour la preuve de paiement des impôts, le délai légal de conservation est de 4 ans.
Quel délai pour garder les papiers administratifs ?
Il n’y a pas de délai fixe pour garder les papiers administratifs. La durée de conservation dépend du type de papier concerné. En général, pour la plupart des papiers liés au travail, comme les contrats de travail et les bulletins de salaire, il est nécessaire de respecter un délai d’archivage de 3 ans. C’est une durée qui s’applique au solde de tout compte ainsi qu’aux notes de frais. Quant aux bulletins de paiement de pensions, il est recommandé de les garder à vie.
Pourquoi conserver les documents ?
La conservation des documents permet à une entreprise d’avoir en permanence des informations utiles à son activité, ce qui favorise une gestion efficace au quotidien. Les archives sont des preuves qui facilitent les démarches administratives de l’entreprise et font état de preuves des droits et des obligations de chacun. La conservation des documents permet également d’avoir des éléments de défense en cas de litige.
En outre, les archives ont une valeur historique. Elles peuvent constituer une source historique irremplaçable retraçant le parcours d’une entreprise. Les documents concernés peuvent être des photographies, des correspondances, des cartes et des bases de données.
Comment conserver les archives ?
Pour la conservation de vos archives, choisissez un lieu de rangement qui n’est pas trop humide, pas trop chaud, pas trop froid et pas trop éclairé. Évitez les caves inondables ainsi que les pièces qui sont traversées par des tuyauteries ou dotées d’un point d’eau. Il est bon de miser sur un local bien isolé afin de limiter les amplitudes thermiques importantes. L’utilisation d’un matériel adapté est conseillée pour conditionner vos archives. Optez pour des boites solides afin de protéger vos documents contre la poussière. L’entreposage de la nourriture ou des boissons à côté des archives est à proscrire. Aussi, il faut éviter de fumer dans la pièce.
Comment faire de l’archivage ?
Pour faire de l’archivage, il est indispensable de suivre toute une méthodologie. Cela commence par l’identification et l’authentification des documents. Ensuite, il y a le stockage des archives en faisant en sorte de pouvoir les consulter en cas de besoin. Dans cette démarche, il est nécessaire d’éliminer les documents inutiles et d’archiver de façon définitive les documents qui constituent le patrimoine et la mémoire de l’entreprise.