Le concept de cycle de vie d’un document (ou Records life-cycle en anglais) analyse toutes les étapes de la création d’un document à sa destruction ou classement mémoriel. Le cycle de vie comprend 3 grandes étapes : la production du document, son utilisation et sa conservation / mise à disposition. Il n’existe pas de consensus sur le Record life-cycle, les étapes proposées étant quelque peu différentes selon le point de vue.
D’après le records management (gestion des documents d’archives)
Deux évènements majeurs modifient le statut ou la valeur d’un document. Le premier est la validation qui lui donne son effet engageant. À la suite de cette étape, le document est figé et doit être mis en sécurité dans un endroit où il sera à la fois protégé et accessible aux personnes autorisées. Le second évènement majeur est celui qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation et de son sort final (destruction ou transfert aux archives historiques).
Avant sa validation, le document peut passer par plusieurs états (documents papier ou numériques) avant de devenir sa version finalisée. Le document archivé peut être copié au fil des consultations, déplacé suivant sa fréquence d’utilisation voire restauré en cas de détérioration. Suite à un évènement d’importance de type contentieux, la valeur du document archivé peut même être requalifiée.
Le records management identifie 5 étapes dans ce cycle de vie d’un document, chacune déterminée par une date butoir :
- Création
- Validation
- Utilisation
- Fin de l’usage courant
- Échéance légale
La théorie des 3 âges des archives
Selon les archivistes, le cycle de vie des documents repose sur la théorie des 3 âges. Il existe tout d’abord l’archive courante, consultée quasi quotidiennement par la personne qui l’a créée ou conçue. Lorsque son utilité devient plus ponctuelle, elle devient une archive intermédiaire et est alors déplacée dans un local ou entrepôt en dehors des locaux de l’entreprise mais dans un endroit où elle restera facilement consultable. Lorsque la conservation du document n’est plus utile, bien souvent à l’issue de la durée légale de conservation, il est détruit ou devient une archive définitive confiée à un service d’archives historiques.
Pour relier cette théorie à celle du records management, le statut d’archive courante couvre les 2 première étapes (création et validation), l’archive courante les étapes 4 et 5 (utilisation et fin de l’usage courant) et l’archive définitive uniquement l’étape 5.
Voir aussi : Gestion des archives courantes et intermédiaires
Le point de vue d’Arcalys
Voici plus en détail le cycle de vie de l’archive papier selon Arcalys :
- Tout commence par un besoin en archivage des entreprises qui se produit généralement quelques mois après sa création. Les quantités d’informations papier et numérique sont en effet conséquentes dans les entreprises modernes et se révèlent rapidement encombrantes.
- Un audit d’archivage est réalisé: étape interne ou réalisée par un prestataire extérieur selon la taille de l’entreprise, ses besoins et son budget
- Un plan d’archivage est établi
- Les archives sont conditionnées, organisées et prêtes au transfert
- Les archives sont indexées et stockées dans un entrepôt sécurisé. Les entreprises mettent généralement en place un système d’accréditation permettant à quelques personnes seulement d’accéder aux documents, notamment les plus sensibles
- La nomenclature d’archivage est numérisée et partiellement scannée
- L’archive est restituée au format numérique ou papier si besoin
- Les archives sont détruites selon la durée légale de conservation des documents (qui peut aller de quelques mois à plusieurs années en fonction de leur type)
À partir de cet instant, les archives peuvent subir un traitement différent en fonction des possibilités et de leur importante : elles peuvent être recyclées et / ou conservées au format numérique.
Bon à savoir : la spécificité du numérique
Le cycle de vie « classique » du document a été transformé par l’avènement du numérique. Cette dématérialisation entraîne la disparition des archives intermédiaires et le besoin de déterminer le sort du document dès sa création. Ce format étant reconnu par la législation pour la conservation des archives, il existe maintenant un nouveau séquençage qui prend la place du plan préétabli :
- La Gestion électronique des documents (GED) : de la création du document à l’archivage intermédiaire
- Le Système d’archivage électronique (SAE) : de la validation du document à son sort final
Lire aussi : Cycle de vie d’une archive