La comptabilité est un pan très important de la gestion d’une entreprise. Il est extrêmement important de ne pas la négliger. Si vous tenez votre comptabilité en interne, votre entreprise doit se doter des meilleurs moyens d’archivage afin de respecter les délais de conservation des archives. Chaque entrepreneur sait que la comptabilité engendre la production de nombreux documents qu’il est nécessaire de conserver, même lorsqu’ils ne sont plus consultés.
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
La conservation des documents comptables est une obligation légale. À l’instar de plusieurs autres documents, tous les documents issus de la comptabilité doivent être conservés pendant une durée déterminée afin de respecter plusieurs objectifs. Par exemple en cas de contrôle des comptes par l’administration fiscale, c’est la présentation de certains documents comptables qui permettra de mettre tout le monde d’accord sur des faits clairs. On a recours à ces documents pour retracer à tout moment le parcours comptable et fiscal de l’entreprise. Ne pas les conserver peut ainsi être préjudiciable. Notez aussi que l’archivage des documents comptables est pensé en vue de protéger l’entreprise et ses clients. En cas de litige entre les deux parties, des pièces comme un devis ou une facture pourraient permettre de situer les responsabilités.
Les documents comptables essentiels à conserver
Tous les documents comptables produits par les entreprises doivent être conservés. À ce niveau, rien ne doit être négligé. Chaque entreprise est tenue de tenir des comptes réguliers. Pour cela, elle est obligée de posséder une diversité de documents comptables. Il y a ceux qui sont en lien avec les comptes annuels. On s’en sert pour répertorier l’ensemble de la comptabilité de l’exercice en cours. En général, les comptes annuels sont composés de 3 documents, à savoir :
- Le bilan comptable
- Le compte de résultat
- L’annexe.
Dans la gestion de l’entreprise, il est nécessaire de produire des livres comptables dont le rôle est de dresser au jour le jour la liste des flux financiers de l’entreprise. Il est ainsi question des entrées et sorties d’argent. Dans les livres comptables, on distingue deux types de document :
- Le journal comptable
- Le grand livre comptable dite aussi Gran livre de compte
Dans le lot des documents comptables les plus couramment produits, il y a aussi les pièces justificatives. Leur rôle est de prouver des informations contenues dans les autres documents.
Comment effectuer la conservation de ses documents comptables ?
Des dispositions particulières doivent être prises pour conserver idéalement les documents comptables. Il est bon d’y accorder de l’importance, car les documents conservés doivent être retrouvés dans un excellent état. Notez à ce sujet que le mode de conservation des documents comptables des entreprises n’est pas réglementé par la loi. Il est néanmoins indispensable de suivre quelques conseils afin de ne pas faire les choses de travers.
Certaines entreprises n’ont pas confiance à l’informatique ou n’ont pas les capacité ou le temps d’opérer une dématérialisation de leurs documents comptables ou de leurs flux comptables. Elles préfèrent laisser leurs documents comptables dans leur version d’origine, c’est-à-dire en papier. Pour celles-ci, la meilleure chose à faire est de recourir au service d’une société experte dans l’archivage physique. C’est le cas de l’entreprise Arcalys qui propose aux professionnels des solutions efficaces pour archiver leurs documents en général, et en particulier leurs papiers comptables. Les offres élaborées pour ce type de conservation tiennent compte des spécificités du papier. Les locaux sont aménagés dans ce sens. Les prestations sont assurées par des spécialistes qui prennent des dispositions pour préserver l’intégrité et l’authenticité des documents reçus, et ce, en se fiant aux règles légales.
Pour la conservation de vos documents comptables, vous pouvez aussi opter pour la dématérialisation. Le but de cette démarche est de numériser vos documents comptables afin que leur conservation soit possible sur des supports informatiques.
Il vous revient donc de choisir l’option qui vous semble la plus intéressante pour que vos documents comptables soient bien conservés. Mais il n’est pas toujours aisé pour une entreprise de préférer la dématérialisation à 100 % de ses documents comptables. En d’autres termes, il est difficile de miser exclusivement sur la dématérialisation pour le stockage de ses documents.
Les défenseurs du « zéro papier » sont revenus très vite sur terre en constatant que malgré la numérisation qui est fortement encouragée, on ne peut se passer du papier. Dans certains aspects de la gestion de leur business, les entreprises sont obligées de recourir à des documents physiques. Ce qui est recommandé est de faire un mix archivage physique et archivage numérique.
Pendant combien de temps conserver vos documents comptables ?
En général, les documents comptables se conservent pendant une période de 10 ans minimum. C’est un délai qui s’applique aussi bien aux documents comptables qu’aux pièces justificatives. Cette période de conservation démarre à partir de la date de clôture de l’exercice comptable. Par exemple, si l’exercice est compris du 1er janvier au 31 décembre 2021, la conservation des documents comptables doit se faire à partir du 1er janvier 2022, c’est-à-dire dès le début du nouvel exercice, pour une période de 10 ans. Le non-respect de ce délai légal est sanctionné par une amende.
Alors n’hésitez pas à nous consulter pour établir un devis ou simplement explorer les possibilités d’archivage de vos documents physiques. Vous serez surpris par nos propositions !
Lire aussi :